API: Jedna informace napříč platformami

API. Tři písmena, která dokáží mít výrazně větší dopad na kvalitu života každého HRisty, než je délka této zkratky. Dokonce v takové míře, že u digitalizace a práce s daty můžeme snadno rozlišovat „dobu předapiovou“ a dobu „postapiovou“.

Co je to API a proč je v HR důležité

Napřed v úvodu pro všechny, kteří zhruba ví, co API je, ale zatím neměli osobní čest. Stydět se rozhodně není za co.

API (zkratka pro Application Programming Interface) je zjednodušeně řečeno základní technické rozhraní pro aplikace (a v přeneseném významu i databáze, se kterými aplikace pracují). Umožňuje, aby aplikace jednoduše komunikovaly mezi sebou a dokázaly si sdílet data.

Zní to banálně a laik by předpokládal, že taková věc je běžná. Ale věřte, že není – v mnoha případech jsou data jedné aplikace nedobytná pro druhou.

A co API přináší v praxi pro HR? Třeba to, že pokud máte více aplikací, můžete je propojovat mezi sebou. Specializovaná aplikace na time management může dodávat data do HRIS platformy, ta zase může odebírat data z vaší databáze, kde máte informace o zaměstnancích. Nemusíte nic přepisovat ručně, hlídat relevanci dat, aktualizují se sama.

API je zároveň navrženo tak, aby jeho „zapojením“ netrávil programátor příliš času. Takže propojení aplikací nebo jejich databází mezi sebou vás nebude stát raketu. A hlavně – nebudete v HR trávit čas něčím tak neproduktivním, jako je kontrola, zda jsou ve vaší aplikaci a dvou excelovských tabulkách totožná data.

S čím byste svůj HRIS měli propojit

Jak už bylo řečeno výše – největším přínosem API pro vaši firmu bude to, že nebudete mít data na více místech a nebudete je muset ručně kontrolovat. Protože asi nebudeme přehánět konstatováním, že „podvojných tabulek“ a nutnosti manuální kontroly HR dat na různých místech jsou stále plné firmy – často i tam, kde byste to vůbec nečekali. A že to bolí, to jsme konstatovali už několikrát. Čas profesionála věnovaný této tupé agendě pak logicky chybí jinde.

Druhým přínosem, který HR oddělení teprve objevují, je využívání API pro mělké i hluboké analýzy. HRIS s jednoduchým API je totiž naprosto zásadní pro práci s people analytics v duchu bonmotu „co neměřím, to neřídím.“ Protože čím více dat dokážete do HRIS platformy dostat, tím preciznější vaše modely budou.

A samozřejmě to platí i obráceně – otevřená HRIS platforma může zase zásobovat daty jakékoli jiné firemní aplikace – plánování výkonu, prediktivní modely nebo třeba benefitní programy.

Kde vám může API pomoci

1) Integrace s profily uživatelů do kalendářů

Na první pohled naprostá drobnost, ale hned vám ukážeme, proč i na takových detailech záleží.

Představte si, že nemusíte zadávat lidem informace do kalendářů. Pokud ve své HRIS platformě naplánujete feedback meeting, automaticky se propíše jako akce přímo danému uživateli. A pokud používá kalendář, který pro změnu umožňuje sdílet jeho data (což většina největších platforem umí), pochopitelně je uvidíte přímo v HRIS jako takovém.

Lidem se bude automaticky ukazovat nepřítomnost, směny, schválená dovolená nebo to, jestli je daný člověk v práci nebo remote. Není to lepší než přepisovat informace o časových dispozicích hned na několika místech?

2) Propojení se Slackem nebo jinými platformami

„Nezapomeň vyplnit dovolenou“ nebo „Pozor, dnes asi nemáš vyplněné timesheety!“ – přesně tyto informace se mohou automaticky zasílat vašim kolegům do platforem, se kterými jsou zvyklí pracovat. Automatický messaging může vycházet z dat konkrétního uživatele, nejedná se tedy nutně o spam, který je zaslán univerzálně na všechny.

A stejným způsobem můžete vychytat prosbu o zpětnou vazbu, připomenutí celofiremního meetingu nebo třeba nové legislativní povinnosti, které je nutné doplnit. Místo toho, aby létal personalista, létají informace.

3) Akvizice talentů

Máte-li mimo svůj HRIS software ještě samostatnou ATS platformu, pak je jejich propojení prostřednictvím API naprostá nezbytnost. Kroků, které díky tomu můžete zautomatizovat a redukovat tak případné zbytečné chyby, je nespočet – počínaje automatickým vytvořením profilu kandidáta, pokud je najatý, konče sofistikovanými kroky, jako je například modelování potenciálních týmů a jejich kompetencí v rámci aktuálního poolu kandidátů.

4) Trackování času

Čas strávený na úkolu. Nejcennější komodita pro jakoukoli analytiku. Jak by bylo hezké, kdyby člověk jednou „zatrackoval“ čas a s informacemi mohly pracovat všechny platformy, které je potřebují… Díky API to tak může být. HRIS platforma může buď sama posílat informace o alokovaných a odpracovaných hodinách na jednotlivých úkolech anebo je sama přijímat z ostatních platforem.

