Jak vytvořit efektivní zásady pro hybridní model práce

Vzhledem k tomu, že stále více firem přechází na hybridní pracovní model, zvyšuje se potřeba, aby podniky určovali jasné zásady hybridní práce. Jde o souhrn pravidel, které stanovují, co se od zaměstnanců očekávání s cílem udržet produktivní, pozitivní a inkluzivní pracovní prostředí v rámci organizace.

V tomto článku probereme klíčové prvky efektivní hybridní pracovní politiky, podíváme se na výhody její implementace a poskytneme tipy, jak vytvořit takovou, která bude fungovat ve vaší organizaci a překoná výzvy hybridní práce.

Co přesně je hybridní pracovní politika?

Než se ponoříme do podrobností, musíme plně porozumět tomu, co hybridní pracovní postupy obnášejí.

Hybridní pracovní zásady jsou ve své podstatě sadou pokynů, které podrobně popisují, jak mohou zaměstnanci v kanceláři a zaměstnanci pracujících na dálku spolupracovat,  komunikovat a přistupovat ke zdrojům za účelem dosažení obchodních cílů.

Za tímto účelem by typická hybridní pracovní strategie měla zahrnovat:

• Pracovní harmonogram

Core hodiny pro pracovníky v kanceláři, na dálku a hybridní pracovníky, ale také flexibilní uspořádání práce, jako je plnění povinností z domova po určitý počet dní v týdnu, částečný úvazek nebo dělení práce.

• Komunikační kanály

Jakými způsoby se mohou zaměstnanci navzájem kontaktovat a spolupracovat, například prostřednictvím e-mailu, chatu, softwaru pro videokonference a/nebo nástrojů pro řízení projektů.

• Přístup ke zdrojům

Jak mohou hybridní zaměstnanci přistupovat ke zdrojům jako je vybavení, software a školicí materiály, aby měli vše, co potřebují k efektivnímu výkonu své práce.

• Hodnocení výkonu

Rámec pro hodnocení výkonu zaměstnanců, včetně metrik, cílů a mechanismů zpětné vazby.

• Zákonná práva

Nároky vzdálených i hybridních zaměstnanců týkajících se ochrany dat, soukromí, zdravotních a bezpečnostních předpisů a zákonných pracovních podmínek.

• Způsobilí zaměstnanci

Kritéria pro to, kdo smí pracovat na dálku nebo v hybridním modelu.

Výhody hybridní pracovní politiky

Dobře vytvořená hybridní pracovní politika má řadu výhod jak pro společnost, která ji zavádí, tak pro její zaměstnance.

Podívejme se na obě strany mince z pohledu každé strany.

Zaměstnavatelské výhody

💪Zvýšená produktivita

Implementace flexibilních pracovních podmínek, které umožňují zaměstnancům plnit úkoly způsobem, který jim nejlépe vyhovuje, může vést k vyšší efektivitě a lepším výsledkům.

💸 Snížené náklady

Práce z domova, alespoň po určitou dobu, znamená méně nákladů spojených s kancelářskými prostory (ať už pronajatými nebo zakoupenými přímo), vybavením, údržbou a službami.

✅ Více rozmanitosti a inkluze

Hybridní pracovní politika může vytvořit hybridní pracoviště, které zahrnuje širší škálu lidí a perspektiv tím, že se přizpůsobí různým životním stylům a potřebám.

👨‍💼 Lepší udržení zaměstnanců

Pokud zaměstnancům poskytnete flexibilní pracovní modely, aby mohli buď pracovat na dálku nebo jim poskytli stůl v kanceláři, můžete zvýšit jejich pracovní spokojenost, a tím usnadnit udržení (a přilákání) špičkových zaměstnanců.

💨 Větší obratnost

Hybridní pracovní politika umožňuje organizacím rychle se přizpůsobit měnícím se obchodním potřebám, jako jsou neočekávané události (například pandemie Covid-19), tím, že zaměstnancům umožňuje vykonávat své pracovní povinnosti odkudkoli.

Zaměstnanecké výhody

🍀 Zlepšení work-life balancu

Zaměstnanci jsou schopni lépe najít zlatou střední cestu mezi svým osobním a profesním životem.

💯 Zvýšená angažovanost zaměstnanců

Členové hybridního týmu mohou zůstat ve spojení a zapojení bez ohledu na to, kde se nacházejí, což vede k lepší spolupráci a silnějšímu pocitu kamarádství.

🗽 Větší autonomie

Hybridní zásady znamenají, že zaměstnanci mají větší svobodu řídit své vlastní pracovní postupy, což vede k většímu pocitu autonomie a odpovědnosti.

🤸‍♀️ Flexibilnější přístup

Zaměstnanci si mohou sami vybrat pracovat (alespoň částečně), kdy a kde jim to nejlépe vyhovuje, což může mít z dlouhodobého hlediska velký rozdíl pro jejich pohodu a celkové štěstí.

