Správa dokumentů a elektronické podpisy: Jak ušetřit čas, peníze i nervy
Moderní doba přináší moderní řešení. Ať už vedete malou firmu, pracujete v korporátu, nebo podnikáte, správa dokumentů a elektronické podpisy vám mohou výrazně usnadnit život. Ztracené smlouvy, nekonečné stohy papírů a čekání na podpisy od kolegů – to vše může být minulostí. Pojďme se podívat na to, jak vám Sloneek může pomoct zefektivnit každodenní fungování.
Co je správa dokumentů a proč ji potřebujete?
Správa dokumentů není jen o ukládání souborů do šanonů nebo složek na počítači. Jedná se o sofistikovaný proces, který vám umožní mít všechny důležité materiály na jednom místě, přehledně uspořádané a snadno dostupné.
Správa dokumentů v podniku
Každý podnik pracuje s obrovským množstvím informací – faktury, smlouvy, reporty, interní směrnice. Správný software pro správu dokumentů vám umožní centralizovat všechny soubory, zajistit bezpečné uložení dat, sdílet dokumenty s kolegy, zákazníky nebo partnery během několika vteřin a urychlit pracovní procesy díky snadnému vyhledávání dokumentů.
Se Sloneekem zvládnete vše, co se týká firemních dokumentů, přehledně a bezpečně na jednom místě. Aby byla vaše data v bezpečí, využíváme špičkovou cloudovou infrastrukturu od AWS (Amazon Web Services), která zaručuje odolnost proti úniku dat a vysokou dostupnost služeb. Všechny soubory ukládáme na šifrované úložiště a denně je zálohujeme, aby nedošlo ke ztrátě nebo poškození. Zapomeňte na zmatek a ztracené soubory – s naším systémem budete mít vše pěkně seřazené, chráněné jako v trezoru a vždy na dosah ruky.
Potřebujete rozeslat novou směrnici? Stačí jedno kliknutí a dokument dorazí buď celé firmě, nebo jen vybraným kolegům. Pro zaměstnance máme připravené soukromé složky, protože i pracovní dokumenty někdy musí zůstat v tajnosti. A co potvrzení přečtení? Díky této funkci už žádné výmluvy typu „to jsem neviděl“ neobstojí – přehledně vidíte, kdo dokument otevřel a kdy. Navíc systém hlídá expiraci vašich dokumentů, o staré smlouvy a nepotřebné materiály se postará za vás.
Šablony dokumentů, na které se můžete spolehnout
Zapomeňte na ruční vyplňování stále stejných formulářů! Vytvářejte šablony často používaných dokumentů s možností automatizovaného vyplňování na základě již evidovaných informací. Připravíte je snadno a rychle, přizpůsobíte je přesně svým potřebám a využijete širokou škálu parametrů. Ať už jde o smlouvy, formuláře nebo interní dokumenty, vše máte hotové během chvilky – jednoduše, efektivně a bez chyb.
Nejste si jistí, jak správu dokumentů funguje? Vyzkoušejte naše demo a budete mít správu dokumentů free.
Elektronický podpis: Vaše cesta k efektivitě
V dnešním digitálním světě už nemusíte trávit čas tisknutím, podepisováním, skenováním a posíláním dokumentů poštou. Elektronický podpis online nabízí rychlé, bezpečné a právně závazné řešení, které je ideální pro každou moderní firmu. Mezi hlavní výhody patří úspora času – podepsání dokumentu trvá jen pár minut místo dnů čekání. Snížení nákladů je další klíčovou výhodou, protože se vyhnete nákladům na tisk, poštovné i papírování. K tomu všemu je zásadní i zvýšená bezpečnost, kvalifikované elektronické podpisy a eIDAS ready řešení totiž chrání vaše dokumenty před neautorizovanými změnami a zajišťují jejich pravost. A jako bonus méně papíru, méně odpadu a lepší ochrana životního prostředí. Elektronické podpisy jsou rychlou, bezpečnou a ekologickou volbou pro každou firmu.