Pokud nechcete tým time managementem příliš otrávit, může to být jedna z cest, jak jim situaci co nejvíce ulehčit a „debyrokratizovat“. Je totiž běžné, že různé pozice používají různé softwary s odlišnými požadavky. A pak musí čas na nich trackovaný zanášet podvojně ještě do své HRIS platformy.

5) Napojení na účetní systémy

Chcete, aby vás CFO miloval a HR oddělení pro něj bylo tím největším spojencem? Pak mu ukažte, jakým způsobem umí vaše HRIS platforma předávat data o zaměstnancích do účetního softwaru.

Mzdová agenda se ostatně digitalizuje všude po světě a je to nádherný příklad podvojně vedených dat. Dříve nebo později tuto otázku budete muset tak jako tak otevřít, takže proč se nepřipravit, než se z toho stane samozřejmost?

HRIS systém může pohodlně dodat podklady pro mzdové účetnictví, informace o služebních cestách, benefitech, ale také rodinném stavu a uplatňovaných daních.

6) Vizualizace dat

Už jsme to nakousli v úvodu. Ale zopakujme si to – data jsou základem pro jakékoli měření. A pokud chcete být hodní na ty, co s nimi pracují, pak by mělo platit, že mluvíme o „přehledně prezentovaných datech“.

Pro HR oddělení existují v podstatě dvě možnosti, jak si svá data promítnout do srozumitelných kontextů. Buď mají tak dobrou HRIS platformu, že to řada z nich to považuje za samozřejmost (anebo deklaruje, že se v této oblasti bude rozvíjet), anebo lze data posílat skrze API „ven“ třeba do Power BI, Tableau, Lookeru či jiné platformy.

Pokud vás tedy datový analytik, CEO nebo CFO poprosí o dodání dat právě pro jejich vizualizaci, zpozorněte. Bude-li jim to „stačit v excelu“, strkáte hlavu do oprátky. V takový moment vykřikněte, že „bez API to nemá cenu“.

7) Jednotné bezpečné přihlášení

Opět drobnost, ale potěší. Spočítejte si, kolik loginů musíte u nejrůznějších aplikací využívat. Nebylo by fajn umět je spojit do jednoho? Hlavně pro firmy, které nepoužívají Microsoft 365 nebo Google to může být věc, která ušetří spoustu času a trápení. O bezpečnosti nemluvě.

Zjistěte v této oblasti možnosti – standardem na trhu je například bezpečný login OKTA.

8) Administrace benefitů

Mít jasný přehled o možnostech čerpání benefitů pro jednotlivé skupiny zaměstnanců a ideálně předávat data o jejich využívání do účetních platforem. I v tomto ohledu může integrace nejen ušetřit čas, ale také zabránit chybám.

Využíváte-li navíc samostatnou benefitní platformu, pak je propojení s HRIS přes API v podstatě nutnost.

9) Whistleblowing

Whistleblowing si našel velice rychle cestu i do firem, kde na něj zatím neplatí zákonná povinnost. A kdo ho dělá dobře, tomu už se dostavují první pozitivní výsledky – větší důvěra ve firmě, ale často také rychlé odstranění toxických elementů.

API může pomoci hned v několika případech – zaprvé může párovat „služby“ jednotlivých pověřených osob podle pracovní doby, dovolených a pracovat s elementy zástupu. Za druhé umožní vyřešit jednu z největších komplikací. Whistleblowingové kanály nezřídka spontánně fungují také jako cesty k nahlašování méně závažných podnětů nebo třeba jen ke sběru podnětů, návrhů a doporučení ze strany zaměstnanců. Tyto typy podnětů umožňuje API přesměrovat právě například do HRIS platformy.

10) Chytrá komunikace

Feedbacky, issue management, důležitá oznámení. Ale také minireferenda nebo ankety či komunitní aktivity, jako je domlouvání spolujízdy nebo firemní swapy. A samozřejmě plné vyhodnocení dopadu zasílaných zpráv. Chytrá komunikace je na vzestupu a bude hrát stále důležitější roli.

Propojením platforem, jako je například Munipolis nebo Jobka, s vaší HRIS platformou dáte datům důležitou nadstavbu – propojíte databáze kontaktů, doplníte sociodemografické profily a získáte lepší přehled o aktivizaci vašich lidí. A synergie najdete také ve výsledcích zpětnovazební komunikace nebo v rámci pravidelných feedbacků.

Svět API se mění – dodavatele můžete ovlivnit i vy

Co říci závěrem? Nepodceňujte sílu integrace. Spojte si ji nejen s ušetřeným trápením, časem i náklady, ale také prevencí velkých průšvihů, které mohou vznikat pouhopouhou lidskou chybou a tím, že „někdo nezaktualizoval data“. Přece nechcete, aby součástí onboardingu nového kolegy do vašeho HR oddělení byl na věky věků seznam softwarů, u kterých je nutné data mezi sebou ručně porovnávat.

A přidám ještě důležitou radu na konec.

Jaké integrace bude váš HRIS mít, můžete ovlivnit i vy. Je zlatým pravidlem, že kde je poptávka, tam vznikne i snaha provozovatele vyjít vstříc. Alespoň my to tak ve Sloneekovi děláme. Rozhodně se tedy nebojte dát nám vědět, pokud byste nějakou integraci ocenili.