Integrujte Sloneeka do Microsoft 365, Google Workspace, Slacku a dalších desítek programů!

Průměrná firma využívala v roce 2023 asi 12,2 aplikací na práci a řízení procesů. Jen pouhých 34 % z těchto aplikací však spolu bylo schopno komunikovat a vzájemně si předávat data. A to znamená jediné: obrovský prostor pro duplicitní informace, neefektivitu a chyby. Ve Sloneekovi si to uvědomujeme, a proto jsme připravili sadu základních API integrací, které umožní plynulý tok informací mezi různými platformami.

Kde všude integrace šetří peníze?

Integrace pomocí API výrazně šetří čas a peníze tím, že automatizuje rutinní procesy a eliminuje potřebu ručního zadávání dat. Například propojení HRIS s kalendářovými systémy umožňuje automatické aktualizace schůzek a absencí. Administrativní zátěž často seniorních pracovníků jen takovýto krok dokáže snížit o desítky hodin měsíčně.

Díky sdílení dat budete mít vždy stejné informace o vašich zaměstnancích a jejich aktivitách napříč všemi digitálními platformami. A díky API budete pracovat s lepší analytikou a reportingem – efektivnější rozhodování a strategické plánování se bez integrací v podstatě ani dělat nedá.

Které programy integrovat především?

Při rozhodování o integraci různých aplikací s vaším HRIS by měly mít prioritu ty, které nejvíce ovlivňují každodenní operace HR oddělení. Mezi ně patří především:

• Kalendářové aplikace: Integrace s Google Calendar nebo Microsoft Outlook umožňuje automatické plánování a sledování schůzek, absencí a dalších událostí. Tohle opravdu nechcete řešit manuálně.
• Komunikační nástroje: Propojení se Slackem nebo Microsoft Teams zajišťuje, že důležitá oznámení a připomínky jsou doručovány přímo do komunikačních kanálů, které zaměstnanci denně používají. Odpadá tak nutnost „logovat“ se do jiné aplikace jen kvůli zadání nebo naopak výpisu informací.
• ATS a náborové systémy: Propojení s náborovými nástroji zajišťuje plynulý tok informací o kandidátech a nových zaměstnancích, což zjednodušuje onboarding a další HR procesy.
• Účetní systémy: Integrace s účetními platformami umožňuje automatizaci mzdových procesů a správu benefitů, čímž se zvyšuje přesnost a efektivita.

API integrace aplikace Slack

Slack patří mezi nejoblíbenější firemní komunikační platformy – dlouhodobě vede hlavně díky své jednoduchosti, ale také schopnosti integrovat další nástroje a aplikace. Týmům tak zjednodušuje každodenní spolupráci, šetří čas a zvyšuje jejich efektivitu.

Z pohledu HR oddělení je Slack klíčový právě pro snadnou komunikaci se zaměstnanci: umožňuje rychle distribuovat důležitá oznámení, zasáhnout sděleními hromadně celou firmu, ale zároveň si uchovává prostor pro komunitní komunikaci.

Integrace Slacku do HR systému

Jak již bylo řečeno, díky API propojení umožňuje Slack HR specialistům automatizovat řadu procesů, jako je on-boarding nových zaměstnanců, plánování pohovorů a sledování výkonu, což vede k efektivnějšímu řízení lidských zdrojů.

Se Slackem si rozumí i Sloneek. A má hned několik možných způsobů integrace. Umí jednoduše:

• Integrovat schvalování absencí a aktivit manažery přímo ve Slacku.
• Integrovat přenos denních souhrnů absencí celé firmy pro jednoduchý přehled.
• Integrovat individuální reporty událostí pro jednotlivé členy týmů. To znamená integraci absence, docházky nebo aktivit.
• Integrovat time tracking – tedy snadné spouštění anebo zastavení časovače při práci na úkolu.

API integrace aplikace Jira

Jira. Populární nástroj pro projektové řízení. Původně oblíbený hlavně mezi vývojáři, dnes jeden ze standardů v podstatě pro jakékoli firemní procesy a projekty. Firmy Jira oceňují především pro její schopnost dokonale sledovat postup práce na úkolech, pracovat se sprinty nebo se soubory. Ale také pro flexibilitu a možnosti přizpůsobení. To s sebou pochopitelně nese široké spektrum integrací s dalšími nástroji.

Integrace Jira do HR systému

Z pohledu HR oddělení je Jira důležitá, protože umožňuje transparentní sledování a řízení projektů, na kterých zaměstnanci pracují. Tím umožňuje v reálném čase sledovat plnění cílů celé firmy. API propojení umožňuje HR specialistům lépe monitorovat vytíženost jednotlivých členů týmu a pochopitelně pomůže i v samotných HR procesech – ať už je to recruiting nebo people management a s ním spojený dlouhodobý rozvoj firemních talentů.