K čemu slouží elektronický podpis?
Elektronický podpis je digitální alternativa k ručnímu podpisu, která:
- Potvrzuje identitu podepisujícího.
- Zaručuje, že dokument nebyl po podepsání upraven.
- Je plně právně uznatelná v rámci EU díky nařízení eIDAS.
- Pokud používáte eIDAS ready podpis, máte jistotu, že váš podpis splňuje nejpřísnější standardy zabezpečení a je uznáván ve všech zemích EU. eIDAS ready podpis je ideálním řešením pro firmy, které potřebují vysokou míru důvěryhodnosti a právní jistoty při mezinárodní spolupráci.
Jaké typy elektronických podpisů můžete potkat?
Elektronické podpisy nejsou všechny stejné – dělí se do tří kategorií podle úrovně bezpečnosti a právní váhy. Každý z nich má své specifické vlastnosti a využití.
Jednoduchý elektronický podpis
Nejzákladnější varianta: Může to být sken vašeho ručního podpisu, elektronická značka nebo dokonce podpis v e-mailu. Nabízí základní úroveň ověření, ale nečekejte zázraky, co se týče ochrany dat nebo právní síly. Ideální pro každodenní komunikaci, kde na právní váze dokumentu až tak nezáleží.
Zaručený elektronický podpis
Tady už začínáme hrát na vyšší úrovni. Tento podpis je spojen s unikátními daty konkrétní osoby a splňuje přísnější bezpečnostní standardy. Díky eIDAS zajišťuje, že podepisující je opravdu ten, kdo říká, že je, a že dokument nebyl po podpisu upraven. Je vhodný pro smlouvy, faktury nebo důležité dokumenty, kde je právní jistota nezbytná.
Kvalifikovaný elektronický podpis
Nejvyšší úroveň elektronického podpisu. Vydává ho kvalifikovaný poskytovatel a díky certifikaci podle eIDAS má stejnou právní váhu jako ruční podpis. Používá se pro ty nejzásadnější věci – třeba při podepisování smluv s vysokou právní hodnotou nebo při komunikaci s úřady a institucemi.
Chcete mít elektronický podpis zdarma? Vyzkoušejte naše demo.
Jak na elektronický podpis s HR aplikací Sloneek?
Použít elektronický podpis v HR aplikaci Sloneek je hračka. Stačí jednoduše nahrát soubor nebo vytvořit dokument ze šablony. Poté nastavíte, zda má být vyžadován podpis, a vyberete osoby, kterým dokument pošlete. Tyto osoby obdrží notifikaci a dokument mohou snadno podepsat přímo v aplikaci – myší, na touchpadu nebo prstem na mobilu. Na závěr se automaticky vygeneruje potvrzení, takže máte elektronický podpis v PDF.
Správa dokumentů a elektronické podpisy: Spojení, které mění pravidla hry
Kombinace moderní správy dokumentů a elektronických podpisů přináší neuvěřitelné možnosti. V aplikaci Sloneek získáte přehledné a intuitivní prostředí, které propojuje oba tyto světy. Díky tomu můžete organizovat dokumenty podle kategorií, týmů nebo projektů; podepisovat a sdílet PDF dokumenty online a mít vše dostupné kdykoliv a odkudkoliv – stačí jen připojení k internetu.
Digitální transformace začíná u vás
Svět se mění a podniky, které se přizpůsobí moderním technologiím, získávají výraznou konkurenční výhodu. Správa dokumentů a elektronické podpisy nejsou jen technologickým trendem – jsou to nástroje, které vám pomohou růst, šetřit a vynikat ve svém oboru.
Nečekejte a začněte hned teď! Navštivte Sloneek a objevte, jak jednoduché to může být. Vyzkoušejte si zdarma aplikaci s elektronikcým podpisem ještě dnes.
