Proč vaše firma potřebuje nástroj pro sledování absencí

Kvě 30, 2022 12 min čtení

Se správným nástrojem pro sledování absencí můžete své podnikání povýšit na zcela novou úroveň! Přečtěte si více.

Jako majiteli nebo manažerovi firmy, který lidem úkoly dává nebo je řídí, vám absence zaměstnanců pravděpodobně není neznámá.

Ať už se jedná o nemocenskou, dovolenou nebo jiné formy volna, měli byste vědět, jak efektivně zvládat nepřítomnost svých zaměstnanců.

I když bychom si přáli, aby to tak nebylo, někdy zaměstnanci zneužívají určitých situací a v době ohledně absencí nejednají fér. Ale není to jen tak.

Pro manažery a generální ředitele je velmi často důležité sledovat, kdy, jak často a proč si zaměstnanci berou volno. To má zajistit, aby pracoviště správně fungovalo, zaměstnanci se věnovali své práci a se všemi se zacházelo spravedlivě.

To vše lze provést pomocí sledování nepřítomnosti.

Co to je a proč to vaše firma okamžitě potřebuje? Zjistěte více v tomto článku.

V minulosti většina zaměstnavatelů a manažerů sledovala nepřítomnost zaměstnanců v papírové podobě, v poslední době pak pomocí listů Excel. Díky technologickému pokroku máme nyní možnost využít inteligentnější a modernější řešení – automatizovaný software pro sledování nepřítomnosti zaměstnanců.

Software pro sledování nepřítomnosti zaměstnanců je řešení, které pomáhá majitelům a manažerům podniků plánovat, schvalovat a sledovat absence zaměstnanců. Tyto nástroje nabízejí širokou škálu možností, jako jsou přehledy absencí, týmové kalendáře, měsíční zprávy a další.

Pokud chcete vědět, proč bude nástroj pro sledování nepřítomnosti, jako je tento, přínosem pro vaše podnikání, pokračujte ve čtení.

Proč pro své podnikání potřebujete nástroj pro sledování absencí

„Sledovače“ absencí používají podniky po celém světě k různým účelům. Ptáte se, které to jsou?

Níže uvedených 6 klíčových důvodů vysvětluje, proč se dnes vyplatí investovat do dobrého a spolehlivého nástroje pro sledování absencí.

Nikdy nevíte, kdy to budete potřebovat, nebo jak moc to může změnit vaše současné řízení pracoviště!

#1 Tracker absencí zrychluje procesy na pracovišti

Za prvé, není pochyb o tom, že nástroje a software pro správu pracoviště, jako jsou „sledovače“ absencí, urychlují procesy na pracovišti. Bez ohledu na to, jakou metodu aktuálně používáte ke kontrole toho, kdo a kdy si bere volno, garantujeme, že nástroje pro sledování absencí odvedou lepší a hlavně rychlejší práci.

Mezi jeho jedinečné funkce patří:

měsíční e-mailové reporty
přehledy týmového kalendáře
využití a přehledy zbývajících absencí
vlastní číselníky a nastavení schválení
rychlé a snadné schvalovací a zamítací procesy

To vše vám umožní ušetřit čas. Ve chvíli, kdy začnete používat nástroj pro docházku, se můžete rozloučit s hodinami namáhavé práce s papírem nebo v Excelu. Je tomu tak proto, že tyto nástroje jsou určeny k tomu, aby vám časově usnadňovaly práci a vy se tak mohli soustředit na hlavní obchodní úkoly.

#2 Tracker nepřítomnosti vám pomůže sledovat všechny svátky a volno

Další výhodou sledování nepřítomnosti a docházky zaměstnanců je, že vám umožní rychle získat přehled o tom, co se aktuálně děje na vašem pracovišti.

Potřebujete zkontrolovat, zda je Honza z marketingového oddělení příští týden k dispozici? Nebo možná potřebujete vědět, zda Báře z účetnictví již skončila dovolená?

K získání těchto údajů stačí jen několik kliknutí – a to odkudkoliv, stačí mít přístup k internetu. Opět vám to šetří čas a navíc jsou údaje uspořádané na jednom místě. Nebojte se, že byste při hledání tohoto typu informací museli procházet e-maily z předchozího měsíce – sledovače nepřítomnosti vás takových zdlouhavých úkolů ušetří.

#3 Celá firma má přístup k souhrnnému kalendáři dovolených

Zamyslete se nyní nad současným způsobem, jakým vám vaši zaměstnanci nebo podřízení oznamují, že si chtějí vzít volno. Volají? Posílají e-mail? Je proces rychlý a bezproblémový? Pravděpodobně ne.

