Evidence zaměstnanců

Evidence zaměstnanců se skládá z informací vedených o zaměstnancích organizace.

Správa zaměstnanců je základem personální administrativy a personálního systému v organizaci. Není to jen o personalistech, ale je také důležitým zdrojem pro řízení a plánování lidí v organizaci. Zaměstnavatelé (firmy, organizace) potřebují vést informace o svých zaměstnancích, aby splnili legislativní požadavky a mohli efektivně řídit pracovní sílu. Základní údaje o zaměstnancích jsou stanoveny zákonem daného státu, obvykle v souladu s oborem, ve kterém se zaměstnavatel pohybuje (např. pracoviště se zvýšeným rizikem vyžadují širší škálu informací o zaměstnancích).

Osobní spis zaměstnance je základním dokumentem, který obsahuje základní, kontaktní a osobní údaje, informace pro osobní rozvoj zaměstnanců, pracovní smlouvy a další provozní informace nezbytné pro činnost organizace.

Evidence zaměstnanců je klíčovou provozní evidencí, neboť obsahuje důležité informace týkající se zaměstnanců a jejich vztahů s organizací. Je náročně propojena s mzdovým systémem, pro nějž představuje podklad pro výpočet mezd (výkazy práce, docházka, dovolená atd.). Je také úzce provázána s ERP (Enterprise Resource Planning), protože na zaměstnance je navázáno množství různých zdrojů a firemních aktiv (majetek, projekty, pracovní pomůcky, vybavení, rizika, procesy, oprávnění, pravomoci, odpovědnosti a další lidé v organizaci).

Ve větších organizacích je nutné propojit evidence zaměstnanců s organizační strukturou, což znamená umístit konkrétní lidi na konkrétní pracovní místa.