Prázdniny? Ideální čas na start „hybridu 2.0“

Vezměte si tužku a nakreslete následující křivku. Napřed vodorovnou, pak postupně parabolicky se zvedající k vrcholu. A následně stejně strmě padající až ke spodnímu okraji papíru, aby se zase zvedla a pokračovala vodorovně o trochu výš, než byl první tah. Říká se tomu hypová křivka a znázorňuje životní cyklus trendů.

Na tom nejvyšším vrcholu je trend všude. Každý o něm mluví, každý ho zkouší, všichni se tváří, jak je zásadní. Když se na svou křivku podíváte, víte, co následuje. Sešup a zapomnění. A teprve pak zocelení trendu a jeho skutečná, a hlavně užitečná implementace do praxe. Účinná a efektivní.

Makat pár dnů z domova a pár z kanceláře a jinak vše při starém…

Proč takto složité cvičení? Kvůli tomu, abyste si uvědomili, že hybridní mód práce – tedy kombinace pobytu v kanceláři, je trend jako každý jiný. A tak jako každý potřebuje zásadní revizi, aby začal být opravdu funkční.

Spousta firem už hybridní model vyzkoušela, ale výsledky často nebyly tak skvělé, jak si představovaly. A je to logické. Hybridní model totiž neznamená, že lidem povolíte být v pátky doma anebo najedete na model 3:2. Opatření musí být mnohem komplexnější. A to už zvládla málokterá firma. A i proto teď začínáme slyšet, že „hybrid nefunguje a kdyby lidé netlačili, radši bychom je měli v kanceláři“.

V čem jsou nejčastější problémy?

Nevyhodnocování dopadů: Mnoho společností nesbírá dostatek dat, aby mohly skutečně vyhodnotit, jak hybridní práce funguje.

Nízká flexibilita: Některé firmy se nedokážou přizpůsobit specifickým potřebám svých zaměstnanců nebo trhu. Takže hybrid je v podstatě model, který nevyhovuje nikomu.

Nedotažení navazujících kroků: Implementace hybridního modelu vyžaduje důkladné zásahy do kultury i managementu. A k tomu velká část firem vůbec nedozrála.

Nízké zapojení vedení: „Nepřekážím, ale nesouhlasím“ je pozice, která toho brzdí víc, než byste čekali.

Nedostatek dat pro kvalifikované plánování: Jen z hlavy mě napadá 12 hlavních způsobů, jak se dá hybridní mód uchopit. Který je ten váš? Bez dat to nezjistíte.

Hybrid 2.0

Ještě jednou se mrkněte na tu namalovanou křivku a rozhodněte se. Buď si užijete vystřízlivění a sešup (no dobře, nebude tak strmý jako na papíře) a pocit, že velká část vašeho úsilí, se kterým jste hybridní mód prosazovali, přijde vniveč. Anebo budete chytří a posunete se do pravé části papíru, kde už je situace stabilizovaná.

Tam totiž sídlí vyzrálý trend, kterému se říká „hybrid 2.0“. V čem se liší od jedničky? Především tím, že dokáže být dobrým win-win modelem. Bude vyhovovat zaměstnancům, bude vyhovovat firmě. Poroste při něm efektivita. Budete víc konkurenceschopní. A bude mít podporu vedení.

Prostě:

• Větší respekt k potřebám zaměstnanců: Flexibilita a individualizace pracovních režimů, které vychází z přirozených potřeb na dobře odvedenou práci.
• Lepší kontrola a efektivita: Použití pokročilých nástrojů pro sledování výkonu a spokojenosti zaměstnanců, ale také efektivity jejich práce.
• Jasná pravidla a očekávání: Transparentní komunikace a jasné nastavení očekávání od samého začátku. To vše provázané s firemní kulturou.

V čem se tedy bude nejvíc odlišovat?

• Upečete ho společně. Lidé budou mít pocit, že to je jejich model.
• Každý „favor“ vašim lidem bude vyvážen „favorem“ lidí směrem k firmě. Rovnováha musí být a vytváří důležitou přidanou hodnotu pro obě strany.
• Budete ho pravidelně aktualizovat. To, co platilo před půl rokem, nemusí platit teď.
• Dokážete měřit jeho smysluplnost. Každý výkyv, který ucítí vaše intuice, zaznamenají i data.
• Aktualizujete kolem něho firemní kulturu. A ne naopak.
• Nebudete se bát říct některým lidem „ne“, pokud zbytek říká „ano“. Ucítíte, že váš nový model táhne více než ten starý.
• Vysvětlujte, dokud nebude ve firmě shoda. Pokud jste nepodcenili bod 1, velice rychle budete mít dojem, že vše funguje ke spokojenosti lidí i managementu.

