Jak získat peníze na lepší interní komunikaci? Ukažte vedení její nutnost v rámci ESG

Tu situaci zná zřejmě každý člověk, který působil na HR postu: Firma potřebuje revizi interní komunikace, uživila by bez problému jednoho člověka, ale vedení o zřízení nové pozice nebo například pořízení odpovídajících nástrojů nechce ani slyšet. Existuje však poměrně jednoduchá cesta, jak změnit názor celého boardu. A tou jsou ESG body, které může firma získat do svých reportů. Ukrývají se totiž v běžných aktivitách, jen se k nim musí přistupovat metodicky.

Komunikace je něco jako krev a nervy každého firemního procesu. Naprosto základní element, na kterém stojí vše kolem nás. Teprve ve chvíli, kdy se lidstvo naučilo komunikovat, začaly se dít věci. Mohly vzniknout civilizace, uchovávalo se vědění, docházelo k hledání optimálních cest k prosperitě. A ve firmách tomu není jinak.

Firmy si to – alespoň podle průzkumů – uvědomují. Čím déle aktuální složitá doba trvá, tím více je dobrá a otevřená komunikace uvnitř firmy podle manažerů klíčem ke zvládání aktuálních firemních výzev. Zatímco před pěti lety – v roce 2019 – ji potřebovalo 78 % manažerů, dnes je to už 93 % manažerů. Bez ní neodřídíte změnu, nedokážete inovovat, ztratíte drive.

Loňský průzkum AMKOS identifikoval, že funkční interní komunikaci po linii vedení–⁠⁠zaměstnanec považuje za jeden ze tří nejdůležitějších elementů 62 % firem. Zároveň identifikoval, že zaměstnanci, kteří jsou dobře informováni o dění ve firmě, jsou o 64 % spokojenější a výrazně méně se obávají budoucnosti.

Tím to nekončí – benefitů dobré komunikace je nepočítaně. A i díky tomu slouží jako bezedná nádoba pro snadné ESG body do reportů.

Pokud vás někdo bude přesvědčovat, že komunikace přece s ESG nemá co dělat, můžete ho snadno přesvědčit o opaku. Ostatně je to jeden z největších omylů, se kterým se setkávám, a jsem připraven ho vyvrátit. Z mého pohledu by totiž komunikační aktivity měly naopak tvořit páteř firemního ESG. Můžete mít nakrásně tisíc benefitů a aktivit pro zaměstnance. Ale když je nekomunikujete, jako by nebyly.

Co je to vlastně chytrá komunikace

Chytrá neboli SMART komunikace musí splňovat několik podmínek. Pracuje zásadně s dialogem s konkrétními osobami nebo skupinami osob, což ji odlišuje od frontální komunikace. Díky tomu je možné dobře vyhodnocovat její dopady a měřit například míru informovanosti. Chytrá komunikace není vázaná na konkrétní kanály. Pracuje s principem, že informace si mají cílovou skupinu samy najít, a nikoli naopak.

Chytrá komunikace je:

• S – specific = konkrétní. Společnost vždy ví, co, kdy a komu říká.
• M – measurable = měřitelná. Společnost má šanci zjistit, ke komu se zpráva dostala a ke komu nikoli. Podle toho může komunikaci dále vést. Zároveň snadno zjistí, jaké kanály jsou pro komunikaci s konkrétní skupinou zaměstnanců ty pravé.
• A – affinitive = afinitní. Informace jsou tříděné tak, aby každý dostával jen ty, které se ho týkají. Pouze tak bude mít každá zpráva patřičnou pozornost.
• R – reciprocal = vzájemná. Protože pouze dialog může výrazně zvýšit kvalitu informovanosti v rámci firmy. Firma zapojuje zaměstnance do dění například referendy nebo anketami a přijímá jejich připomínky.
• T – timed = načasovaná a v reálném čase. Společnost vždy komunikuje v pravý čas, sdělení se k příjemci dostane tak rychle, jak je potřeba.

Zaměstnanecká spokojenost a wellbeing

Jeden z hlavních elementů, který se podílí na psychické pohodě zaměstnanců a snižuje ve firmách stres? Ano, je to komunikace. Pokud firma aplikuje principy otevřené obousměrné komunikace v rámci týmů i s vedením, daří se jí většinou držet laťku spokojenosti opravdu vysoko. Samy problémy špatnou náladu nedělají, pokud jsou dobře popsané a řeší se.

Zároveň tím společnost jasně deklaruje, že svým zaměstnancům naslouchá a jejich názory reflektuje. Kdo nevěří, může se podívat do čísel.

Na spokojenosti zaměstnance se podle průzkumů komunikace podílí cca 27 % – tedy skoro třetinou. Více z koláče spokojenosti tvoří už jen odměna a uznání nadřízených a členů týmu a celková chemie v pracovním kolektivu. Jenže i uznání nebo fungující pracovní kolektiv stojí na komunikaci.

