Novela Zákoníku práce (ČR) a Sloneek

Jak na změny v Zákoníku práce reaguje Sloneek a jak vám s novými předpisy pomůže?

Společně s renomovanou AK Bříza & Trubač a její partnerkou Bárou Klimešovou jsme připravili podrobný přehled změn a s nimi souvisejících možností využití aplikace Sloneek. Protože je téma „hutné“, zpracovali jsme ho formou rozhovoru pro lepší přehlednost.

Potřeba novelizovat zákoník práce vznikla především z důvodu transpozice směrnice Evropského parlamentu a Rady (EU) 2019/1158 ze dne 20. června 2019 o rovnováze mezi pracovním a soukromým životem rodičů a pečujících osob a o zrušení směrnice Rady 2010/18/EU. Jejich cílem je jediné – zlepšit podmínky zaměstnanců.

Změny přinesla do několika oblastí:

práce na dálku,
elektronické doručování důležitých dokumentů,
dohody o pracích konaných mimo pracovní poměr,
informování o obsahu pracovního poměru,
pracovní podmínky chráněných zaměstnanců,
rodičovská dovolená,
nepřetržitý odpočinek v týdnu.

V následujícím přehledu přiblížíme ty nejpodstatnější změny, které vás v rámci HR čekají.

📍 Účinnost novely a přechodná období

Tvorba novely se značně protáhla. Proč jsme v legislativě pracovněprávních vztahů pozadu? Jsou mezi státy i další černé ovce, které kvůli evropské judikatuře musí upravit své zákony?

Česká republika má v některých případech prodlevu s implementací evropských směrnic do českého právního řádu. Například směrnice Work-life Balance[1], která se promítla do současné novely zákoníku práce, měla být implementována do 2. srpna 2022, avšak tato lhůta nebyla dodržena ze strany 19 států včetně České republiky. Nejsme tedy jediným státem, který má zpoždění s harmonizací vnitrostátních předpisů s evropským právem.

[1] Směrnice Evropského parlamentu a Rady (EU) 2019/1158 ze dne 20. června 2019 o rovnováze mezi pracovním a soukromým životem rodičů a pečujících osob a o zrušení směrnice Rady 2010/18/EU.

Novela, až na výjimky, nabyla účinnosti 1. 10. 2023. Existuje nějaké přechodné období, v rámci kterého mohou firmy změny zapracovat?

Novela nabyla účinnosti 1. 10. 2023, avšak ustanovení o dovolené pro tzv. dohodáře (zaměstnanci vykonávající práci na základě dohody o provedení práce a dohody o pracovní činnosti) nabude účinnosti až 1. 1. 2024.

Zákon nepočítá s žádným obecným přechodným obdobím, a proto by zaměstnavatelé měli novou právní úpravu reflektovat ve svých dokumentech co nejdříve. V každém případě bude nutné ověřit soulad pracovněprávní dokumentace (tedy pracovních smluv, dohod o provedení práce, dohod o pracovní činnosti atd.) s novými pravidly. V případě práce na dálku mají zaměstnavatelé nově povinnost uzavřít se zaměstnanci písemné dohody o výkonu práce na dálku.

📍 Změny v rodičovské dovolené

V oblasti rodičovských dovolených novela upravuje jediné – nutnost podat písemnou žádost o ni alespoň 30 dnů před nástupem. Dosud totiž zaměstnanec nebyl limitován žádnou lhůtou a zaměstnavatelům tak často vznikaly komplikace kvůli pozdním ohlášením. Žádost kromě data nástupu musí obsahovat informaci o době trvání rodičovské a lze ji podávat i opakovaně.

📍 Nepřetržitý odpočinek v týdnu

Jasné obrysy dostává díky novele také výpočet nepřetržitého odpočinku. Upřesnění ustanovení § 92 zákoníku práce musí nově reflektovat evropskou judikaturu.

Podle té se nepřetržitý odpočinek v týdnu sčítá s délkou nepřetržitého odpočinku mezi dvěma směnami. Aby bylo dosaženo souhrnného nepřetržitého odpočinku v týdnu v minimální délce trvání 35 hodin, zaměstnavatel bude nově povinen zaměstnanci staršímu 18 let skutečně poskytnout nepřetržitý odpočinek v rozsahu alespoň 24 hodin a bezprostředně navazující nepřetržitý denní odpočinek v délce trvání alespoň 11 hodin.

