Jak na HR audit

Každá společnost, která má personální oddělení nebo o něm uvažuje, musí vědět, jaké by měly být jeho hlavní role a funkce, co má HR ve společnosti představovat a jakých úkolů má dosáhnout. Také je důležité uvědomit si, jaká oddělení HR procesy zasahují.

Obecně činnost HR oddělení musí stínovat cíle, vize a mise společnosti a musí být jasno, kam se společně chceme dostat.

HR by nemělo fungovat bez podpory vedení, nejužšího managementu. Často se však stává, že zástupci personálního oddělení nejenže nejsou členy Executive Boardu, ale mnohdy nemají ani spolurozhodovací pravomoc nad budgetem či zaváděním nových procesů.

V tomto okamžiku mají ale možnost doložit vedení podklady, na základě kterých zdokumentují činnost HR oddělení a potřebu případných investic, ať už finančních či personálních. Jedna z metod, která nám pomůže odhalit aktuální stav ve společnosti, v jednotlivých odděleních či mezi jednotlivými pracovníky, je metoda HR auditu.

Kdy tedy uvažovat o HR auditu?

• Něco nefunguje a nevíte co.
• V některých odděleních vám vázne spolupráce. 
• Dře to, i když máte popsány procesy. 
• Lidé mají pocit, že jsou přetížení.
• Peníze vašim pracovníkům nevyhovují.
• Máte víc TH pracovníků než ve výrobě.
• Neustále obsazujete ty stejné pozice.
• Nemůžete najít ty správné zaměstnance.
• Zvyšuje se vám výroba či poptávka po zboží a službách a chcete vědět, že jste připraveni.
• Hrozí vám pokuta od kontrolního orgánu.
• Zvýšila se vám fluktuace.
• Odchází vám klíčový zaměstnanec HR.
• Nemáte správně x vůbec nastavené KPI.

 

Znáte ten pocit, že ve vaší společnosti něco nefunguje a nevíte co? Že v některých odděleních vám vázne spolupráce, i když máte popsány procesy?  Lidé mají pocit, že jsou přetížení, peníze jim nevyhovují? Toto je přesně moment, kdy je na čase provést audit.

Na otázku, v jakých případech si HR audit objednat či ho realizovat, je tedy jednoduchá odpověď – k HR auditu je důvod vždy, ať už HR oddělení máme, či nikoliv. Důvodem je už to, že máme společnost, ve které pracují zaměstnanci. Či jsme společnost, která má vizi. HR audit nám totiž pomůže odhalit, jak pomocí HR procesů a systémů dosáhneme jejího naplnění.

Základní rozdělení tedy můžeme zvážit jako:

• HR audit, který reflektuje stávající procesy, procesní vztahy, za účelem vytvoření personálního oddělení.
• HR audit, který hodnotí a evaluuje stávající činnosti, aktivity, schopnosti a znalosti zaměstnanců HR a propojení HR procesů s procesy jiných oddělení.

Obecně však zvažte audit, pokud chcete:

• ušetřit čas,
• ušetřit peníze,
• zefektivnit lidské zdroje,
• odhalit kritická místa/gapy,
• budovat,
• zavádět,
• rušit.

Proč to děláme?

U jakéhokoliv HR auditu vždy dosáhnete monetárního efektu. Je to jako v životě, když si děláte revizi aktivit, činností či osobního budgetu. Vždy najdete možnost, způsob jak zefektivnit to, jak žijete, zrychlit, co děláte, nebo změnit zaběhnuté návyky, aby se ušetřily finance či čas.

A tak je to i s firemním auditem. Máme různé okruhy, které můžeme zkoumat – hodnotit, pozorovat či auditovat. Z mé zkušenosti se nejčastěji provádí tyto typy auditů:

• HR procesy,
• vzdělávací aktivity,
• HR náklady a budget,
• kompetenční modely,
• pracovní pozice,
• nadřízenost x podřízenost,
• odborná a profesní způsobilost.

Jak se to dělá? Formy auditu

Musím se umět rozhodnout, jaká forma auditu je nejpřijatelnější. Pokud mám ve společnosti kupř. procesní oddělení či oddělení kvality, které je vytrénováno např. na procesy ISO, věřím, že si poté může společnost zvážit udělat audit i sama.

V tomto případě se jedná o audit interní.

Pokud ale chcete mít jistotu, že váš audit bude proveden rychle, efektivně, osobou, která je nestranná a nezatížená firemní kulturou, navíc někým, kdo bude mít čas se čistě věnovat jen vám a vašim požadavkům, zvolte poté audit externí.

U externího auditu musíte nejdříve zvážit nejen samotnou společnost, její certifikace, ale doporučuji se na začátku hlavně zaměřit na osobu auditora. HR audit prováděný někým, kdo se sice živí jako auditor, ale nemá praktickou a reálnou HR zkušenost, je drahá legrace, která vám nikdy nemůže přinést kýžený výsledek.

Ptejte se po referencích, po projektech, které má společnost za sebou, a zaměřte se na úspory či na konkrétní výsledky v konkrétních situacích.

Jak hluboko chcete jít?

Chcete se jen informovat, zda jsou oddělení v souladu s firemní strategií? Zda zaměstnanci dobře pochopili nové směrnice? Že máte jasně nastavené popisy práce? Nezatěžujte se detailním auditem. V tomto případě stačí udělat rychlý a efektivní průzkum, který se pohybuje na povrchu a nemusí jít přímo do hloubky.