⏳ Ušetřený čas

Se správnými zdroji a vybavením mohou hybridní a vzdálení zaměstnanci zkrátit nebo zcela eliminovat svou celkovou dobu dojíždění a využít tyto volné chvíle navíc k tomu, aby se lépe soustředili na svou práci, nebo jiné aktivity.

Výzvy hybridní práce

Zatímco hybridní práce má mnoho výhod, přináší také určité potíže.

Je důležité být informován o všech takových možných problémech, které mohou nastat, abyste byli připraveni čelit všem eventualitám.

Udržování pozitivní pracovní kultury

Management výkonu zaměstnanců a podpora odpovědnosti může být v hybridním pracovním prostředí také obtížnější. To je přesně důvod, proč je důležité mít dobře strukturovaný soubor zásad.

Ten by měl pokrývat všechno od komunikačních protokolů a očekávání až po zásady přijatelného používání a potřebu adekvátních opatření v oblasti kybernetické bezpečnosti.

Definování konzistentních hybridních plánů

Díky hybridní práci je pro zaměstnance snadné rozmazat hranice mezi jejich pracovním a osobním životem, což může způsobit zvýšený stres, který může vést k syndromu vyhoření. Proto je třeba stanovit jasná očekávání ohledně pracovní doby a zaměstnance povzbuzovat k pravidelným přestávkám.

Nedostatek přístupu ke zdrojům a podpoře

Hybridní zaměstnanec nemusí mít přístup ke správným zdrojům a podpoře. Je důležité tuto výzvu zvládnout! Vzdálení zaměstnanci potřebují přístup ke všemu vybavení (hardware a software, stůl a židle atd.) a všem školicím materiálům stejně (ne-li více) jako zaměstnanci on-site.

Vytvoření hybridní pracovní politiky

Nyní, když víte, co je to hybridní pracovní politika, a jistě jste se přesvědčili o výhodách jejího zavedení, je čas vytvořit soubor zásad, které budou fungovat pro vaši organizaci. Níže jsou uvedeny některé kroky, které vám usnadní proces a překonají případné problémy s hybridní prací, se kterými se můžete během cesty setkat.

#1 Zhodnoťte potřeby vaší organizace

Nejprve je nutné určit požadavky společnosti. Zvažte faktory, jako je povaha práce, preference zaměstnanců a firemní kultura. Tyto informace vám umožní vytvořit pravidla, které budou v souladu s cíli a hodnotami vaší organizace.

#2 Zapojte do procesu zaměstnance

Vyžádejte si zpětnou vazbu jak od vzdálených zaměstnanců, zaměstnanců v kanceláři, tak i od hybridních pracovníků, abyste byli schopni plně porozumět jejich potřebám a preferencím. To je jediný užitečný přístup k vytvoření souboru pravidel, které jsou rozumné pro každého a dosahují toho, k čemu jsou zamýšleny.

#3 Stanovte si jasná očekávání

Zaměstnanci potřebují jasně pochopit požadavky společnosti na práci mimo kancelář, stanovené prostřednictvím pokynů pro pracovní dobu, komunikační kanály a přístup ke zdrojům. Jasné a pravidelné sdílení těchto očekávání přispívá k předcházení zmatkům a udržení vysoké úrovně produktivity.

#4 Poskytněte školení a zdroje

Aby zaměstnanci mohli efektivně pracovat v hybridním pracovním prostředí, je důležité provést adekvátní integraci a vytvořit podrobnou dokumentaci. Poskytujte také trvalou podporu všem zaměstnancům, kteří mají potíže s přizpůsobením se hybridnímu uspořádání práce.

#5 Podporujte komunikaci a spolupráci

Schopnost zaměstnanců dobře spolupracovat a vyměňovat si informace je zásadní pro úspěch v hybridním pracovním prostředí. Poskytněte jim proto potřebné nástroje a zdroje, jako jsou platformy pro videokonference, software pro řízení projektů a aplikace pro rychlé zasílání zpráv, aby byla komunikace a spolupráce co nejjednodušší.

Společnost Google se například rozhodla pro schůzky použít metodu táborového ohně, která shromažďuje jak pracovníky v kanceláři, tak i vzdálené nebo nepřítomné hybridní zaměstnance společně v kruhovém uspořádání ve společné fyzické a virtuální konferenční místnosti, což umožňuje účast všem zaměstnancům. prostřednictvím různých obrazovek.

#6 Stanovte metriky výkonu

Hybridní pracovní politika by měla nastínit, jak budou výsledky pracovníků měřeny a hodnoceny. To zahrnuje cíle, klíčové ukazatele výkonnosti (KPI) a mechanismy zpětné vazby pro zaměstnance i zaměstnavatele pro sledování pokroku a identifikaci oblastí pro zlepšení.

