Vkládání nového dokumentu

Nahrávejte do aplikace smlouvy a soukromé či celofiremní/týmové dokumenty.

Sloneek rozlišuje soukromé dokumenty, veřejné dokumenty a smlouvy. 

 Soukromé dokumenty využijete pro oběh administrativy související s konkrétními vybranými uživateli. Typicky jde o výsledky hodnocení, mzdové výměry nebo lékařské prohlídky.

Soukromé dokumenty jsou viditelné pouze konkrétním uživatelům, kterým byly přiděleny. Manažeři týmů je nevidí.

Celofiremní / týmové dokumenty jsou vkládány automaticky všem uživatelům. A to i všem budoucím uživatelům. Typicky jde o kodexy, řády, mema a další. 

 Smlouvy jsou prostřednictvím aplikace elektronicky podepisovány (stejně jako potvrzení přečtení nebo převzetí pomůcky) v souladu s EU nařízením eIDAS. Smlouvy mohou podepisovat i uživatelé, kteří nemají aktivní účet v aplikaci. Rozdíl mezi soukromým dokument a smlouvou je ten, že u smluv je možné vybrat i více než jednu stranu, soukromý dokument souvisí čistě s jedním konkrétním uživatelem.

Podrobnosti k validitě a bezpečnosti elektronického podpisu naleznete v článku zde.

Vkládání nového dokumentu

Po kliknutí na tlačítko  vyberte typ dokumentu, přidejte název a označení / verzi dokumentu. 

Doporučujeme k dokumentům přidávat i štítky pro využití multikriteriálního vyhledávání v seznamu dokumentů. Nové štítky můžete přidávat rovnou z okna pro vkládání nového dokumentu. 

Vyberete uživatele, kterým má být dokument přiřazen. V případě zadávání Soukromého dokumentu vybíráte jednotlivé uživatele.

Celofiremní / týmový dokument lze po zapnutí tlačítka  přiřadit hromadně všem. Alternativou je výběr uživatelů po celých týmech.

Pokud zakládáte pro podpis typ dokumentu Smlouva, přidat můžete i externí uživatele, tedy ty, kteří nemají svůj účet ve Sloneekovi. Způsob jejich ověření opět vyhovuje směrnici eIDAS.

S ohledem na změny v Zákoníku práce pamatujte na to, že některé dokumenty, jako je například Pracovní smlouva, musí být doručeny na soukromou adresu (tedy ne firemní). V takových případech využijete právě externí podpis.

U všech typů dokumentu máte také možnost nastavit expiraci dokumentu. 

Pokud při vkládání nového dokumentu políčko zakliknete a nastavíte datum, budou následně v době expirace dokumentu o této skutečnosti informováni:

• majitel účtu
• administrátoři
• správce dokumentů
• uživatel, jehož se dokument týká

Jako poslední zadáte datum, do kdy má být podpis vyřízen, a zda-li požadujete potvrzení o přečtení. Uložíte. 

Při vkládání a rozesílání nových dokumentů máte možnost ke každému dokumentu přidat průvodní zprávu pro uživatele. Díky tomu vaši lidé snadněji zjistí, jaký dokument jim posíláte. Tato průvodní zpráva se zobrazuje přímo v mailové notifikaci.