Zákonné ukotvení home office a práce mimo pracoviště

Asi není příliš nutné vysvětlovat, co znamená pojem home office (méně často pak používaný výraz homeworking), který se v zaměstnanecké hantýrce velice rychle zabydlel. Podstatnou roli v tom dozajista sehrála i pandemie covidu, kdy se práce z domova stala nedílnou součástí mnoha pracovních pozic.

Dle průzkumu Hospodářské komory 93 % zaměstnavatelů umožňuje práci z domova. V detailu se můžeme podívat, jak často se remote work – v Česku běžně trochu nepřesně nazývaná home office, dle průzkumu na zaměstnancích, uplatňuje.

Práce na dálku je pro zaměstnance velkým benefitem:

Zdroj: Znalecký ústav bezpečnosti a ochrany zdraví

Zákonné ukotvení práce z domova home office

Ať už využíváte home office nárazově či převážně, je nutné dbát na právní aspekty, které vychází ze zákona č. 281/2023 Sb., který novelizoval zákoník práce.  Novela zavádí povinnost zaměstnavatele odůvodnit písemně svá rozhodnutí ohledně žádostí o práci na dálku podaných zaměstnanci s určitými zákonnými nároky. Pokud se tedy zaměstnavatel rozhodne tento benefit poskytnout, je vždy de lege iuris povinné uzavřít mezi zaměstnavatelem a zaměstnancem písemnou dohodu. Písemná dohoda je elementární zákonnou povinností.

Naproti tomu firemní směrnice o práci na dálku povinná není, nicméně ji ze své praxe vysoce doporučuji. Směrnice či instrukce může být jednoduchá, stručná.

Písemná dohoda o práci na dálku může být samostatná či může být součástí pracovní smlouvy. Obecně lze říct, že dochází ke zpřesnění pravidel pro rozvržení pracovní doby při práci na dálku. V dohodě by mělo být ujednáno:

• rozsah práce konané na dálku
• způsob komunikace mezi zaměstnancem a zaměstnavatelem
• způsob zadávání a kontroly práce
• určování rozvržení pracovní doby (ano, v tomto případě si zaměstnanec, pokud je tak sjednáno, může pracovní dobu rozvrhovat sám)
• způsob náhrady nákladů vzniklých při výkonu práce na dálku zaměstnavatelem
• zajištění a kontroly bezpečnosti a ochrany práce

Ve směrnici či v dohodě by za mě navíc mělo být uvedeno způsob ohlašování a šetření pracovních úrazů.

Nutné je také ošetřit možnost práce z ciziny. Typicky v letních měsících se často zaměstnanci domnívají, že pracovat z domova mohou odkudkoli. Opak je pravdou, i zde platí, že práci z ciziny musí schválit zaměstnavatel, jelikož on je ten, kdo na sebe přebírá veškerá rizika s tím spojená.

Ukončení práce z domova home office

Home office lze kdykoliv ukončit písemnou dohodou obou stran nebo výpovědí z jakéhokoli důvodu či bez udání důvodu s 15denní výpovědní dobou. Je však možné dohodnout i odlišnou dobu za předpokladu, že bude pro obě strany stejná. Návrh rovněž umožňuje, aby se strany dohodly, že závazek z dohody nemůže vypovědět ani jedna ze stran.

Úprava upřesňuje možnosti úhrady nákladů vzniklých zaměstnanci při výkonu práce na dálku. Kromě stávajícího způsobu prokazování skutečných nákladů je nově umožněna i úhrada paušální částky, která musí být stanovena v souladu s příslušnými právními předpisy. (Paušální částku stanovuje vyhláška Ministerstva práce a sociálních věcí, od 1.1. 2024 to je 4,50 Kč za každou započatou hodinu práce. Tato náhrada nepodléhá dani z příjmu.) Nutno uvést, že se nejedná o povinnost zaměstnavatele, záleží opět na domluvě, zda bude náhrady poskytovat. Pokud se tak dohodnete, je možné to mít ujednáno v pracovní smlouvě či vnitřním předpisem. Pokud by způsob nebyl sjednán, zaměstnanec má nárok na ty náhrady, jež zaměstnavateli prokáže.

Práce v zahraničí

Všichni známe poutavé fotografie z Instagramu, záběr na počítač, moře v pozadí, vedle orosená sklenka… s dovětkem práce šlechtí. Ale je to právně správně? Povolil vám to zaměstnavatel? Je třeba si uvědomit zákonné náležitosti, tedy, že místo výkonu práce na dálku musí být sjednáno.  Máte-li to sjednáno v dohodě o výkonu práce na dálku, poté je to v pořádku. 