DOHODY

Jak se novela zákoníku práce dotkne pracovních dohod – tedy DPP a DPČ? Obecně mají všechny tyto změny za cíl přiblížit práci na dohodu pracovnímu poměru a zvýšit práva zaměstnanců pracujících právě na základě dohod.

Nejzásadnější novinkou v oblasti dohod je:

Právo zaměstnanců na placenou dovolenou. Výměra dovolené bude určena na základě fiktivní týdenní pracovní doby v délce 20 hodin. Toto ustanovení nabude účinnosti 1. 1. 2024.
Volno z důvodu všech přípustných překážek v práci na straně zaměstnance (zapříčiněné např. návštěvou lékaře či účastí na pohřbu), náhrada odměny jim však příslušet nebude, ledaže se zaměstnavatel se zaměstnancem dohodnou jinak. Překážky v práci se ale budou započítávat do odpracované doby pro účely výpočtu dovolené.
Nárok na příplatky za práci ve svátek, za noční práci, za práci ve ztíženém pracovním prostředí a práci o víkendu.
Rozvrh pracovní doby alespoň 3 dny před začátkem směny nebo období, na které je rozvrh vypracován, pokud se obě strany nedohodnou na jiné době.
Právo požádat o zaměstnání v pracovním poměru – zaměstnavatel bude povinen poskytnout odůvodněnou písemnou odpověď.

Budou muset firmy měnit stávající DPP a DPČ smlouvy zpětně? Nebo novela platí pouze na nově uzavřené smlouvy? (A musí mít případně nové smlouvy u stávajících zaměstnanců nachystané do 1. ledna 2024, kdy změny u DPP a DPČ vstoupí v účinnost?)

Novela se týká všech, tedy i již uzavřených pracovněprávních dokumentů. Odložená činnost od 1. 1. 2024 se týká pouze nové právní úpravy dovolené poskytované na základě dohod, tj. ve vztahu k ostatním ustanovením týkajícím se dohodářů odložená účinnost není stanovena. Do souladu s novelou musí být dány veškeré pracovněprávní dokumenty, tedy i ty již uzavřené a týkající se stávajících zaměstnanců.

Tím, že zaměstnavatel upraví pracovněprávní dokumentaci v návaznosti na novou právní úpravu, získává možnost některé otázky upravit odchylně (tam, kde to zákon umožňuje). Např. může být (po dohodě se zaměstnancem) zkrácena doba, ve které musí být zaměstnanec informován o rozvrhu pracovní doby.

Jak pomůže SLONEEK?
S pomocí Sloneeka dokážete velmi efektivně odbavit malé i velké množství dokumentace, a to kompletně elektronicky. Včetně elektronického podpisu, který je eIDAS ready.

Novela stanovila rovněž povinnost zaměstnavatele seznámit zaměstnance s rozvrhem pracovní doby alespoň 3 dny před začátkem směny nebo období, na které je rozvrh vypracován. Je tento rozvrh nutné dodat zaměstnanci písemně (i elektronicky) nebo stačí ústně? Novela navíc uvádí, že obě strany se mohou dohodnout na jiné době. Může tedy firma lhůtu 3 dnů obejít tak, že dohodu o rozvrhu práce ošetří přímo ve smlouvě, kdy se např. obecně stanoví rozsah práce a přidá se dodatek, že konkrétní náplň práce stanoví zaměstnavatel ten den ráno?

Zaměstnavatel je nově povinen vypracovat písemně rozvrh pracovní doby i pro dohodáře. Zaměstnavatel a zaměstnanec se však mohou dohodnout, že se od této zákonné úpravy odchýlí, tj. lhůtu zkrátí nebo prodlouží. Je však důležité mít na paměti účel nové právní úpravy, dle kterého by doba pro seznámení s rozvrhem práce neměla být neúměrně krátká.

V tuto chvíli není úplně jasné, jak moc bude možné lhůtu pro seznámení s rozvrhem práce zkrátit, nedoporučovala bych však tuto lhůtu zkracovat např. pouze na pár hodin. Pro posouzení, zda je lhůta přiměřená, bude záležet také na povaze provozu zaměstnavatele (zda se jedná o kancelářskou činnost či práci ve směnném provozu).

Jak pomůže SLONEEK?
Plán / rozvrh práce snadno zorganizujete díky Aktivitám. Přehledně tak budete mít plán práce u dohodářů nejen vy, ale i sami dohodáři. A to i v mobilní aplikaci.