Prázdniny jako dobré období pro experiment

Proč toto téma přinášíme právě teď? Prázdniny jsou totiž ideální čas na testování nových pracovních režimů – psali jsme o tom už loni. Léto je fajn tréninkové období, protože nabízí:

• Méně pracovního zatížení: Letní měsíce jsou často klidnější, což umožňuje snadnější implementaci změn.
• Flexibilnější pracovní dobu: Mnoho zaměstnanců má během prázdnin flexibilnější rozvrh, což usnadňuje experimentování s novými modely. Legitimizujete tím do jisté míry to, co by se v praxi dostalo zbytečně do „šedé zóny“. Ostatně proč z toho neudělat každoroční pravidlo?
• Více času na vyhodnocení výsledků: S nižším pracovním tlakem je více prostoru pro sledování a analýzu výsledků. A mohou být i příjemnější.

Navnadili jsme vás a rozhodli jste se léto k testům vašeho hybridu 2.0? Skvělé. Ale kde začít?

1) Znovu na začátek. Stanovte jasné cíle a očekávání napříč managementem

• Ujistěte se, že všichni ve firmě vědí, co přesně hybridní práce znamená a jaké jsou její cíle. To může zahrnovat zlepšení produktivity, zvýšení spokojenosti zaměstnanců nebo snížení nákladů na provoz kanceláře.
• Ujasněte si, že v hybridním módu všichni vidíte přínos (nebo alespoň nevyhnutelnost) a nebudete si vzájemně házet klacky pod nohy.

 

Graf – Hlavní problémy hybridní formy spolupráce, průzkum Sloneeka 2023

Z průzkumu Sloneeka vyplynulo, že výhody hybridní formy práce jsou často spojovány s benefity pro zaměstnance. Přímý vliv na nastavení HR strategie a procesů není firmami zatím výrazně akcentován.

2) Kritické zhodnocení dosavadních pravidel

• Zaměřte se na vyhodnocení toho, jak to děláte dnes. Opět zapojte manažery jednotlivých oddělení, ale také jednotlivé členy týmu. Doporučujeme kombinovat dotazníkové šetření se sběrem kvalitativních vstupů ve formě diskuzí.
• Sbírejte informace o tom, co funguje, ale také co nefunguje. Rozdělte jednotlivé vstupy podle kategorií na ty soft (většinou je seberete od členů týmu, jsou „pocitové“) a na ty hard (ty vám většinou dodá management).

Nejčastěji řešené otázky v souvislosti s „hybridem“ jsou „definování a respektování pravidel“ (37 %), komunikace (19 %), vybavení kanceláří i HO (12,5 %).

3) Vrhněte se na data

• Dělali jste někdy analýzu „před hybridem“ a „za hybridu“? Ne? Nejvyšší čas se jí věnovat.
• Pokud data nemáte (což bude pravděpodobnější), vytvořte si novou datovou sadu, která bude efektivitu hybridního módu mapovat. Věnujeme se jim níže v samostatné kapitole.

Pouze 51 % firem sbírá a pravidelně vyhodnocuje data o výkonu. A podobně je tomu i u zpětné vazby. Z firem, které deklarují pravidelnou zpětnou vazbu, ji pouze polovina skutečně měří, respektive sleduje.

4) Vyberte správné nástroje a technologie

• Pro úspěšný hybridní model je klíčové mít k dispozici správné nástroje. To zahrnuje revizi všech platforem, ve kterých fungujete. Software pro videokonference, nástroje pro správu projektů a systémy pro sledování produktivity. Opravdu máte ty, které vyhovují všem a umí je používat?
• Samostatnou kapitolu je HRIS platforma, která musí mít hybrid v krvi tak jako my ve Sloneekovi.

Podle průzkumu Sloneeka i přes velké procento firem využívajících (řekněme kompletní) digitalizaci HR skrze regulérní HR systém, je pořád ¼ těch, které systém nemají žádný, nebo využívají Excel, případně v kombinaci s ATS systémem. Z tohoto počtu je pak 60 % firem s velikostí 50+!

5) Komunikujte otevřeně a pravidelně

• Pravidelná komunikace společného postupu je pro úspěšný hybridní model klíčová. A to v detailu, který bude mapovat spíš jednotlivé týdny než měsíce.
• Nastavte si přes prázdniny několik touchpointů, kde se bude moci tým ke změnám vyjádřit a kdy budete – nenásilným a přirozeným způsobem – sbírat zpětnou vazbu.

K hlavním společným jmenovatelům problémů se zaváděním hybridních modelů práce patří náročná komunikace (24 %) a zhoršení mezilidských vazeb (20 %), koordinace (9 %), což s sebou nese především rizika v podobě nižší produktivity.

Co tedy dělat „nově“?

První krok: především ověřovat hypotézy, které si vytvoříte na základě průzkumu. Vyšlo vám, že by lidé uvítali více volnosti a možnost vybírat si dny, kdy budou doma? Můžete si dát jako jeden z cílů ověřit, jaký dopad to bude mít na produktivitu nebo morálku.

Stěžovali si na přílišnou kontrolu – například formální trackování jejich aktivního času u počítače a nutnost dodržovat přesnou pracovní dobu? Zkuste společně popsat, proč toto pravidlo platí a jak by šlo nastavit jinak.