Nezapomínejte totiž na to, že pokud budete práci vykonávat od moře či odjinud, než jste si se zaměstnavatelem ujednali, nesete také odpovědnost za případná rizika.

Nabízí se hned několik otázek v oblasti daňové, BOZP a ochrany dat. 

Je důležité si uvědomit, že pokud zaměstnanec stráví v zahraničí více než 183 dní ročně, může to mít pro společnost daňové důsledky v podobě vzniku „stálé provozovny“. Zaměstnanec je povinen si před nástupem na práci v zahraničí sjednat individuální pojištění, které pokrývá veškeré náklady na léčbu vzniklé během pracovní doby. Při organizaci zahraničních pracovních cest je klíčové dbát na bezpečnost zaměstnanců a minimalizovat potenciální rizika.

Zde je několik zásadních bodů, které je třeba mít na paměti:

Zdravotní pojištění:

• Platné pojištění: Před zahájením zahraniční pracovní cesty je nutné si ověřit, zda má zaměstnanec platné cestovní zdravotní pojištění, které pokrývá případná onemocnění nebo úrazy v zahraničí.
• Odpovědnost zaměstnavatele: V případě pracovního úrazu v zahraničí nese odpovědnost za zaměstnance zpravidla zaměstnavatel.
• Neschopenka: Je nutné si uvědomit, že neschopenku může vystavit pouze lékař v České republice. V případě onemocnění zaměstnance v zahraničí je tedy nutné řešit tuto situaci formou neplaceného volna nebo dovolené.

Výběr destinace:

• Rizikové destinace: Při výběru zemí, do kterých budou zaměstnanci vysláni, je třeba se vyhnout rizikovým destinacím, jako jsou oblasti zasažené ozbrojenými konflikty, přírodními katastrofami nebo země, které jsou na sankčních seznamech.
• Bezpečnostní situace: Pravidelně sledujte aktuální bezpečnostní situaci v dané zemi a informujte o ní zaměstnance.

Časové pásmo:

• Plánování: Při plánování pracovních úkolů a komunikace se zaměstnanci pracujícími v zahraničí je nutné brát v úvahu časové rozdíly
• Dostupnost: Zaměstnanci by měli být informováni o tom, kdy jsou pro ně dostupní kolegové v České republice a naopak.

Pracovní podmínky:

• Bezpečné prostředí: Zaměstnavatel by měl zajistit, aby zaměstnanci měli k dispozici bezpečné a ergonomické pracovní prostředí i při práci v zahraničí.
• Stabilní připojení: Spolehlivé internetové připojení je nezbytné pro efektivní práci. Doporučuje se využívat zabezpečená VPN připojení.

Prevence rizik:

• Školení: Zaměstnanci by měli být proškoleni o bezpečnosti práce v zahraničí, včetně prevence krádeží, podvodů a dalších bezpečnostních rizik.
• Kontaktní osoby: Určete kontaktní osoby, které budou zaměstnancům k dispozici v případě jakýchkoli problémů nebo nouzových situací.

Pracovní úraz zaměstnance v zahraničí

Pracovní úraz zaměstnance v zahraničí je pro zaměstnavatele rizikovým scénářem. Ztížené dokazování a komunikace s místními institucemi mohou výrazně komplikovat řešení takové situace. Vzhledem k tomu, že zahraniční lékař nemůže vystavit neschopenku platnou v České republice, je nutné předem stanovit postup v případě nemoci zaměstnance pracujícího na dálku.

S ohledem na bezpečnost zaměstnanců a zájmy společnosti je zakázáno vykonávat práci na dálku ve státech, které jsou zahrnuty na sankčních seznamech EU, ČR nebo NATO, nebo v zemích, kde aktuálně probíhá ozbrojený konflikt či hrozí jeho bezprostřední vypuknutí. Dále je zakázáno pracovat na dálku v oblastech, kam Ministerstvo zahraničních věcí nedoporučuje cestovat z důvodu vysokého bezpečnostního rizika jako například přírodních katastrof nebo jiných mimořádných událostí.

Nedílnou součástí by pak mělo být interní školení či návod jak na práci z domova, a to nejen v zahraniční, kdy by mělo být uvedeno, že se nejedná o dovolenou, ale že platí stejná pravidla jako při práci v kanceláři (dodržování BOZP, používání zabezpečeného prostředí, včasná reakce atd.).