Díky novele se významně posílí práva pracovníků na dohody – získají právo na placenou dovolenou, volno z důvodu všech přípustných překážek v práci na straně zaměstnance, nárok na příplatky za práci ve svátek, za noční práci apod. Co to znamená pro firmy? Nepovedou vyšší náklady na zaměstnance ke snížení jejich mzdy? Neubyde nabídek práce na DPP a DPČ? Budou „dohodáři“ pro firmy stále výhodní?

Jeden z cílů novely je více přiblížit dohody ke standardnímu pracovnímu poměru. Stávající právní úprava totiž nesplňovala požadavky, které na všechny pracovněprávní vztahy kladou evropské směrnice.

Přestože novela zákoníku práce znamená zvýšení nákladů pro zaměstnavatele, stále se dle mého názoru může jednat o ekonomicky atraktivnější variantu než pracovní poměr, a to zejména s ohledem na to, že v případě splnění zákonných podmínek a limitů se z dohod neodvádí odvody na zdravotní a sociální pojištění (v tomto směru je však nutné sledovat legislativní proces konsolidačního balíčku, který do těchto limitů pravděpodobně zasáhne). Dohody si ponechávají i jiné výhody, mezi které patří benevolentnější pravidla pro jejich ukončení. Z těchto důvodů se domnívám, že i nadále budou dohody ze strany zaměstnavatelů hojně využívány.

Jak pomůže SLONEEK?
V aplikaci snadno oddělíte dohodáře od ostatních uživatelů a přiřadíte jim individuálně nastavené absence. Podobně, evidenci práce můžete realizovat nejen skrze Aktivity, ale také skrze Docházkový systém. Podle tipů událostí se bude vytvářet i report jako podklad pro vyplácení odměn. U Aktivit můžete navíc ke každé události přidělit a následně sledovat i reportovat hodinové sazby. V reportech se pak zobrazí souhrny odměny za zvolené období. Snadno a na pár kliků.

PRÁCE NA DÁLKU (Remote, Home Office)

Novela zákoníku práce reflektuje také nové trendy – práci z domova a digitalizaci administrativy. Pokud jde vaše firma naproti hybridnímu režimu, určitě vás bude čekat úprava nových i stávajících pracovních smluv právě s ohledem na práci na dálku.

Pracovat na dálku můžete pouze se smlouvou

Práci z domu bude nově možné vykonávat jen na základě písemné dohody. Výjimkou samozřejmě bude situace, kdy bude písemně nařízena na základě opatření vydaného orgánem veřejné moci. Čímž jsou myšleny především hraniční situace, jakou byla například koronavirová pandemie. Samozřejmě to může nastat pouze v případě, že povaha práce výkon na dálku umožnuje a zaměstnanec bude mít místo, kde ji vykonávat.

Jak pomůže SLONEEK?
Příprava a podpis dohod zabere ve Sloneekovi minimální dobu. Díky předpřipraveným šablonám, které dokáží samy načítat potřebná data z karty uživatele.

Výpovědní doba u dohody o práci na dálku činí standardně 15 dnů, bude však možné dohodnout i odlišnou dobu za předpokladu, že bude pro obě strany stejná. Návrh rovněž umožňuje, aby se strany dohodly, že závazek z dohody nemůže vypovědět ani jedna ze stran.

V rámci diskuzí o práci z domu není možné se nevyhnout otázce proplacení nákladů, které zaměstnanci vzniknou. I na to zákonodárci mysleli.

Podle novely máte právo na uhrazení nákladů ve výši, kterou náležitě prokážete, nebo v podobě paušální částky, pokud jste se se zaměstnavatelem nedohodli jinak nebo to jinak nestanovil vnitřní předpis.

Jak pomůže SLONEEK?
Využitím Aktivit a time trackingu získáte přehled o odvedené práci na dálku. Zároveň díky možnosti přidávat k aktivitám i hodinové náklady, získáte v reportu přehled o částce náhrad, kterou máte za měsíc uživatelům na home office vyplatit.

Zaměstnavatel se zaměstnancem si nicméně mohou také předem písemně sjednat, že náhrada nákladů v souvislosti s výkonem práce na dálku zaměstnanci nepřísluší – což je změna oproti prvotním návrhům, které s náhradou nákladů počítaly plošně.

Jak může zaměstnanec o práci na dálku zažádat?

Obecně je práce na dálku ponechána na dohodě mezi zaměstnavatelem a zaměstnancem. Výjimkou jsou situace, ve kterých je možné práci na dálku zaměstnanci nařídit (např. na základě opatření orgánu veřejné moci, pokud to povaha vykonávané práce umožňuje a místo výkonu práce je způsobilé). U chráněných skupin zaměstnanců, jako jsou těhotné ženy, osoby pečující dítě do 9 let nebo jinou osobu závislou na jejich pomoci, je nově stanovena povinnost zaměstnavatele písemně odůvodnit případné zamítnutí žádosti o výkon práce na dálku, a to bez zbytečného odkladu.

