5 důležitých KPI pro HR

V dnešním rychle se měnícím světě nestačí mít jen cíle – důležité je míru dosažení cíle přesně měřit. Jak ale poznáte, zda opravdu dosahujete výsledků, které si vaše firma stanovila? A jak mohou dobře nastavené ukazatele výkonnosti posílit roli HR a podpořit růst celé organizace? Klíčové ukazatele výkonnosti neboli KPI, jsou nezbytným nástrojem, který vám umožní sledovat reálný dopad strategií a efektivně řídit personální procesy. V tomto článku vám ukážu, co to znamená mít správně definované KPI, proč jsou tyto indikátory výkonnosti pro management tak důležité a jaká je jejich role v řízení personální strategie.

Co znamená KPI a proč je důležité?

KPI, neboli Key Performance Indicators, jsou klíčové ukazatele výkonnosti, které poskytují konkrétní data o tom, jak dobře se firmě daří dosahovat svých cílů. Každý KPI je vlastně indikátorem toho, zda firma efektivně naplňuje své plány, nebo jestli je třeba zaměřit se na určité oblasti zlepšení. Sledováním KPI mohou manažeři získat přehled o výkonu jednotlivých oddělení a projektů a tím podpořit rozhodování na základě skutečných dat.

KPI nejsou cenným nástrojem jen pro manažery, ale také pro jednotlivé zaměstnance. Pomáhají sledovat jejich individuální výkonnost, identifikovat silné stránky i oblasti pro rozvoj, a podporují tak jejich profesní růst. Navíc jsou často motivujícím prvkem, protože se na základě plnění KPI cílů odvíjí bonusové a motivační programy – úspěšné naplňování cílů tak může zaměstnancům přinést nejen profesní, ale i finanční benefity.

Díky KPI získávají zaměstnanci zpětnou vazbu, která je směruje k dosažení jejich cílů a pomáhá jim efektivněji pracovat na jejich dosažení.

KPI vs. OKR: Rozdíl?

V rámci strategického řízení se kromě KPI často používají také OKR (Objectives and Key Results), což jsou širší strategické cíle, které se zaměřují na směřování firmy. Zatímco KPI představují konkrétní, měřitelné ukazatele, OKR zahrnují dlouhodobější cíle, které slouží k dosažení širší vize organizace.

Příklad rozdílu: KPI může být „snížit fluktuaci o 5 %“, zatímco OKR by mohlo znít jako „zlepšit firemní kulturu a podpořit loajalitu zaměstnanců do konce roku.“ Kombinace OKR a KPI dává firmě jasnou strukturu – zatímco KPI sledují krátkodobý pokrok, OKR umožňují řídit celkový směr a dlouhodobé ambice.

SMART Cíle: Co si pod tím představit?

Možná jste už slyšeli o tzv. SMART cílech, ale co se za touto zkratkou skutečně skrývá a proč jsou tak zásadní pro efektivní řízení? SMART představuje metodiku stanovování cílů, která podporuje přesnost a jednoznačnost při stanovování a hodnocení výkonnosti. Každý SMART cíl je definován tak, aby byl:

• Specifický – cíl musí být jasně a přesně definovaný, aby každý věděl, čeho se má dosáhnout.
• Měřitelný – obsahuje konkrétní metriky, podle kterých lze poznat, zda bylo cíle dosaženo.
• Ambiciózní, ale dosažitelný (achievable) – cíl by měl být výzvou, ale zároveň musí být realistický.
• Relevantní – měl by mít smysl a přispívat k širším cílům organizace.
• Termínovaný – stanovení jasného časového rámce, kdy se očekává jeho splnění.

Použití SMART cílů přináší mnohem větší transparentnost v hodnocení výsledků, protože cíl je postaven na konkrétních metrikách. Zaměstnanci i manažeři tak mají jasně stanovené parametry, na jejichž základě je cíl hodnocen. To zvyšuje srozumitelnost a objektivitu celého procesu. Právě špatně definované cíle bez konkrétních měřitelných ukazatelů mohou způsobit, že hodnocení bude subjektivní a zaměstnanci budou tápat v tom, co se od nich vlastně očekává. SMART cíle umožňují efektivně nastavit priority a vytvářejí jasný rámec, díky němuž se zaměstnanci lépe orientují v tom, co se od nich očekává a za co jsou hodnoceni.

Jaké jsou KPI v HR?

KPI slouží k tomu, aby organizace měřily svůj pokrok a vyhodnocovaly efektivitu v konkrétních oblastech. Níže uvádím 5 klíčových KPI v HR, které podporují růst, stabilitu a dlouhodobou efektivitu firmy včetně příkladů, jak takový může být definován.

Nábor zaměstnanců

Nábor je důležitým procesem HR, který ovlivňuje složení a kvalitu pracovního týmu. Například KPI HR managera zahrnuje optimalizaci rychlosti obsazení pozice, nákladů na nábor a sledování zkušenosti kandidátů s náborovým procesem.

Příklady SMART cílů v oblasti NÁBORU:

Snížit průměrnou dobu náboru (Time to Hire) na 45 dní během příštího roku.

• Snížit náklady na nábor jednoho zaměstnance na 50 000 Kč.
• Zvýšit míru retence nových zaměstnanců na 90 % po 12 měsících.