Závěrem už jen zbývá sdělit, že ačkoli novela zákona přinesla některé výhody pro zaměstnance žádající o práci z domova, zejména pro těhotné ženy a pečující osoby o děti do 9 let, stále neexistuje automatický nárok na práci z domova. Zaměstnavatel může žádost zamítnout, pokud to vyžaduje povaha práce nebo pokud nemá zaměstnanec vhodné podmínky pro práci z domova. Své rozhodnutí musí zaměstnavatel však písemně zdůvodnit.

Práce z kavárny a její dopady na bezpečnost a ochranu osobních údajů

Flexibilita práce z kavárny a její úskalí

Trend práce na dálku a stále častější možnost konat práci z míst mimo tradiční kancelář, jako jsou kavárny, coworkingové prostory nebo dokonce domácí prostředí, přináší mnoho výhod, včetně zvýšené flexibility a produktivity zaměstnanců. Nicméně tento přístup s sebou nese i řadu výzev, které je nutné pečlivě zvážit, zejména z pohledu bezpečnosti a ochrany zdraví při práci (BOZP) a ochrany osobních údajů.

Rizika pro bezpečnost a zdraví při práci

• Nedostatečné pracovní podmínky: Práce z kavárny nebo jiných veřejných míst často znamená, že zaměstnanec nemá k dispozici ergonomicky správné vybavení, jako je kvalitní stůl a židle. Dlouhodobé setrvání v nevhodné pozici může vést k zdravotním problémům pohybového aparátu.
• Rušivé prostředí: Hluk, nedostatek soukromí a časté přerušování mohou negativně ovlivnit soustředění a produktivitu zaměstnance.
• Odpovědnost zaměstnavatele: I když zaměstnanec pracuje mimo pracoviště zaměstnavatele, ten stále nese odpovědnost za jeho bezpečnost a zdraví. V případě pracovního úrazu nebo nemoci z povolání, ke kterému dojde při práci z kavárny, může být zaměstnavatel odpovědný.

Ochrana osobních údajů při práci z veřejných míst

• Riziko úniku informací: Veřejné Wi-Fi sítě jsou náchylné k útokům a mohou být snadno zneužity k odposlechu komunikace a získání přístupu k citlivým datům.
• Ztráta zařízení: Ztráta nebo odcizení přenosného počítače nebo mobilního telefonu může mít za následek únik důvěrných informací zaměstnavatele.

Doporučení pro zaměstnavatele

Aby zaměstnavatelé mohli co nejlépe zabezpečit bezpečnost a ochranu zdraví svých zaměstnanců pracujících z kaváren nebo jiných veřejných míst, doporučuje se:

• Jasná dohoda o podmínkách práce na dálku: Zaměstnavatel by měl se zaměstnancem uzavřít písemnou dohodu, ve které budou jasně definovány podmínky práce na dálku, včetně požadavků na pracovní prostředí, místo výkonu práce a a používání IT vybavení.
• Poskytnutí potřebného vybavení: Pokud je to možné, měl by zaměstnavatel zaměstnanci poskytnout ergonomicky správné vybavení, které si může vzít s sebou na práci mimo kancelář.
• Školení zaměstnanců: Zaměstnanci by měli být pravidelně školeni v oblasti bezpečnosti práce a ochrany osobních údajů, zejména při práci s citlivými daty.
• Omezení přístupu k citlivým datům: Přístup zaměstnanců k citlivým datům by měl být omezen pouze na nezbytné minimum a měl by být chráněn vhodnými bezpečnostními opatřeními.
• Používání VPN: Při připojení k veřejným Wi-Fi sítím by zaměstnanci měli používat virtuální privátní síť (VPN), která zabezpečí jejich připojení a ochrání přenášená data.

Práce z kavárny může být pro zaměstnance atraktivní variantou, nicméně je důležité si uvědomit, že s sebou nese i určitá rizika. Zaměstnavatelé by měli věnovat dostatečnou pozornost bezpečnosti a ochraně zdraví svých zaměstnanců pracujících na dálku a zajistit, aby měli k dispozici vhodné podmínky pro výkon práce.

Závěr

Práce na dálku se stává novou normou, otevírá dveře k větší flexibilitě a rovnováze mezi pracovním a osobním životem. S rostoucí digitalizací a technologií se možnosti dálkové práce neustále rozšiřují, což přináší nové příležitosti nejen zaměstnancům, ale i společnostem. I když stále existují výzvy, jako je potřeba jasně stanovených hranic mezi prací a volným časem, je zřejmé, že práce na dálku je trendem, který bude nadále ovlivňovat svět práce.