Jak evidovat odpracovaný čas efektivně a bez starostí

Sledování a evidence pracovní doby může být časově náročné a složité. A co teprve, když musíte řešit neustále se měnící směny, přesčasy nebo dovolenou. Co říká na evidenci pracovní doby zákoník práce, mění se pravidla pro různé typy zaměstnaneckých poměrů – jak na evidenci pracovní doby u DPP a jak vám mohou pomoci chytré nástroje, jako je Sloneek? 

Co říká na evidenci pracovní doby zákoník práce?

Podle zákoníku práce je vedení evidence doby pracovní povinné. Navíc se tato povinnost vztahuje na všechny zaměstnavatele bez ohledu na počet zaměstnanců nebo formu pracovního vztahu. Pokud pracovní dobu zaměstnavatel neeviduje podle požadavků může mu inspektorát práce udělit pokutu. A co přesně zákon požaduje? 

• Evidovat pracovní dobu – Záznamy musí obsahovat příchody, odchody, odpracované hodiny, přestávky na jídlo a odpočinek, práci přesčas, noční práci a pracovní pohotovost.
• Archivovat záznamy – Tyto záznamy musíte uchovávat minimálně po dobu tří let, a to i v případě, že u vás již zaměstnanec nepracuje.
• Zabezpečit přístupnost – Evidence musí být přístupná kontrolním orgánům, jako je inspektorát práce, a v případě potřeby i samotným zaměstnancům.

Evidence pracovní doby DPP

Pravidla zákoníku práce se vztahují také na dohody, jako je DPP (dohoda o provedení práce) a DPČ (dohoda o pracovní činnosti). Zaměstnavatelé často chybně předpokládají, že flexibilní charakter těchto dohod je osvobozuje od povinnosti vést evidenci pracovní doby. Opak je však pravdou. Evidence pracovní doby u dohody o provedení práce nebo dohody o pracovní činnosti musí zahrnovat skutečné časy nástupu do práce, odchody, pauzy na odpočinek a celkový počet hodin za den a měsíc. 

Jaké výjimky existují?

Vedení evidence pracovní doby může mít specifické požadavky v některých odvětvích nebo pro určité skupiny zaměstnanců. Jeden příklad za všechny je například evidence pracovní doby pedagogických pracovníků, u kterých je třeba zohlednit, že pracovní doba zahrnuje i činnosti mimo přímou výuku. Také u vedoucích pracovníků, kteří si organizují práci sami, lze evidenci pracovního času přizpůsobit, avšak úplné vynechání evidence není možné. Zákoník práce zkrátka říká, že pracovní doba musí být jasná a dohledatelná pro každého. 

Kdy požadovat vykázání práce?

Jak často a kdy byste měli od zaměstnanců požadovat, aby vykazovali svůj čas? Zjednodušeně by se dalo říct, že čím větší je důvěra mezi firmou a jejími zaměstnanci, tím menší je potřeba sledovat každý krok v reálném čase. Pokud jde o kvalitu odvedené práce, někdy není nutné měřit každou minutu. 

Na druhé straně, pokud jste ve firmě, kde každá minuta zaměstnanců znamená náklady, nebo máte menší důvěru v poctivost lidí, budete potřebovat přísnější metody. Typicky to platí pro firmy s rutinními pracemi, jako jsou call centra, výrobní závody nebo sklady. Pro tyto firmy je ideální evidence pracovní doby přes docházku, která zaznamenává příchody a odchody.

Ale pozor! Pokud chcete sledovat nejen příchod do práce, ale i samotný výkon práce, ideální pro volbou je pro vás časový tracking (time tracking).

Tento způsob detailně sleduje, kdy a jak dlouho lidé skutečně pracují na konkrétních úkolech.

Proč si zvolit Sloneek pro evidenci pracovní doby?

Možná se ptáte, proč bych měl(a) přecházet na novou aplikaci, když to všechno jde udělat i v Excelu nebo papírově. Odpověď je jednoduchá – úspora času, přehlednost a přesnost. Sloneek je moderní nástroj, který vám umožní snadno a rychle sledovat pracovní dobu vašich zaměstnanců. Už žádné hledání ztracených záznamů nebo nekonečné opravování chyb. S aplikací máte vše na jednom místě a v reálném čase. Ke Sloneek máte přístup z jakéhokoliv zařízení – ať už jste v kanceláři, na home office, nebo pracujete remote. Stačí se připojit k internetu a můžete začít. 

Jak to funguje? Vyberte si ten správný modul pro vás

Ať už máte zaměstnance na plný úvazek, nebo pracující na dohodu, Sloneek zvládne evidenci pro všechny typy pracovních poměrů. Chcete zadat přestávky, přesčasy nebo přizpůsobit plán směn? Žádný problém – Sloneek nabízí široké možnosti nastavení, které se snadno přizpůsobí potřebám vaší firmy. Všechny údaje o pracovní době máte navíc přehledně zobrazené v tabulkách a grafech, takže se okamžitě zorientujete a získáte přesný přehled o čase vašich lidí.

Sloneek nezůstává jen u jednoduché evidence pracovní doby. Poskytuje vám také důležité statistiky a reporty.

Můžete tak zjistit, kolik hodin každý zaměstnanec odpracoval, zda má nárok na dovolenou, nebo jaké přesčasy se musí zaplatit. Stačí si vybrat modul podle vašich představ.

Příchody a odchody

Chcete mít přehled o tom, kdy zaměstnanci přicházejí a odcházejí z práce? Tento modul vám to umožní snadno a přehledně. Zaměstnanci mohou zaznamenávat své příchody a odchody prostřednictvím terminálu, mobilní aplikace nebo webového rozhraní. A vy pak získáte přehledné reporty, které vám ukážou saldo docházky oproti pracovní době.

Aktivity a time tracking

Pokud vás příchody a odchody nezajímají, ale chcete sledovat, kolik času lidé stráví na konkrétních činnostech, je tento modul ideální. Uživatelé mohou zaznamenávat čas strávený na úkolech buď prostřednictvím aplikace, nebo automatickým časovačem. Výsledky se ukládají do výkazového kalendáře, který poskytuje dokonalý přehled o odvedené práci.

Time-tracking

Time tracking neboli sledování odpracovaného času je nástroj, který pomáhá firmám i jednotlivcům přesně monitorovat, kolik času věnují konkrétním úkolům, projektům nebo činnostem. Ať už se jedná o efektivní řízení zdrojů, spravedlivou fakturaci klientům nebo zpětné vyhodnocení produktivity, time tracking je neocenitelným pomocníkem. Umožňuje detailní analýzu, eliminuje zbytečné ztráty času a podporuje transparentnost mezi zaměstnanci a vedením. Navíc díky moderním aplikacím a nástrojům, jako je modul Aktivity ve Sloneekovi, lze sledovat práci flexibilně – v reálném čase, zpětně nebo podle nastavených pravidel, což usnadňuje život všem zúčastněným stranám.

Pracovní doba a absence

Nezajímá vás ani docházka, ani výkaz aktivit, ale potřebujete jednoduchý report s přehledem denní pracovní doby a absencí? V modulu negativní docházky se pracovní doba i absence generují automaticky a vy máte vše přehledně na jednom místě. A co je nejlepší? Vše je nastaveno během chvilky.

HR asistent, který pracuje za vás

Sloneek není jen nástroj pro evidenci pracovní doby. Spojuje v sobě i další funkce, jako je plánování směn přes docházkový systém, ale také správu dokumentů nebo nábor.

Vyzkoušejte si Sloneek demo zdarma a prozkoumejte všechny možnosti.