Jak možná tušíte, je to proto, že řízení zaměstnanců a jejich nepřítomností vyžaduje poměrně dost úsilí.

Představte si, že vám po pracovní době volá zaměstnanec s žádostí o nouzové volno a vy se musíte podívat do přehledu firemních dovolených (které jste pravděpodobně nechali ve firmě). Výsledkem je, že se jim ozvete později, než by si přáli, nebo jim nebudete moci schválit nepřítomnost vůbec.

Pokud však používáte tracker absencí s kalendářem vhodným pro týmovou spolupráci, už se nikdy nebudete muset zatěžovat tím, abyste s sebou nosili listy absencí. Je to proto, že všechny důležité údaje jsou k dispozici všem v reálném čase.

#4 Nástroje pro sledování nepřítomnosti vám pomohou dodržovat zákony o dovolené v různých zemích a oblastech

Nyní se podívejme ve větším měřítku, například na mezinárodní společnosti. Pro ně je tato výhoda řešení pro sledování nepřítomnosti zaměstnanců zvláště výhodná.

Pokud jednáte s pracovníky z různých zemí, možná víte, že existují různé zákony o dovolené pro zaměstnance.

Jak se můžete ujistit, že je všechny znáte a neriskovat chyby při schvalování požadavků zaměstnanců? Odpovědí je samozřejmě nástroj pro sledování nepřítomnosti.

Díky těmto nástrojům se již nemusíte bát, že nevíte, jak dlouhé má být placené volno, že budete dělat chyby v přidělování volna a další problémy týkající se mezinárodních pracovišť. Spolehlivý systém lze nastavit tak, aby tyto věci dělal za vás.

#5 Můžete se vyhnout velkým soudním sporům a pokutám kvůli porušení zákona

S předchozím bodem úzce souvisí bod číslo 5: předcházení žalobám a pokutám.

Pokud nebudete dodržovat veškerá pravidla různých zemí, která jsme právě zmínili, může se stát, že nakonec porušíte zákon a dostanete pokutu. K tomu, abyste udělali chybu, nebo zapomněli na pár významných nařízení, stačí málo. Počítače a systémy se jen málokdy mýlí, není-liž pravda?

# 6 Snížení nákladů za nepřítomnost

V neposlední řadě dobrý nástroj pro sledování docházky také sníží počet zbytečných žádostí o nepřítomnost na vašem pracovišti. Čím transparentnější je sledování docházky, tím méně žádostí o volno uvidíte.

S přehledným týmovým kalendářem, stanovenými dny volna a přesnými přehledy se vyhnete porušování pravidel a nedorozuměním.

Transparentnost na pracovišti je důležitá pro zajištění toho, aby se každý cítil spravedlivě, a to včetně běžných zaměstnanců, managementu i majitelů firem. S dobrým nástrojem pro sledování docházky můžete v případě nepřítomnosti zaměstnance zavést tento typ transparentnosti i na vašem pracovišti.

Nyní, když jste se dozvěděli, co to je tracker absencí neboli „sledovač“ docházky, pravděpodobně uvažujete o jeho pořízení pro svoji společnost. Pokud je tomu tak, pak jste na správné adrese.

Dovolte nám představit vám Sloneek: systém řízení lidských zdrojů, který má pro vás to pravé řešení pro sledování docházky a nepřítomnosti.

Díky vysoce pokročilým funkcím pro všechny uživatele, včetně zaměstnanců, manažerů i administrátorů, je Sloneek vším, co byste mohli a měli vyžadovat od spolehlivého a důvěryhodného nástroje pro sledování nepřítomnosti na pracovišti.

Sloneek nabízí funkce jako:

náhled zbývajících absencí (dovolená, nemocenská atd.),
ukládání absencí přes webový a mobilní kalendář,
označování konkrétních uživatelů v komentářích, abyste je informovali o změnách,
rychlé schvalování všech čekajících absencí pomocí předdefinovaných šablon pro nejběžnější typy absencí,
generování reportů o všech událostech

Pokud vás nabídka zaujala, vyzkoušejte Sloneek! Po bezplatné 14-denní zkušební verzi rychle uvidíte, že se Sloneek stane nedílnou součástí vašeho managementu nepřítomnosti zaměstnanců.

Pokud jste byli na pochybách o sledování absencí na vašem pracovišti, doufáme, že jsme vás přesvědčili, abyste nástroj, jako je Sloneek, vyzkoušeli ještě dnes!

Často kladené otázky k sledování docházky

Jak může nástroj pro sledování absencí pomoci při řízení lidských zdrojů?

Náklady za absenci zaměstnanců jsou obrovské. Jen ve Spojených státech přicházejí podniky každý rok kvůli absencím o stovky miliard. A toto číslo se bude jen zvyšovat v poměru s tím, jak naše populace stárne a více lidí trpí chronickými nemocemi.

