Release log 3.16 (22. 5. 2023)

Jedna z největších aktualizací aplikace v historii Sloneeka obsahuje řadu nových funkcionalit i zlepšení těch stávajících.

Vylepšení podpory

Naši podporu se snažíme neustále zlepšovat a zrychlovat. Cíl je přitom jednoduchý. Doručit vám co nejkvalitnější a nejrychlejší odpovědi na otázky, které v souvislosti s využíváním aplikace máte.

Nově zapojujeme Sloneek AI asistenta – nápovědu, která odpovídá 24/7, a s takovou přesností, že se občas sami červenáme 😀.

Nebojte se, stále tu je možnost dostat se k „živému Sloneekovi“. Cílem je jednodušší dotazy zodpovídat co nejrychleji.

💡Jeden tip za nás: s AI asistentem komunikujte stejně, jako s živým člověkem. Pokud se přesto k odpovědi na svou otázku nedostanete, budeme to vědět a postupně mu budeme doplňovat znalosti.

Nové funkcionality

1) Nástup umělé inteligence

Naším cílem je formovat HR odvětví, bořit bariéry a co nejvíce ulehčovat práci všem, kteří se v oblasti lidských zdrojů pohybují. Proto, když se nám naskytla příležitost využít možností umělé inteligence (AI) naplno, neotáleli jsme.

Kromě virtuálního asistenta při pohybu aplikaci tak AI přidáváme hned do 4 modulů:

Generování skill setů / kompetenčních modelů
Vytváření Job Descriptions (nabídek práce)
Generování onboardingových a offboardingových checklistů
Tvorba evaluačních dotazníků pro hodnocení

U každého modulu to přitom funguje podobně. V konkrétní sekci naleznete příkazový řádek, pomocí kterého AI napíšete zadání (např. Vytvoř mi skill set pro 3D grafického designéra). Umělá inteligence na základě tohoto zadání vypracuje základ pro váš kompetenční model, otázky pro evaluační dotazník, smysluplnou nabídku práce či onboardingový seznam úkolů pro nové kolegy.

Finální slovo pochopitelně zůstává na vás a vašem lidském uvážení. 🙂 Můžete tedy např. vytvořený skill set vzít za svůj plně, nebo si některé z položek upravit podle sebe, smazat je úplně nebo jen můžete změnit hodnoticí škálu. Podobně můžete upravovat vygenerovanou nabídku práce nebo onboardingový checklist.

2) Protokoly o vrácení pomůcek

Již dlouho můžete ve Sloneekovi přebírat pracovní pomůcky a máte k dispozici protokoly o převzetí. K nim nyní nově přidáváme i protokoly o vrácení pomůcek. Celý proces vrácení pracovní pomůcky pak vypadá následovně:

V sekci Pomůcky / Správa pomůcek rozklikněte danou pomůcku a níže na stránce klepněte na tlačítko Vyžádat vrácení pomůcky. V tu chvíli se uživateli do mailu i do aplikace zašle žádost o vrácení.
Uživatel svým elektronickým podpisem stvrdí vrácení pomůcky.
V návaznosti na to pak ještě protokol o vrácení vyplní také administrátor pomůcky a rovněž jej stvrdí podpisem.

Obě strany si mohou stáhnout protokol o vrácení. Uživatel uvidí všechny své předávací protokoly v sekci Moje pomůcky / Předávací protokoly. Administrátor nalezne detailní historii pomůcky v jejím detailu v záložce Historie a rovněž najde všechny protokoly v sekci Pomůcky / Předávací protokoly.

Lehké změny doznal i proces přiřazování pomůcek uživatelům. Když vytvoříte novou pomůcku, pod její fotografií naleznete tlačítko Přiřadit pomůcku. Níže na stránce jen vyberte uživatele (držitele pomůcky), jak jste zvyklí.

Souhrnný přehled k přebírání i vracení pomůcky najdete v článku zde.

3) Průběžná hodnocení a jeho ukončení

Hodnocení lidí ve firmě je třeba časově ohraničit. Je to kontinuální proces, který má své „checkpointy“. Většinou dochází k hodnocení zaměstnanců v konkrétních časových úsecích (kvartál, půlrok, rok). Na začátku období se nastaví cíle a následně na konci stanoveného období je třeba vyhodnotit jejich naplnění. Následně se celý cyklus opakuje.

Podrobněji se k uzavírání hodnocení dozvíte v článku zde.

4) Připnutí článku z firemní wiki na plochu

Některé z článků či příspěvků, které jste vytvořili ve firemní wiki mohou být natolik významné, že byste potřebovali, aby byly všem hned na očích. Proto jsme nově umožnili připnout některé z wiki článků na hlavní plochu pro ostatní uživatele.