Zkuste lidem vyjít vstříc. Ale dávejte jasná pravidla. Chcete víc svobody? Musíme přidat víc analytiky. Nastavte tedy nová pravidla v kontrole efektivity a ideálně zapojte sebereflexivní vyhodnocování.

Chcete víc volnosti a samostatnosti? O to víc je třeba přidat začlenění do firemní kultury a – mimo jiné – například rozvíjení firemních projektů nad rámec běžných povinností.

Abyste mohli hypotézy ověřovat, potřebujete začít pracovat s dlouhodobým výzkumem nebo alespoň daty s dostatečnou rozlišovací schopností. Fungujete po sprintech? Pak by bylo fajn doměřovat úspěšnost každého z nich, aby se mohla poměřit s dobou zavedení změn. Reportujete a fakturujete po měsících? Pak si nastavte frekvenci právě podle toho.

A o tato data se vždy podělte s týmy, aby chápaly kontext vašeho počínání.

A jaké metriky tedy nově zařadit? Kromě těch běžných, jako je měření spokojenosti, rychlosti plnění úkolů, množství předělávek byste měli do svého repertoáru zařadit tyto:

Tempo adaptace

Jednou z klíčových metrik pro úspěšné zavedení hybridního modelu 2.0 je tempo adaptace zaměstnanců na nová pravidla. Tato metrika sleduje, jak rychle a efektivně se zaměstnanci přizpůsobují novým pracovním podmínkám, procesům a technologiím. Sledování této metriky umožňuje identifikovat oblasti, kde je třeba poskytnout další podporu a školení, aby se zajistily hladké přechody a minimalizovaly výpadky ve výkonu.

Úroveň time managementu

Měřit čas strávený na úkolu, to je jedna věc. Ale schopnost dobře odhadnout, kolik času bude na úkol potřeba, a ten pak dodržet, to je věc druhá. Produktivita řízení času hodnotí, jak lidé využívají svůj čas. Její sledování je ostatně pro hybridní mód zásadní – právě z kolapsu time managementu pramení většina obav vedení a jedná se často o hlavní důvod, proč se nad hybridním módem zlomí hůl. Nastavení „časové alokace“ je něco, co většina firem nemá pevně zakořeněné v kultuře, a souvisí s tím ostatně také identifikace typu práce.

Workload fit

Jednou z klíčových výhod hybridu by mělo být, že kombinuje pracovní prostředí podle typu pracovní činnosti. Pokud se člověk potřebuje soustředit a věnovat hluboké práci, často to lépe zvládne doma než v hlučném týmu. A naopak – kreativní činnosti možná půjdou lépe ve chvíli, kdy je možné opřít se o názory a vědomosti kolegů.

A stejně tak platí, že pokud hybridní mód z této výhody dělá nevýhodu, jeho efektivita pochopitelně klesá.

Pokud dokážete plánovat hodiny na zakázkách či projektech, dokážete také plánovat jejich charakter. Díky tomu doměříte efektivitu hybridu 2.0 podle parametru „workload fit“ – tedy zda v kanceláři anebo naopak remote dělají lidé práci, která charakterem více odpovídá tomuto prostředí.

Čerpání potenciálu

Další zásadní metrikou je takzvané „čerpání potenciálu“. Pokud pracujete s kompetenčními modely, měli byste umět doměřovat, jak rychle se po jednotlivých skillech kolegové posouvají. A zajistit, aby váš model práce vedl k rychlejšímu posunu. Rozdíly v posunu mezi konkrétními obdobími se nazývají „čerpání potenciálu“. A jasně vám ukazují, jestli kolegové – kromě toho, jak efektivně na úkolech pracují – kvůli hybridu „nezakrňují“ v ostatních oblastech.

Mentions

Moje oblíbená metrika, která vychází z jednoduché úvahy: O čem se mluví, o tom se přemýšlí. Jednoduše si každý týden zjistěte z firemních komunikačních kanálů, kolikrát tým spontánně zmiňoval změny, které ve firmě zavádíte. Pokud chcete být precizní, doměřujte také tonalitu zmínek.

To, jak moc se skloňují vaše opatření nebo se ujalo vaše interní názvosloví, totiž vypoví o reálné akceptaci novinek ve vašem týmu.

Závěr

Prázdniny jsou skvělou příležitostí pro experimentování a hledání vašeho „hybridního zenu“. S jasnou strategií, správnými nástroji a ochotou adaptovat se můžete vytvořit efektivní a flexibilní pracovní prostředí, které přinese to nejlepší jak pro firmu, tak pro její zaměstnance. Pokud si na konec srpna naplánujete pečlivé vyhodnocení vašeho experimentu, věřte, že se za dva měsíce o vaší firmě naučíte víc než třeba za celý rok. A na nové výzvy, které přinese podzimní pracovní sezóna, budete skvěle připraveni.