Tracker absencí vám může pomoci sledovat docházku vašich zaměstnanců a identifikovat vzory v jejich nepřítomnosti. Tyto informace vám mohou pomoci při rozhodování o plánování, počtu zaměstnanců a dokonce i o benefitech.

Pokud máte hodně zaměstnanců, může pro vás být nástroj pro sledování nepřítomnosti záchrano. Může vám pomoci identifikovat, kteří zaměstnanci chybí častěji než ostatní a proč.

Jaké jsou výhody používání nástroje pro sledování nepřítomnosti?

Používání nástroje pro sledování absencí má mnoho výhod, mimo jiné snížení absencí a nedochvilnosti, lepší komunikace mezi manažery a zaměstnanci, vyšší produktivita, lepší morálka, menší počet nehod a zranění, vyšší kvalita práce a větší spokojenost zákazníků.

Jaké podniky mohou těžit ze sledování nepřítomnosti?

Každý podnik s určitým počtem zaměstnanců může těžit ze sledování absencí. Největší výhody však přináší podnikům s velkým počtem zaměstnanců, směnných pracovníků nebo vzdálených pracovníků. Čím větší je vaše firma, tím složitější jsou vaše nároky na plánování. A sledovač nepřítomnosti vám může pomoci tyto nároky splnit.

Proč je nyní čas implementovat sledování nepřítomnosti?

Bez něj můžete pouze doufat, že zaměstnanci jsou poctiví ohledně svého volna a pracují tak, jak říkají. To může vést ke snížení produktivity a také k celkově negativní atmosféře v kanceláři. Sledování nepřítomnosti vám může pomoci zjistit, kde má vaše společnost problémy, abyste je mohli řešit přímo. Je zřejmé, že se tomu chcete vyhnout.

Nyní je čas implementovat do vašeho podnikání sledovač nepřítomnosti. Může vám ušetřit čas a peníze a pomůže vám efektivněji provozovat vaše podnikání.

Existují nějaké další způsoby, jak sledovat absence zaměstnanců?

Ano, existují i jiné způsoby, jak sledovat absence zaměstnanců. Můžete využít papírový systém nebo elektronické hodiny. Tyto metody však mají své nevýhody. Papírový systém se může snadno ztratit nebo poškodit a je těžké sledovat, kdo kdy pracuje. Elektronické hodiny mohou být zase drahé a obtížně se instalují. Software pro sledování absencí je nejlepší způsob, jak sledovat absence zaměstnanců. Je jednoduchý, přesný a snadno se používá.

Pokud společnost nesleduje absence zaměstnanců, jak může očekávat, že bude moci určit dopad nemocenské na její konečný výsledek?

To je skvělá otázka. Odpověď je taková, že nemůže. Bez nástroje pro sledování absencí nemá společnost žádný způsob, jak zjistit, kolik času zaměstnanci skutečně tráví mimo práci. To může vést ke ztrátě produktivity a zvýšeným nákladům. Nástroj pro sledování nepřítomnosti vám může pomoci vyhnout se těmto problémům tím, že vám poskytne informace, které potřebujete k informovanému rozhodování o své pracovní síle.

Jak pomáhá nástroj pro sledování absencí podnikům efektivněji řídit jejich pracovní sílu?

Mnoho podniků si neuvědomuje, kolik času a peněz kvůli absencím ztrácí. Tracker absencí vám může pomoci vidět vzorce nepřítomnosti zaměstnanců, takže můžete upravovat plánování, počet zaměstnanců a dokonce i výhody. Tyto informace vám mohou pomoci vést vaše podnikání efektivněji a ušetřit peníze.

Jaké jsou některé z největších problémů, kterým společnosti čelí s ohledem na sledování nepřítomnosti zaměstnanců?

Největšími problémy, kterým společnosti čelí ohledně sledování nepřítomnosti zaměstnanců, jsou přesnost a zadávání dat. Sledování nepřítomnosti vám může pomoci překonat tyto problémy tím, že vám poskytne přesné a aktuální informace. Tyto informace vám mohou pomoci činit informovaná rozhodnutí o své pracovní síle. Kromě toho může sledovač nepřítomnosti automatizovat zadávání dat, takže se o to nemusíte starat.

Měly by všechny podniky používat nástroj pro sledování nepřítomnosti?

S největší pravděpodobností ano! Jak jsme se přesvědčili, používání nástroje pro sledování nepřítomnosti má mnoho výhod. Každý podnik s určitým počtem zaměstnanců může těžit ze sledování absencí a čím dříve jej zavedete, tím lépe.