I když v digitalizaci má Česko stále co dohánět, české IT má světovou úroveň i dlouholetou historii. Důkazem je firma Sprinx, která funguje už od roku 1996. Dnes má pět divizí – Sprinx Colnsulting, Sprinx The Doers, Sprinx Pharma, Sprinx Digital a AppOn.cloud. Své služby nabízí z pražského sídla v Branickém pivovaru do celého světa.
Ve Sprinx se specializují na poradenství, vývoj, prodej, implementaci a správu obchodních systémů, vyvíjí komplexní e-commerce řešení i specializované aplikace. Firmám pomáhají se servisováním IT a infrastruktury. Poskytují také služby v oblasti hostingu. Jejich služby využívají společnosti jako jsou: ESET, Olympus, Axa Assistance, Metrostav, Grada Publishing a.s. a řada dalších.
Cesta Sprinx za data driven HR
HR agendu ve Sprinx má na starosti HR managerka Hana Tomešová spolu s jednou kolegyní a na HR aktivity je vyčleněno 1,5 FTE.
Jádro Sprinx tvoří celkem 85 lidí , kteří pracují jak z kanceláří, tak z domova. Flexibilita v režimu spolupráce je tu samozřejmostí a plný remote využívá zhruba 15% Doerů.
Zefektivnění více HR procesů a datadriven přístup byl jeden z impulzů, které vedly HR k hledání komplexnějšího řešení:
„V minulosti jsme hledali cestu, jak zefektivnit dílčí proces nebo usnadnit konkrétní typy HR aktivit jako je nábor, v rámci kterého jsme si vyzkoušeli zavést ATS řešení. Zkušenost ale máme také s vývojem vlastní kandidátské databáze a samozřejmě i s vedením excelů, které nám pomáhaly v reportingu. Postupně jsme si ale došli k tomu, že by pro nás bylo snazší mít ta data propojená, resp. mít je na jednom místě a v té době jsme také hledali nový nástroj na řešení docházky,“ popisuje Hana Tomešová, která ve Sprinx působí už od roku 2008.
Proto se začali rozhlížet po komplexním řešení, které by mimo jiné:
- Shromažďovalo data v rámci jednoho zdroje.
- Vyřešilo digitalizaci či zefektivnění vybraných HR procesů.
- Mělo velmi dobře ošetřenu bezpečnost dat.
Sloneek jako vítěz výběrového řízení
Proč si firma, která poskytuje chytré a propracované IT systémy nevytvořila vlastní aplikaci? Tuto otázku glosovala HR manažerka příslovím o kovářově kobyle, poté ale vážně dodává, že neviděli důvod, proč vytvářet něco, co už vymysleli jiní.
Než si ale firma pořídila Sloneeka, předcházela tomu z její strany podrobná rešerše.
„Na záčátku jsem si zmapovala, jaká řešení jsou v ČR k dispozici a tři vybrané systémy pak testovala, dva jsem pak představila managementu. Primárně jsme chtěli, aby nám systém pomohl s evidencí docházky a umožnil nám spravovat co nejvíc agendy z jednoho místa,“ popisuje výběr HRIS Tomešová.
Na Sloneekovi ji oslovilo to, že aplikace je jednoduše implementovatelná, cenově přijatelná a splní výběrová kritéria. V prosinci 2022 tedy Sloneek vzešel jako vítěz z výběrového řízení, samotné spuštění pak proběhlo o půl roku později, v létě 2023.
Adaptace firmy na Sloneeka proběhla díky krokům HR na jedničku
Samotnému spuštění ale předcházela důkladná příprava. V HR musely systém nastavit a přizpůsobit si jednotlivá rozhraní, což podle Tomešové nebylo vzhledem k propracovanosti systému úplně snadné. „Opravdu chvíli trvalo, než jsem se zorientovala v systému, abych dokázala dobře nastavit řešení pro naše potřeby. Zákaznická podpora nebo customer manažerka na straně Sloneeka mi ale vždy pomohli. Abychom získali zpětnou vazbu a věděli, zda jsme vše dobře nastavili, umožnili jsme vybraným zaměstnancům program otestovat.“ říká Hana Tomešová.
Při implementaci nepodcenila ani seznámení zbytku kolektivu se systémem ani představení Sloneeka managementu. A poté, co systém naplnila daty, připravila pro ostatní kolegy prezentaci, pomocí niž představila základní funkce a systém využívání Sloneeka, a nezapomněla ani na další důležitý bod – přechodové období.
„Myslím, že právě to, že jsme zavedli systém během letních prázdnin a lidé měli dva měsíce na to se na něj adaptovat, přispělo k tomu, že naprostá většina Sloneeka přivítala. Po prvních měsících jsme ještě dělali průzkum, jak systém lidé přijali a většina chválila jeho intuitivnost. Pouze asi 12 % firmy vyslovilo potřebu nějakého dalšího školení,“ přibližuje začátky Sloneeka ve Sprinx HR managerka.
Zaměstnanci ocenili také to, že nyní mají docházku a přehled o dovolených online a přístupný i z mobilu.
„Na každou změnu ve firmě, se vyplatí zaměstnance důkladně připravit. Ne všichni jsou zastánci nových technologií. Příklad Sprinxu ale potvrzuje to, že když všichni mají čas se s novinkou seznámit, otestovat ji a znají její benefity, dokážou ji přijmout lépe. Koupit nový systém rozhodně není záruka úspěchu, vždy záleží na ochotě lidí jej využívat,“ komentuje Milan Rataj, zakladatel Sloneeka.
Sloneek udržuje pořádek v docházce i dokumentech
S čím vším nyní Sloneek HRistkám ve Sprinx pomáhá? Především je to vedení docházky a příprava podkladů pro mzdy. Také slouží k evidenci informací o zaměstnancích, uložení a správě dokumentů, neocenitelnou pomocí je při podpisech smluv a dalších dokumentů, které je možné vyřídit elektronicky.
„Částečně jej také využíváme pro onboarding, v budoucnu bych jej také ráda propojila s našimi kariérními stránkami,“ plánuje Tomešová.
Největší úsporu času (o zhruba 50%) vidí ve zjednodušení evidence docházky a v automatických reportech. Je ráda, že zaměstnanci se mohou kdykoliv dostat ke svým vlastním údajům a i dokumenty, které lze podepisovat elektronicky nemusí už řešit papírově.
„Jsme rádi, když Sloneek HRistům přinese úsporu času. A po leckdy časově náročném začátku mohou konečně sklízet první ovoce. Moderní HR se bez dat neobejde a jsme rádi, že naši klienti to vidí stejně,“ uzavírá Milan Rataj.