V sekci Firemní wiki se stačí přesunout do její správy (tlačítko Spravovat), rozkliknout konkrétní článek, který chcete připnout na plochu, a klepnout na ikonku hvězdičky. Připnout můžete i více článků současně.

Na ploše pak přibyl nový box s názvem Důležité články z firemní wiki, kde se zobrazí vaše připnuté příspěvky. Uživatelé si samozřejmě mohou článek hned z plochy rozkliknout a přečíst.

Souhrnný přehled k práci s Firemní wiki najdete v článku zde.

5) Automatické generování smluv a jiných dokumentů z uložených šablon

Společně s dalšími úpravami vyjde tato funkcionalita v mimořádné aktualizaci 1.6.

Na poslední chvíli jsme se rozhodli do nové funkcionality zapojit i umělou inteligenci. Testování a ladění nám zabralo o trochu více času, než jsme čekali. Proto využijeme k vypuštění plánovanou mimořádnou aktualizaci za 10 dní. Doufáme, že se se vám změna bude opravdu líbit!

6) Přidání CV a motivačního dopisu kandidáta v talent poolu

Při přidávání kandidáta do talent poolu jsme umožnili přidat jako nepovinné pole CV a motivační dopis.

Při těchto úpravách jsme rovnou v našem ATS modulu opravili i pár drobných chyb.

Další vylepšení:

1) Změny na ploše (firemní nástěnce)

Topování / připínání oznámení
Podobně, jako je možné nově připnout článek z firemní wiki na plochu, lze také topovat neboli připíchnout zcela nahoru některé oznámení. Pro tento účel stačí u vybraného oznámení kliknout na ikonku připínáčku.
Proklik přímo do kalendáře
U boxů Kdo dnes nepracuje a Kdo bude chybět v následujících 14 dnech jsme přidal tlačítko Zobrazit v kalendáři. Díky tomu se může každý uživatel z plochy prokliknout přímo na kalendářový pohled.
Notifikace o novém oznámení do mailu
Pokud přidáte na plochu oznámení pro ostatní kolegy, všem uživatelům, kterých se notifikace týká, přijde emailové upozornění.

V rámci řádné aktualizace 3.17 (červen) bude z důvodu nevyužívání odstraněna funkcionalita firemního chatu.

Detailní přehled k Firemní nástěnce najdete v článku zde.

2) Kompletace BETA reportů

Do sekce BETA reportů nově přidáváme i zbytek reportů, které znáte z těch původních. Konkrétně se tedy jedná o reporty pro příchody a odchody, základní mzdu nebo kombinované reporty.

Připomínáme výhody BETA reportů, které spočívají zejména v rychlejším generování reportů na pozadí aplikace a možnosti zahrnout do reportů také neaktivní uživatele.

Stále však ještě můžete používat i reporty původní. 1. 7. 2023 je však trvale odpojíme, a proto vás žádáme, abyste si do té doby přenesli své konfigurace (nastavení sloupců a filtrů) ze starých reportů do těch nových.

Detailní návod k používání reportů naleznete zde.

3) Doplnění zemí působení

Nabídku seznamu zemí působení, které můžete uživatelům přiřadit v jejich kartě, jsme doplnili o tyto země:

Andora
Bosna a Hercegovina
Island
Lichtenštejnsko
Monako
Gibraltar
Černá hora
Severní Makedonie
Švýcarsko
Ukrajina

Země působení jsou zásadní, pokud máte v týmu či společnosti uživatele z různých zemí. Na základě zemí působení totiž systém kalkuluje se státními svátky uživatelů a vypočítává správnou hodnotu pracovního fondu. Více informací naleznete v tomto článku.

4) Předvyplnění uživatele při zadávání absence

Z pohledu Administrátora nebo Manažera týmu je někdy zapotřebí zadat absenci pro některého z ostatních uživatelů. Když nyní admin či manažer přejde do karty daného uživatele, záložky Přehled absencí, a klikne na tlačítko Nová absence, rovnou se mu předvyplní daný uživatel, aby jej nemusel pracně filtrovat.

5) Aktivovat, či neaktivovat? To je, oč tu běží

Když budete vytvářet nového uživatele, systém vám nyní nabídne „nepředpojatou“ možnost si zvolit, zda chcete uživatele rovnou aktivovat, nebo jej zatím ponechat bez přístupu do systému. Připomínáme, že aktivní uživatelé se standardně počítají do licence, za neaktivní uživatele se neplatí, avšak není možné pro ně zadávat absence a podobně. Detailní popis najdete zde.

6) Vyhledávání bez diakritiky

S rostoucím množstvím zahraničních zákazníků jsme změnili vyhledávání uživatelů. V sekci Seznam uživatelů můžete v tabulce se základním zobrazením vyhledávat bez diakritiky. Připomínáme, že pohled na tabulku (základní vs. rozšířené zobrazení) měníte přepínačem vpravo nad tabulkou.