Pokud by zaměstnanec nespadal do některé kategorie chráněných skupin zaměstnanců, zaměstnavatel nemá povinnost na žádost reagovat, resp. nemusí její případné zamítnutí písemně odůvodnit.

Jak pomůže SLONEEK?
Každá událost (absence i aktivity) ve Sloneekovi může v návaznosti na nastavení podléhat schválení.

Pokud se má práce dá z povahy věci vykonávat doma, a požádám zaměstnavatele o možnost ji odtud vykonávat, na jakém základě může mou žádost odmítnout? A na koho se zaměstnanec může obrátit, pokud mu důvody odmítnutí přijdou liché?

Zaměstnavatel má povinnost písemně odůvodnit případné zamítnutí žádosti o výkon práce na dálku v případě, že patříte do některé kategorie chráněných skupin zaměstnanců (např. těhotné ženy, osoby pečující dítě do 9 let). Pokud vaši žádost zaměstnavatel zamítne, musí ji písemně odůvodnit, ale je na zaměstnavateli, jak své rozhodnutí odůvodní. Zaměstnavatel však nemůže své rozhodnutí založit na diskriminačních důvodech (např. pohlaví, národnost). V takovém případě můžete podat podnět na Státní úřad inspekce práce nebo se obrátit na soud.

Jak pomůže SLONEEK?
Každá událost (Aktivita i absence) mají v sobě možnost komunikace s uživateli Sloneeka. Pro formálnější odmítání lze využít vytvoření dokumentu ze šablony a jeho odeslání konkrétním uživateli.

Pokud už firma částečnou práci z domova praktikuje (ať už na základě ústní domluvy se zaměstnanci, nebo vnitřním předpisem), bude nutné, aby u nově nastupujících zaměstnanců práci z domova ošetřila už písemně? Nebo bude možné na dálku pracovat na základě domluvy jako dosud? (A jak to bude v případě stávajících zaměstnanců? Budou muset uzavřít písemnou dohodu zpětně?)

Nová úprava stanoví povinnost pro zaměstnavatele ve lhůtě 1 měsíce od účinnosti, tedy do konce října 2023, uzavřít písemnou dohodu o výkonu práce na dálku, pokud taková smlouva se zaměstnancem pracujícím z domova nebyla dosud uzavřena. Tedy i v případech, že zaměstnanci doposud pracovali z domova na základě ústní domluvy nebo vnitřního předpisu, musí uzavřít novou dohodu o práci na dálku. U zaměstnanců nastupujících po 1. říjnu už by taková dohoda měla být součástí standardního smluvního balíčku.

Jak pomůže SLONEEK?
Samozřejmě pomůže opět díky modulu Dokumenty. Rychle a efektivně.

Novela by měla zpřístupnit také práci na dálku pro těhotné zaměstnankyně, rodiče, kteří pečují o dítě mladší devíti let, a zaměstnance, kteří se starají o osoby závislé na jejich péči. Ti mají právo žádat o výkon práce na dálku, zaměstnavatel jim však nemusí vyhovět. Na koho se mohou zaměstnanci obrátit, pokud jim bude zdůvodnění připadat irelevantní?

V těchto případech má zaměstnavatel povinnost se žádostí zabývat a pokud ji zamítne, musí ji písemně odůvodnit. Je ale na zaměstnavateli, jak své rozhodnutí odůvodní, avšak nemůže své rozhodnutí založit na diskriminačních důvodech (např. pohlaví, národnost). V takovém případě lze podat podnět na Státní úřad inspekce práce nebo se obrátit na soud.

Lidé pracující z domu budou moci dostávat od zaměstnavatele náhradu nákladů za plyn, elektřinu nebo vodu, které spotřebují během pracovní doby. Hodinovou částku, která by nepodléhala dani, stanoví Ministerstvo práce a sociálních věcí. Víme, o jakou částku se jedná? A kde bude uvedena? V důvodové zprávě k novele se uvádělo, že by částka mohla činit 2,80 koruny…

