Management absencí

Co je management absencí?

Management absencí je proces, který se zabývá plánováním, správou a sledováním absencí zaměstnanců v práci. Cílem absence managementu je optimalizovat využití pracovních sil a zajistit, aby bylo jejich dostatečné množství k dispozici pro plnění pracovních úkolů, aniž by bylo ohroženo zdraví a bezpečnost zaměstnanců.

A pohled z druhé strany: když je zaměstnanec nemocný nebo zraněný, má jeho nepřítomnost dopad na organizaci. Díky plánování a řízení absencí je tak možné snadno identifikovat výpadky a rychleji reagovat doplněním kapacit.

Vedlejším efektem sledování trendů ve výběru absencí může být pomoc v identifikování trendů, které je třeba řídit.

Proč pro své podnikání potřebujete nástroj pro sledování absencí

„Sledovače“ absencí používají podniky po celém světě k různým účelům. Ptáte se, které to jsou?

Níže uvedených 6 klíčových důvodů vysvětluje, proč se dnes vyplatí investovat do dobrého a spolehlivého nástroje pro sledování absencí.

Nikdy nevíte, kdy to budete potřebovat, nebo jak moc to může změnit vaše současné řízení pracoviště!

#1 Tracker absencí zrychluje procesy na pracovišti

Za prvé, není pochyb o tom, že nástroje a software pro správu pracoviště, jako jsou „sledovače“ absencí, urychlují procesy na pracovišti. Bez ohledu na to, jakou metodu aktuálně používáte ke kontrole toho, kdo a kdy si bere volno, garantujeme, že nástroje pro sledování absencí odvedou lepší a hlavně rychlejší práci.

Mezi jeho jedinečné funkce patří:

• měsíční e-mailové reporty
• přehledy týmového kalendáře
• využití a přehledy zbývajících absencí
• vlastní číselníky a nastavení schválení
• rychlé a snadné schvalovací a zamítací procesy

To vše vám umožní ušetřit čas. Ve chvíli, kdy začnete používat nástroj pro docházku, se můžete rozloučit s hodinami namáhavé práce s papírem nebo v Excelu. Je tomu tak proto, že tyto nástroje jsou určeny k tomu, aby vám časově usnadňovaly práci a vy se tak mohli soustředit na hlavní obchodní úkoly.

#2 Tracker nepřítomnosti vám pomůže sledovat všechny svátky a volno

Další výhodou sledování nepřítomnosti a docházky zaměstnanců je, že vám umožní rychle získat přehled o tom, co se aktuálně děje na vašem pracovišti.

Potřebujete zkontrolovat, zda je Honza z marketingového oddělení příští týden k dispozici? Nebo možná potřebujete vědět, zda Báře z účetnictví již skončila dovolená?

K získání těchto údajů stačí jen několik kliknutí – a to odkudkoliv, stačí mít přístup k internetu. Opět vám to šetří čas a navíc jsou údaje uspořádané na jednom místě. Nebojte se, že byste při hledání tohoto typu informací museli procházet e-maily z předchozího měsíce – sledovače nepřítomnosti vás takových zdlouhavých úkolů ušetří.

#3 Celá firma má přístup k souhrnnému kalendáři dovolených

Zamyslete se nyní nad současným způsobem, jakým vám vaši zaměstnanci nebo podřízení oznamují, že si chtějí vzít volno. Volají? Posílají e-mail? Je proces rychlý a bezproblémový? Pravděpodobně ne.

Jak možná tušíte, je to proto, že řízení zaměstnanců a jejich nepřítomností vyžaduje poměrně dost úsilí.

Představte si, že vám po pracovní době volá zaměstnanec s žádostí o nouzové volno a vy se musíte podívat do přehledu firemních dovolených (které jste pravděpodobně nechali ve firmě). Výsledkem je, že se jim ozvete později, než by si přáli, nebo jim nebudete moci schválit nepřítomnost vůbec.

Pokud však používáte tracker absencí s kalendářem vhodným pro týmovou spolupráci, už se nikdy nebudete muset zatěžovat tím, abyste s sebou nosili listy absencí. Je to proto, že všechny důležité údaje jsou k dispozici všem v reálném čase.

#4 Nástroje pro sledování nepřítomnosti vám pomohou dodržovat zákony o dovolené v různých zemích a oblastech

Nyní se podívejme ve větším měřítku, například na mezinárodní společnosti. Pro ně je tato výhoda řešení pro sledování nepřítomnosti zaměstnanců zvláště výhodná.

Pokud jednáte s pracovníky z různých zemí, možná víte, že existují různé zákony o dovolené pro zaměstnance.

Jak se můžete ujistit, že je všechny znáte a neriskovat chyby při schvalování požadavků zaměstnanců? Odpovědí je samozřejmě nástroj pro sledování nepřítomnosti.

Díky těmto nástrojům se již nemusíte bát, že nevíte, jak dlouhé má být placené volno, že budete dělat chyby v přidělování volna a další problémy týkající se mezinárodních pracovišť. Spolehlivý systém lze nastavit tak, aby tyto věci dělal za vás.

#5 Můžete se vyhnout velkým soudním sporům a pokutám kvůli porušení zákona

S předchozím bodem úzce souvisí bod číslo 5: předcházení  žalobám a pokutám.

Pokud nebudete dodržovat veškerá pravidla různých zemí, která jsme právě zmínili, může se stát, že nakonec porušíte zákon a dostanete pokutu. K tomu, abyste udělali chybu, nebo zapomněli na pár významných nařízení, stačí málo. Počítače a systémy se jen málokdy mýlí, není-liž pravda?

# 6 Snížení nákladů za nepřítomnost

V neposlední řadě dobrý nástroj pro sledování docházky také sníží počet zbytečných žádostí o nepřítomnost na vašem pracovišti. Čím transparentnější je sledování docházky, tím méně žádostí o volno uvidíte.

S přehledným týmovým kalendářem, stanovenými dny volna a přesnými přehledy se vyhnete porušování pravidel a nedorozuměním.

Transparentnost na pracovišti je důležitá pro zajištění toho, aby se každý cítil spravedlivě, a to včetně běžných zaměstnanců, managementu i majitelů firem. S dobrým nástrojem pro sledování docházky můžete v případě nepřítomnosti zaměstnance zavést tento typ transparentnosti i na vašem pracovišti.