Offboarding proces: Klíčové kroky pro hladký odchod zaměstnanců a udržení dobrých vztahů
Pod slovem „offboarding“ si lidé často představí jen administrativní formalitu při odchodu zaměstnance. Pravda je ale taková, že správně nastavený offboarding proces může výrazně ovlivnit nejen pověst firmy, ale i vztahy s bývalými zaměstnanci. Je to příležitost ukázat profesionalitu a respekt, který zůstává i po ukončení spolupráce.
Ukončení pracovního poměru by tak nemělo být prásknutím dveřmi – správně a citlivě zvládnutý proces může přinést pozitivní reference, podpořit firemní kulturu a dokonce otevřít dveře k budoucí spolupráci. Offboarding není jen konec, ale i začátek nových příležitostí.
Co je vlastně offboarding?
Proces offboardingu není jen o tom, že odevzdáte vstupní kartičku, počítač a podepíšete papíry. Je to komplexní proces, který začíná mnohem dřív než dojde k poslednímu „odpíchnutí“. Co všechno je jeho součástí?
- Postupné předání práce a kompetencí kolegům nebo nástupci
- Dokončení rozdělané práce
- Vrácení vybavení jako počítač, telefon, nebo třeba nářadí
- Odevzdání vstupních karet, klíčů, změna hesel, odebrání přístupů do firemních systémů
- Výstupní dotazník a pohovor
- Vyřešení zbývající dovolené, její případné proplacení
- Vyřešení odstupného
- Dokumenty (výstupní prohlídka, potvrzení o příjmech, atd.)
Jaké dokumenty dostane zaměstnanec při ukončení pracovního poměru
Administrativě a papírování se nevyhneme, to je jasné. Mezi klíčové a zákonem požadované dokumenty patří:
- potvrzení o zaměstnání (jinak známé jako zápočtový list),
- evidenční list důchodového pojištění
- potvrzení o zdanitelných příjmech
- posudek o pracovní činnosti, pokud o něj zaměstnanec požádá
- potvrzení o nároku na podporu v nezaměstnanosti
Proč je dobrý offboarding důležitý?
Offboarding proces vytváří rámec pro kultivované odchody zaměstnanců. Efektivní offboarding HR systém pomůže s předáním klíčových informací, provedením výstupního pohovoru a předáním pracovních nástrojů. Nedostatky v tomto procesu naopak snadno poškodí vztahy nebo pověst firmy na pracovním trhu.
Jak dokáže pomoct dobrý HR systém?
Tím, že zajistí hladký offboarding proces, který respektuje právní požadavky a především zachovává dobré vztahy s odcházejícími zaměstnanci. Při výběru se zaměřte na řešení, které dává důraz na profesionální přístup, efektivitu a transparentnost.
- Nastavení procesů: strukturované postupy zahrnující preboarding, onboarding i offboarding, aby všechny kroky na sebe logicky navazovaly a eliminovaly prostor pro chyby.
- Použití nástrojů: offboarding tool vám výrazně usnadní sledování vrácených předmětů, podepsaných dokumentů i předávání informací během celého procesu.
- Administrativa: dobré řešení nabídne podporu při vytváření nebo rovnou nebo šablony důležitých dokumentů jako je dohoda o ukončení pracovního poměru nebo potvrzení o zaměstnání, tak, aby firmy plnily své povinnosti a minimalizovaly možná rizika.
- Školení: ty nejlepší nástroje nabízí školení pro HR týmy, aby se naučily kroky spojené s ukončením pracovního poměru provádět co nejlépe a nejefektivněji, od měkkých dovedností jako je komunikace až po perfektní znalost samotného nástroje.
Jsme Sloneek, ale nešlapeme v porcelánu!
Líbí se vám představa HR nástroje, který jsme popsali výš? Jste tu správně! Sloneek je ideální volbou pro firmy, které chtějí zajistit hladký průběh odchodů zaměstnanců a zároveň posílit svou firemní kulturu.
Ať už jste malá firma nebo korporace, Sloneek nabízí přizpůsobitelné šablony, checklisty a další nástroje, které vám pomohou udržet přehled o každém kroku. Registrace je zdarma a otevře vám dveře k efektivnímu řízení nejen offboardingu, ale i dalších HR procesů. Tak to s námi zkuste a udělejte z odchodů zaměstnanců příležitost k budování dobrého jména své firmy!