Máte naopak chuť vytvořit nové oddělení, zavést změnu odměňování, propouštět, spouštět nový produkt? V tomto případě hodnoťte „na dřeň“. Jakákoliv hloubková analýza vám pomůže se dostat k jádru příčiny či řešení detailu, který vám zcela jistě pomůže ve vaší firemní strategii.

Hloubková analýza se dá jasně definovat jako: Objektivní a systematické zjišťování aktuálního stavu a nalezení kořenové příčiny problému. 

Jak začít?

Už jste se rozhodli, že si audit uděláte. Tady je pár rad:

• Potřebujete audit? Stanovte si cíl, kterého chcete dosáhnout.
• Vytvořte si checklist a postupujte podle něj.
• Určete odpovědnou osobu, pokud je audit externí, určete interního projektového managera.
• Stanovte si časový rámec a dodržujte ho.
• Komunikujte výsledky.
• Stanovte nápravná opatření a časový harmonogram.
• Určete projektového managera řízení opatření navazujících na audit.

 

• Domluvte se na formě, kterou chcete audit provádět:

Obr.1.

CASE STUDY

Revize pracovních pozic, mzdového ohodnocení a vytvoření mzdové mapy.

Pokud si metodu HR auditu budete chtít vyzkoušet na metodě mzdového ohodnocení a revizi pracovních pozic, nabízím vám jednoduchý návod. V tomto konkrétním případě se na mne obrátila společnost, která měla více než 230 zaměstnanců, ale 87 pracovních pozic. Cílem bylo sjednotit terminologii, zavést mzdovou mapu a navázat pozice na CZ ISCO.

Krok I. Posbírejte data!

Základem každého auditu či hodnocení aktuálního stavu je sběr zdrojových dat. Doporučuji si stáhnout tzv. Masterfile, který bude obsahovat informace všeho druhu, i ty, které se na první pohled budou zdát jako nepotřebné:

• nákladové středisko,
• datum nástupu,
• mzda,
• pracovní pozice,
• pracovní úsek,
• nadřízený, podřízený,
• výše odměn a příplatků,
• předchozí pozice…atd.

Krok II. Zkontrolujte data!

Zde platí jednoznačně to, že než začnete se souborem pracovat, zkontrolujte namátkově, že data, která soubor obsahuje, jsou správně – pokud pracujete v roli externisty, formou namátkové kontroly a spolupráce s projektovým managerem ověřte nahodile informace ze souboru – eliminuje vám to později spoustu nepříjemností.

Krok III. Začněte správně!

Aby mohlo proběhnout správné začlenění pozic do mzdové mapy, je třeba si nejprve definovat pracovní pozice – budete pravděpodobně potřebovat nahlédnout do popisů práce, aby bylo jasné, co která pozice představuje, a do popisu pracovního místa.

V tomto případě došlo ke zjednodušení 87 pracovních pozic na finálních 32. (V tomto případě kupř. bylo 13 pozic různých asistentek). Pokud je někdo asistentka managera či asistentka výroby, je to pořád podpůrná pozice, kterou můžete zařadit pod název asistentka.

Nenechte se zatáhnout do detailů, myslete logicky a jednoduše.

Obr. 2

Krok IV. Postupujte logicky!

Už víme, jaké máme ve společnosti pozice, teď si je rozřaďme do tercilů (nejnižší mzda, medián, nejvyšší mzda):

Obr. 3

Krok V.  Nevymýšlejte vymyšlené

Pokud jste již ve fázi, že máte udělaný přehled odměňování, navržené nové pozice, nechejte se inspirovat tím, co je nejjednodušší.

http://www.cz-isco.cz/ a https://nsp.cz/ vám pomůžou nastavit pozice dle správného kódu a správného mzdového tarifu. Můžete také pro inspiraci použít www.ispv.cz.

Moje rada, nezapomínejte na zaručenou a minimální mzdu.

Obr. 4

Krok VI.  Mzdová mapa

Mzdová mapa je efektivním nástrojem, jak na první dobrou správně zařadit pozice do mzdového tarifu pro stávající zaměstnance a nové nástupy. V případě prvního vytvoření mzdové mapy nám zároveň ukazuje, kde máme pracovníky podhodnoceny a kde je naopak problém opačný. Je to také dobrý vyjednávací nástroj pro management, kdy na základě jasně daných pravidel můžete argumentovat bez emocí, když je potřeba se zaměřit na zlepšení aktuálního stavu.

Tento konkrétní audit trval téměř 3 týdny a zapojili se do něj celkem 4 pracovníci. Nicméně tato společnost má již napořád nastaven proces správného zařazení do mzdových tarifů. Jedinou povinností je poté hlídat si minimální a zaručenou mzdu. Součástí auditu byla také revize pracovních pozic a popisů práce, kdy ke každé pracovní pozici byl přiřazen kód CZ ISCO.

Pár rad a zamyšlení na závěr

• Vždy si definujte cíl, kterého chcete auditem dosáhnout.
• Chce to celý management? Pokud ne, nedělejte to…udělejte si svůj malý audit HR.
• Jste připraveni jako společnost nést riziko toho, co se dozvíte? 
• Máte připravené prostředky na investici?
• A hlavně, máte čas a chuť řešit nápravná opatření? Máte volné lidské zdroje, které vám s tím pomůžou?
• Vždy komunikujte výsledky a určete odpovědné osoby, které budou zavádět opatření z auditu.
• Vytvořte si kvalitní checklist a pokud nevíte jak, obraťte se na HR mezi řádky, rádi vám pomůžeme.