Vliv dobře nastavené komunikace na pohodu zaměstnanců je navíc možné jednoduše doměřovat. Existuje na to dokonce sada metrik. Ptát byste se měli na to, zda se dostávají k lidem klíčové informace a informace o rozhodnutích manažerů, která se jich bezprostředně týkají. Měřit byste měli rychlost, s jakou umíte celou firmu oslovit. A také rychlost, s jakou jsou sdělení firmou přijata a přečtena.

Do ESG reportu pak můžete dát jednoduchý závazek – budete se snažit, aby všichni lidé důležité informace nejen dostali, ale měli se k nim šanci vyjádřit, měli čas je vstřebat a také pochopit. Třeba i tím, že budete v komunikaci inkluzivní.

Čechy nepochopená inkluze. V komunikaci má zásadní postavení

Je vaše firma inkluzivní, tak jak to vyžaduje „S“ uprostřed zkratky ESG? V Česku bohužel často panuje přesvědčení, že inkluze se týká výhradně spolupráce s hendikepovanými nebo znevýhodněnými kolegy. Což je naprosto zásadní nepochopení.

Inkluze ve své podstatě neznamená nic jiného, než že všichni by měli mít ve firmě rovné šance. Firma by měla odstraňovat bariéry tam, kde může vzniknout jakékoli znevýhodnění – a týkat se to může i naprosto běžných zaměstnanců.

Pojďme se na to podívat očima komunikace. Pracují u vás například kolegové v provozech, kteří z povahy práce nemají přístup k počítači nebo mají tlačítkové telefony? A věřili byste tomu, že i tak s nimi hodně firem chce komunikovat pomocí e-mailů? Máte zkušené kolegy ve věkové kategorii 55+? Jste si opravdu jistí, že Slack nebo WhatsAppová skupina je pro předávání klíčových informací od managementu ta nejlepší cesta? Pracujete s lidmi na částečné úvazky – například maminkami na mateřské? Kde berete jistotu, že mají čas v reálném čase procházet komunikační vlákna na Teamsech?

Vaše firma může být inkluzivní už jen v tom, že se pokusí pracovat s komunikací se zaměstnanci tak, aby zvyšovala – nikoli snižovala – šanci, že se k nim zprávy v pravý čas dostanou, pochopí je a budou mít možnost s nimi pracovat. Není to nic komplikovaného a chce to prostě jen změnu mindsetu. Řešení, která umí volit nejvhodnější kanál podle příjemce a ještě kontrolovat, že k němu informace doputovala a přijal ji, dnes běžně fungují.

A proč je to zásadní? Zaměstnanci, kteří jsou proaktivně informováni o dění ve firmě, jsou o 64 % spokojenější.

Nízká informovanost o dění ve firmě, a z toho pramenící nejistota je TOP 4 důvod k hledání jiného místa. Inkluzivní přímá komunikace – například na starší pracovníky, pracující rodiče nebo dělnické profese – zvedá loajalitu 5,4×!

Neděláte to tedy kvůli ESG reportingu. Děláte to kvůli sobě a v ESG reportu se tím jen pochlubíte.

Monitoring zpětné vazby

Chytrá komunikace navíc pomůže i v dalších rovinách. Jakmile jednou otevřete kanál, který se naučí zaměstnanci s důvěrou využívat, máte ničím nelimitované možnosti získávat zpětnou vazbu. Od té zásadní, kterou řeší například whistleblowing, po týdenní nebo měsíční monitoring spokojenosti.

Kdo chce navíc zapojit zaměstnance do spolurozhodování o některých strategických záležitostech společnosti v duchu tyrkysových principů, bude mít možnost. Stejně tak jako umožnit vyjádřit se k zavedeným krokům. I toto je věc, která do ESG reportů patří.

A pokud zapojíte své lidi v rámci takzvaného issue managementu – tedy hlášení podnětů, závad, nebo naopak návrhů na zlepšení, máte rázem plnění pro sekci „bezpečnost práce“. Každý totiž bude mít šanci nahlašovat ta místa na pracovišti, kde by mohl vzniknout budoucí problém. Věřte tomu, že tímto způsobem se podaří vyřešit čtyřicet let starý poklop šachty nebo například nedostatečné zabezpečení vrátnice výrazně rychleji, než když podobné feedbacky necháte posílat zaměstnance e-mailem.

A to dobré na konec: alespoň víme, že to zatím neděláme dobře…

Rád bych končil pozitivně. Ale nemůžeme zavírat oči nad tím, že nás čeká ještě velký kus cesty. Pouze 11 % firem je přesvědčeno, že jejich zaměstnanci jsou zcela spokojení s komunikací. To jsou ty, které mají reflexi. Jenže celá třetina neumí efekt komunikace doměřit anebo problematiku přehlíží. A to je větší průšvih.

Přeji si proto, aby se z ESG stal důležitý impuls, proč to přehodnotit. V pozitivním slova smyslu. Protože věřím, že právě snaha zaplnit prázdný prostor reportů nám umožní podívat se novýma očima i na tak zásadní a základní věc, jako je vzájemná komunikace. A těch 11 % – to je do jisté míry důsledek podfinancování. Ukažte proto tento text vašemu CEO nebo CFO, aby pochopil, že to chce změnu.