Fluktuace zaměstnanců

Fluktuace zaměstnanců je důležitým indikátorem spokojenosti a stability týmu. Její snížení pomáhá stabilizovat tým a snižovat náklady na opětovný nábor a adaptaci nových lidí.

Příklady SMART cílů v oblasti FLUKTUACE ZAMĚSTNANCŮ:

• Snížit míru dobrovolných odchodů na 5 % během příštího roku.
• Zvýšit míru retence nových zaměstnanců na 90 % po 12 měsících.

Engagement a zaměstnanecká spokojenost

Angažovanost (=Engagement) a spokojenost zaměstnanců mají zásadní vliv na jejich výkon, loajalitu a celkovou atmosféru ve firmě. Měření těchto oblastí prostřednictvím engagement survey pomáhá HR týmům porozumět potřebám zaměstnanců a aktivně pracovat na zlepšení pracovního prostředí. Sleduje se nejen samotná míra spokojenosti, ale také míra zapojení do průzkumů, která odráží ochotu zaměstnanců podílet se na firemním dění.

Příklady SMART cílů v oblasti ENGAGEMENT A ZAMĚSTNANECKÁ SPOKOJENOST:

• Zvýšit skóre spokojenosti zaměstnanců na 8,5 během příštího roku.
• Zvýšit míru zapojení zaměstnanců do engagement survey na 75 % do příštího roku.

Plnění rozpočtu HR

Efektivní využití rozpočtu zajišťuje, že HR procesy jsou dlouhodobě udržitelné. Tyto KPI mívají zadané spíše HR manager, nebo Com&Ben specialista, případně HR Controller, kteří se v této oblasti zaměřují na kontrolu výdajů na nábor, školení a benefity.

Příklady SMART cílů v oblasti PLNĚNÍ ROZPOČTU

• Snížit náklady na školení o 15 % v následujícím roce a přitom udržet kvalitu programů a rozpočet plně pod kontrolou
• Zajistit, aby HR náklady v jednotlivých odděleních nepřekročily rozpočet o více než 5 % během následujících 12 měsíců.

Rozvoj zaměstnanců a talent management

Rozvoj zaměstnanců je zásadní pro dlouhodobý růst firmy. Investice do jejich vzdělávání zvyšují produktivitu, podporují inovace a zároveň motivují zaměstnance k vyšším výkonům. Díky tomu se firma stává konkurenceschopnějším a atraktivnějším zaměstnavatelem, což posiluje zaměstnaneckou loajalitu a přispívá k jejímu celkovému úspěchu.

SMART Cíle pro KPI v oblasti ROZVOJE:

• Zvýšit účast na školeních na 80 % během příštího roku.
• Zvýšit hodnocení školení z 7,5 na 9,0 bodů během následujících 12 měsíců.
• Zajistit, aby 90 % klíčových pozic mělo vypracovaný plán nástupnictví a zvýšit aplikaci získaných dovedností na 90 % během následujících 18 měsíců.

S jakými dalšími KPI se můžete setkat?

Kromě těchto 5 klíčových KPI existují další možné cíle, které podporují různé oblasti HR a mají pozitivní dopad na celkové fungování firmy:

• Diverzita a inkluze – Sleduje zastoupení různých skupin zaměstnanců, čímž podporuje rovné příležitosti, inovace a posiluje týmovou kulturu. Je typické pro velké nadnárodní korporace.
• Digitalizace v HR – Měří úspěšnost využití digitalizace v HR procesech, což přináší úsporu času a nákladů díky efektivnější administrativě.
• Míra interního povýšení – Ukazuje, jak efektivní je firma v podpoře kariérního růstu a rozvoje zaměstnanců, což posiluje loajalitu a motivaci týmu.
• Zdraví a well-being zaměstnanců – Pravidelným sledováním programů zaměřených na zdraví a well-being např. prostřednictvím benefitních programů lze dosáhnout vyšší spokojenosti, snížit absenci a posílit produktivitu.
• Řízení změny a adaptace na nové procesy – Sleduje rychlost a efektivitu implementace změn, což minimalizuje dopad na běžné procesy a podporuje plynulou adaptaci týmu.
• Efektivita interní komunikace – Měří, jak dobře zaměstnanci rozumí sdíleným informacím a jak jsou zapojeni do komunikace, což podporuje otevřenost a angažovanost.

Význam HR KPI pro strategii firmy

Klíčové HR procesy, jako je nábor, retence, rozvoj zaměstnanců či řízení spokojenosti, mají zásadní vliv na celkový úspěch firmy. Efektivní řízení těchto oblastí podporuje stabilitu týmu, produktivitu a inovace, což organizaci posouvá směrem k dlouhodobému růstu. Pokud jsou HR procesy dobře nastavené a jejich výkonnost sledovaná prostřednictvím jasně definovaných KPI, firma získává konkurenční výhodu a může efektivněji reagovat na změny na trhu.

HR by v této oblasti mělo jít příkladem – často pomáhá managementu nastavovat cíle, komunikovat je zaměstnancům, podílet se na hodnocení jejich plnění a spravovat systém odměn. Zajišťuje, aby nejen jeho vlastní cíle, ale také cíle v celé organizaci byly jasně a spravedlivě nastavené, měřitelné a dosažitelné. Tím HR přispívá k transparentnosti a objektivitě a posiluje svou roli jako strategický partner, který podporuje růst a stabilitu firmy.