#7 Pravidelně kontrolujte a aktualizujte

Jak se vaše organizace vyvíjí, je nezbytné často zkoumat a upravovat vaše hybridní pracovní zásady, aby se přizpůsobily měnícímu se obchodnímu prostředí. Chcete-li tak učinit, vyžádejte si zpětnou vazbu od zaměstnanců a v případě potřeby aktualizujte pravidla, aby zůstaly v souladu s hodnotami společnosti a zároveň byly spravedlivé, inkluzivní a účinné.

#8 Vytvoření hybridní pracovní politiky: shrnutí

Dobře vytvořená politika je zásadní pro každou organizaci, která chce úspěšně přijmout hybridní pracovní uspořádání. Definování jasných pokynů pro hybridní pracovní plány, komunikační kanály, přístup ke zdrojům a hodnocení výkonu umožňuje firmám udržovat efektivní, pozitivní a inkluzivní pracovní prostředí.

Angažování zaměstnanců do procesu vytváření hybridních pracovních zásad, stanovení jasných očekávání, poskytování školení a podpory, stanovení KPI, podpora pozitivní pracovní kultury, podpora rovnováhy mezi pracovním a soukromým životem a zajištění rovného přístupu ke zdrojům umožňuje zaměstnancům bezproblémově spolupracovat bez ohledu na jejich umístění.

Sloneek vám pomůže

Sloneek je komplexní cloudové HR řešení, které firmám pomáhá řídit jejich pracovní sílu, včetně správy času a docházky zaměstnanců, vykazování práce, sledování aktivity, dokumentace atd. Poskytuje funkce nezbytné pro nábor, onboarding, reportování práce, měření angažovanosti, hodnocení dovedností, offboarding a další.

Sloneek je uživatelsky přívětivý a může firmám pomoci ušetřit čas a peníze tím, že automatizuje úkoly a snižuje chyby spojené s manuálními procesy.

Ale co je důležitější, s takovým HR systémem jste schopni sledovat, monitorovat, optimalizovat své zásady hybridní práce a zlepšovat je.

Využijte výhod Sloneeka a vylepšete své zásady hybridní práce ještě dnes.

Závěr

I když má hybridní práce svá úskalí, nabízí také mnoho výhod – včetně snížených nákladů, lepší rovnováhy mezi pracovním a soukromým životem, vyšší míry udržení zaměstnanců a vyšší agilnosti. Přijetí osvědčených postupů a pečlivé zvažování potřeb zaměstnanců znamená, že každá organizace může sklízet tyto odměny a přitom překonávat jakékoli překážky.

S tím, jak se hybridní práce neustále vyvíjí a převládá, musí zaměstnavatelé zůstat v obraze ohledně nejnovějších trendů a technologiích. To vyžaduje pravidelnou kontrolu a aktualizaci pravidel hybridní práce, aby byly v souladu s obchodními cíli a poskytovaly zaměstnancům podporu a zdroje, které potřebují.

Pamatujte, že hybridní práce není univerzální přístup – každá organizace je jedinečná a co funguje pro jednu, nemusí fungovat pro druhou. Pokud si však uděláte čas na pečlivé vytvoření hybridní pracovní politiky, která bude v souladu s potřebami a hodnotami vaší organizace, může to vaší organizaci zajistit dlouhodobý úspěch.

Pokud potřebujete pomoc s vytvořením efektivní hybridní pracovní politiky pro vaši firmu, ať už se jedná o velkou organizaci nebo malý podnik, náš tým HR odborníků ve společnosti Sloneek je zde, aby vám odpověděl na jakékoli otázky. Naše HR řešení all-in-one navíc zjednodušuje správu hybridních, vzdálených a kancelářských zaměstnanců.

FAQ

Co je hybridní pracovní politika?

Hybridní pracovní politika je soubor pokynů, které podrobně popisují, jak mohou zaměstnanci v kanceláři a zaměstnanci na dálku spolupracovat, komunikovat a přistupovat ke zdrojům. Zahrnuje pracovní plány, komunikační kanály, přístup ke zdrojům, hodnocení výkonu, zákonná práva a způsobilé zaměstnance.

Jaké jsou výhody hybridní pracovní politiky?

Některé z výhod pro zaměstnavatele zahrnují zvýšenou produktivitu, snížení nákladů, větší rozmanitost, lepší udržení zaměstnanců a větší agilitu. Mezi výhody pro zaměstnance patří zlepšení rovnováhy mezi pracovním a soukromým životem, větší zapojení zaměstnanců, větší autonomie, flexibilnější přístup a úspora času.

Jaké jsou výzvy hybridní práce?

Jednou z nejvýznamnějších hybridních pracovních výzev je udržení pozitivní pracovní kultury a usnadnění efektivní komunikace. Dalším problémem je definování konzistentních hybridních plánů, aby se zabránilo přepracování. Velkým problémem může být také nedostatečný přístup ke zdrojům a podpoře.