Novela dává zaměstnavateli a zaměstnanci na výběr, jak bude náhrada těchto nákladů probíhat. V zásadě jsou možné tři způsoby. Buď bude zaměstnanec pravidelně zaměstnavateli vykazovat, jaké náklady mu ve spojitosti s prací z domova vznikly, nebo mu bude zaměstnavatel platit paušální měsíční částku za veškeré jeho náklady, a to ve výši, kterou stanoví vyhláška Ministerstva práce a sociálních věcí. Výši této paušální náhrady si mohou zaměstnavatel se zaměstnancem smluvně ujednat i vyšší než paušál stanovený Ministerstvem práce a sociálních věcí, avšak tato možnost se týká pouze zaměstnavatelů v soukromém sektoru (tuto volbu tedy nemají tzv. nepodnikatelské subjekty jako je stát, samospráva nebo veřejné školy). Poslední variantou je, že se zaměstnanec může se zaměstnavatelem dohodnout, že náhrada nákladů zaměstnanci nepřísluší.

Ministerstvo práce a sociálních věcí v aktuální vyhlášce stanovilo paušální částku ve výši 4,60 Kč za započatou hodinu práce. Výše této částky bude revidována opět 1. ledna a pak každý rok. resp. v mimořádném termínu dojde-li ke změně nejméně o 20 % v porovnání s paušální částkou naposledy stanovenou vyhláškou.

Jak pomůže SLONEEK?
Jak jsme popsali výše, nejjednodušší cestou je využití modulu Aktivity a Timetracking. Transparentní záznam odvedené práce, schvalování žádostí o home office (i jeho délku) a s tím související výpočet náhrad.

ZMĚNY V ELEKTRONICKÉM DORUČOVÁNÍ DOKUMENTŮ

Na digitální dobu reaguje novela také v oblasti zasílání elektronické pošty. Výrazně se zjednoduší uzavírání některých dokumentů, např. pracovních smluv nebo i dohod o skončení pracovněprávních vztahů. Zaměstnavatelé tedy nyní mohou uzavírat pracovní smlouvy a jiné v zákoně uvedené dokumenty zjednodušenou formou v elektronické podobě a zaslat je na zaměstnancům na jejich e-mail. Musí se však jednat o soukromou e-mailovou adresu, nikoliv zaměstnancův pracovní email.

Velkým zjednodušením je také zrušení uznávaného elektronického podpisu pro případ doručování vyjmenovaných dokumentů, kvůli kterému se digitální smlouvy dosud využívaly zřídka. (Zrušení nutnosti uznávaného elektronického podpisu se netýká písemností doručovaných i nadále do vlastních rukou.)

Od elektronicky zaslaných dokumentů má pak zaměstnanec právo písemně odstoupit od okamžiku jejich uzavření, nejpozději však do 7 dnů ode dne jejich doručení.

Striktnější podmínky pro doručování – tedy doručení do vlastních rukou – se budou nadále týkat:

doručování výpovědi, okamžitého zrušení, zrušení ve zkušební době a dalších písemností týkajících se skončení pracovního poměru nebo právních vztahů založených dohodou o provedení práce nebo dohodou o pracovní činnosti (mimo dohodu o skončení pracovního poměru a DPP/ DPČ),
doručení odvolání z pracovního místa vedoucího zaměstnance nebo vzdání se tohoto místa,
mzdových a platových výměrů.

Jak pomůže SLONEEK?
Základ je využití našeho elektronického podpisu, který vyhovuje EU normativě eIDAS.

Pokud zaměstnanec nemá datovou schránku, může využít i svůj osobní e-mail?

Vedle datové schránky je umožněno doručovat i na e-mail zaměstnance, který však nesmí být v dispozici zaměstnavatele (tj. nemůže se jednat o e-mailovou adresu např. jméno.příjmení@názevspolečnosti.cz). V případě doručování dokumentů, které mají být doručeny do vlastních rukou musí zaměstnavatel nejdříve zaměstnance písemně informovat o podmínkách elektronického doručování, k čemuž zaměstnanec musí udělit písemný souhlas v samostatném prohlášení a poskytnout svou emailovou adresu. Svůj souhlas pak může zaměstnanec kdykoli opět písemně odvolat.

Nově již také nebude v případě doručování písemností do vlastních rukou e-mailem vyžadováno potvrzení o přijetí písemnosti zaměstnancem. V případě, že přijetí písemnosti zaměstnanec nepotvrdí, bude se považovat za doručenou 15. den od jejího odeslání.

Pokud firma elektronickou cestu nevyužívá, může si zaměstnanec nárokovat to, aby s ním elektronicky komunikovala?

Nemůže. Zaměstnavatel má právo za stanovených podmínek využít kterýkoliv ze stanových způsobů doručování.