7) Poznámka k aktivitě u schvalování

Vyslyšeli jsme vaše prosby a doplnili v sekci Schvalování sloupec pro poznámku k aktivitě. Pokud tedy uživatel nějakou poznámku k zapsané aktivitě připojil, manažer týmu nebo vedoucí projektu ji rovnou uvidí při schvalování.

8) Snadnější zadávání času u událostí aktivit i absencí

Na základě častých připomínek jsme předělali ovládání výběru času při vytváření událostí. Scrollovací okno s hodinami a minutami je nyní větší a usnadňuje tak zadávání. Změna se týká ovládání napříč aplikací, zejména však v kalendářích.

9) Hodnocení / Výkonnost – redesign funkcionality

S prvními výstupy z používání měření výkonnosti (na základě metodik OKR a KPI) jsme se rozhodli razantněji změnit celý design i ovládání. Součástí je i přepracování detailu jednotlivých Cílů i úkolů a přidali jsme i uzavření celého hodnocení.

Podrobněji se k nastavení celého hodnocení dozvíte v článcích zde, uzavírání hodnocení je pak detailně popsáno v článku zde.

10) Hodnocení / Výkonnost – doplněná metrika

Při stanovování výkonnostních parametrů může dojít k tomu, že cílem není zvyšovat (např. 0->100), ale i snižovat parametry. Typicky se to děje u developerských týmů při snižování počtu hlášených chyb nebo u zákaznické podpory při zkracování času první odpovědi zákazníkům. Tuto možnost jsme přidali i k nám.

Podrobně se o nastavování metrik dočtete v článku zde.

11) Nastavení délky Projektu

V nastavení Projektů jsme přidali možnost nastavit informativní datum předpokládaného ukončení projektu. Využívání budeme společně s vámi sledovat a postupně tuto změnu rozšiřovat.

Podrobně se o nastavování projektů dočtete v článku zde.

12) Firemní nástěnka – přidaný typ absencí

Do boxů Kdo dnes nepracuje a Kdo bude chybět v následujících 14 dnech na ploše jsme přidali i absence typu V práci.

13) Viditelnost mzdy, bonusů i srážek pro uživatele i manažera

Přidali jsme možnost náhledu Uživatele i Manažera na Informace o základní mzdě, srážkách a bonusech na kartě Pracovní podmínky a mzda.

14) Zrychlení načítání dat při filtrování

Mohlo se stávat, že při rychlém vyklikávání filtrů se nedostatečně rychle zobrazovala požadovaná dat. To vytvářelo dojem chyby. Zrychlili jsme načítání dat pro věrnější datovou odezvu.

Opravy chyb:

Naši developeři opravdu neztráceli čas a tento měsíc se dočkalo opravy také velké množství hlášených bugů a problémů. Zde je přehled těch nejdůležitějších:

Plocha (Firemní nástěnka)

Na ploše (firemní nástěnce) u boxů Kdo dnes nepracuje a Kdo je dnes na služební cestě a homeoffice měníme zobrazení času u absencí a aktivit. Uživatelé se tedy nebudou zobrazovat podle toho, OD KDY danou absenci či aktivitu čerpají, ale podle toho, DO KDY.
Na ploše (firemní nástěnce) jsme opravili chybu v propisování grafických úprav textu po uložení.
Opravili jsme náhodnou duplikaci uživatelů v boxech pro nepřítomnosti typu Home Office a Služební cesta.

Správa uživatelů, sekce Kolegové

Trvalé i přechodné bydliště se po uložení v kartě uživatele zapisuje beze změn a v pořádku.
Vyřešeny situace, kdy někteří administrátoři nemohli aktivovat uživatele přímo z karty uživatele.
Vyřešené je náhodné duplikování vlastních polí, štítků a kategorií aktivit.
V sekci Kolegové již týmový kolega neuvidí do přehledové karty Absencí jiného kolegy.
Vyřešena situace náhodného neuložení změny osobních informací ze strany uživatele.

Projekty

Chování Vlastních polí (custom fields) v Projektech. Při vytvoření nového projektu se vlastní pole načítají bez problémů.

Reporty

Čísla v reportech se zobrazují na řád dvou desetinných čísel.

Dokumenty

Připomenutí všech nepodepsaných dokumentů již správně připomíná pouze nevypořádané podpisy.

Schránka důvěry

Odkaz z notifikace o nové zprávě ve Schránce důvěry směřuje na správnou URL adresu.

Onboarding

V Onboardingu jsme opravili pár drobných chyb při úpravě šablon.

Pomůcky

Upraveno fungování správnosti importu z excelu, který vznikl přeuložením z Apple formátu .numbers