Firma Top4sport prostřednictvím svého e-shopu už 15 let nabízí veškeré sportovní vybavení od světových značek, jako je Nike, Adidas, Puma, Under Armour a další. V roce 2010 začínala jako ryze český e-shop, dnes již působí napříč Evropou. Uřídit HR agendu tedy není nic jednoduchého. Jak jí v tomto pomohl Sloneek, jsme si povídali s Janem Přibylem, který v Top4sport působí jako Procurement Director.
HR v Top4sport
Jak už jsme zmínili v úvodu, firma Top4sport má za sebou několik úspěšných expanzí, díky kterým se může chlubit pobočkami v Německu, Chorvatsku, Francii, Španělsku, Švýcarsku, Rakousku, Itálii, Slovinsku, Maďarsku, Polsku, Beneluxu a Řecku. Rostoucí počet zaměstnanců a expanze na nové trhy přinesly výzvy v oblasti personálního managementu.
„Každá pobočka společnosti spravovala HR agendu samostatně, což vedlo k nejednotnosti a obtížím při sdílení informací napříč zeměmi. To nás tedy přivedlo k rozhodnutí vytvořit jeden centrální systém, který nám pomůže sjednotit procesy jako hiring či onboarding,“ vypráví Jan Přibyl, Procurement Director.
Práci HRistů v Top4sport také komplikuje fakt, že ve firmě existují různorodé pracovní modely. Jiný režim mají pracovníci na prodejnách, jiný zaměstnanci na home office v zemích bez kanceláří, jiný zaměstnanci v kancelářích.
„Když máte 1 200 zaměstnanců v různých pracovních poměrech napříč 15 zeměmi, je těžké udržet v agendě pořádek,“ přibližuje Jan Přibyl.
I samotné HR má několik zaměstnanců napříč zeměmi. V Česku jej mají na starosti dva lidé, dalších šest pak řeší personální agendu v zahraničí.
Proces implementace
V reakci na tyto výzvy se Top4Sport rozhodl pro implementaci HR systému, který by centralizoval a standardizoval HR procesy napříč všemi pobočkami a zeměmi.Hlavními cíli byla kromě centralizace dat také automatizace procesů a zlepšení reportingu.
Podle slov Jana Přibyla se veškerá agenda před Sloneek řešila ve stylu „excel“ a kromě zavedení automatizovaného workflow bylo potřeba správě dat a procesů dát jedno rozhraní a udělat je tak přehlednější. Navíc se firma rozrůstala a kvůli zvyšujícímu se počtu zaměstnanců byly kapacity HR na hranici svých možností.
Proto se společnost pustila do hledání HRIS, při jehož výběru hrál svou roli nejen poměr cena/výkon, ale i způsob implementace, přenosu dat či zákaznický servis. Veškeré požadavky na systém si firma sepsala a následně se pustila do výběru, na jehož konci oslovila Sloneek, který pak během několika týdnů implementovala.
„Systém je velmi intuitivní, takže práci s ním jsme si rychle osvojili nejen my, ale také samotní zaměstnanci,“ komentuje Jan Přibyl.
Výsledky a přínosy
Přínos HRIS zaznamenali personalisté v Top4sport během několika týdnů. Automatizace rutinních HR úkolů i intuitivní používání systému vedlo k úspoře času a snížení administrativní zátěže. Centralizovaná databáze umožnila snadný přístup k informacím o zaměstnancích napříč všemi pobočkami a připravila procesy na další růst společnosti.
„Nejužitečnějšími se po nás staly moduly, které řeší absence, docházku, onboarding, dokumenty a evidenci pomůcek. Velkou úsporu času nám také přinesly reporty a payroll,“ vyjmenovává přínosy Jan Přibyl.
Sloneek firma využívá tři a půl roku. Jaké jsou její další cíle? V plánu je podle slov Jana Přibyla více využívat modul pro správu dokumentů, a také rozšířit využívání Sloneek pro onboarding a hiring.
Je tedy vůbec něco, co by si přáli v Top4sport v HR softwaru vylepšit? Ano. Na základě svých zkušeností by HRisté uvítali vylepšení reportingu, který aktuálně není dostatečně personalizovaný. Pro Sloneek je to tedy jeden z ukazatelů, kam se při vývoji aplikace pustit dál.
„Implementace HR systému ve společnosti Top4Sport demonstruje, jak může centralizovaný HR systém přispět k efektivnějšímu řízení v mezinárodní společnosti s různorodými pracovními modely a strukturou. Automatizace, jednotné procesy a přístup ke správě dat odkudkoliv je pro dnešní dynamické prostředí firem naprostá nutnost,“ shrnuje zakladatel Sloneek Milan Rataj.