Sloneek zvládá integraci Jira hned v několika oblastech. Dovede:

• Integrovat Time Tracking: Při zakládání timetrackingu ve Sloneekovi lze vybírat úkoly přímo z Jira účtu a z detailu aktivity se prokliknout na úkol v Jira.
• Integrovat schvalování aktivit: Manažeři mohou při schvalování aktivit nahlížet přímo do úkolů v Jira a schválené aktivity se automaticky zapisují do Jira work logu.
• Integrovat mazání aktivit: Smazání schválené aktivity ve Sloneekovi se automaticky promítne i v Jira.
• Integrovat reporty: Reporty aktivit obsahují odkazy na příslušné úkoly v Jira.

API integrace aplikací Microsoft 365

Microsoft 365 je nejrozšířenější kancelářský balík aplikací. Kromě nejznámějších, jako je Word, Excel nebo PowerPoint, do něj patří také Outlook, Teams, SharePoint a cloudové úložiště OneDrive. Na trhu je nejrozšířenějším standardem, a to pochopitelně klade nároky na schopnost aplikací integrovat své funkce právě do Microsoft 365.

Integrace Microsoft 365 do HR systému

Z pohledu HR oddělení to platí několikanásobně. Ostatně právě Excel bývá velice často využíván jako „předstupeň“ HRIS platformy. API propojení je tedy naprosto zásadní, pokud chce mít firma pod kontrolou aktuální informace a snížit riziko duplikování jednotlivých dokumentů nebo událostí.

Sloneek umí v případě balíku aplikací Microsoft 365:

• Integraci kalendářů: Sloneek umožňuje propojení kalendářů absencí s Outlookem, což usnadňuje správu docházky a plánování schůzek.
• Integrovaný automatický přenos dat: Jakmile je synchronizace nastavena, všechny události zadané ve Sloneekovi se automaticky přenesou do Outlook kalendáře, což zajišťuje, že zaměstnanci mají vždy aktuální přehled o svých pracovních událostech. HR oddělení díky tomu lépe řídí například feedbacky nebo týmové meetingy.
• Importovat automaticky uživatele z Microsoft Active Directory

Sloneek samozřejmě nezapomíná na bezpečnost a soukromí. Synchronizace je navržena tak, aby zajistila bezpečný přenos dat mezi aplikacemi. Citlivé informace o zaměstnancích a jejich docházce jsou tak plně chráněné.

API integrace aplikací Google Workspace

Google Workspace je druhý nejoblíbenější „balík“ cloudových aplikací. Znát ho budou především uživatelé Gmailu anebo cloudového úložiště Google Drive. A přestože firmám dlouhé roky dominuje spíše Microsoft, využívání Google Workspace je u nich na vzestupu.

Integrace Google Workspace do HR systému

Z pohledu HR oddělení je pochopitelně klíčové mít možnost propojit hlavní „kancelářské“ aplikace s dalšími platformami. Díky API propojení lze automatizovat rutinní úkoly, zabránit duplicitě informací a zajistit lepší správu dat o zaměstnancích.

Sloneek si v případě Google Workspace poradí s celou řadou věcí. Umí například:

• Integrovat automatický import a aktualizace uživatelů: Synchronizace zajišťuje automatický import uživatelů z Google Workspace a jejich pravidelnou aktualizaci.
• Integrovat propojení kalendářů: Uživatelé mohou propojit své Google Calendar, což umožňuje lepší plánování a sledování absencí
• Integrovat nastavení pravidel: Administrátoři mohou nastavit pravidla pro aktivaci a deaktivaci synchronizace, čímž udržují aktuální databázi uživatelů.

API integrace na míru?

Každá firma je pochopitelně jiná a má své specifické potřeby a procesy. V takovém případě je občas nutné vytvářet API integrace na míru. Sloneek umožňuje přizpůsobení API integrací tak, aby co nejlépe odpovídaly unikátním požadavkům každé organizace.

Sloneek dokáže předávat pomocí svého zabezpečeného API více než 50 parametrů – od údajů zadaných v databázi přes reporty, time tracking, události po kompetenční mapy. Tato flexibilita umožňuje vytvoření efektivních workflow, které automatizují klíčové procesy a eliminují zbytečné manuální úkoly v podstatě v jakémkoli HR procesu.

Je tak možné vytvořit například specifické propojení, které synchronizuje data mezi HRIS a CRM systémy, účetními platformami nebo například datovými analytickými platformami.

A je tedy na každé firmě se rozhodnout – chce využívat své talenty v HR oddělení pro manuální přepisování dat a hledání rozdílů mezi databázemi v jednotlivých aplikacích, anebo pro péči o týmy a rozvoj talentů? Já myslím, že odpověď je úplně jasná.