Checklist pro zaučení zaměstnanců na dálku: 7 klíčových prvků, které je třeba zahrnout

Níže najdete základní prvky, které je třeba zahrnout do kontrolního seznamu pro nástup pracovníků pracujících na dálku.

Před zahájením procesu onboardingu:

#1 Poskytněte základní informace před nástupem do zaměstnání

Když je někdo ve firmě nový, je důležité, abyste mu poskytli zdroje, které potřebuje k tomu, aby byl úspěšný, ještě předtím, než oficiálně nastoupí.

To zahrnuje poskytnutí potřebných materiálů pro přednáborový vstup, které jim pomohou seznámit se s firemní kulturou a procesy.

Přednáškové materiály společnosti mohou zahrnovat např:

– Příručku společnosti obsahující důležité informace o vaší firmě,

– vaše oficiální zásady a postupy týkající se např. nemocenské, placeného volna, pojištění atd,

– školicí materiály relevantní pro jejich oddělení a konkrétní roli,

– často kladené otázky nových zaměstnanců.

Většinu z nich můžete novému zaměstnanci zaslat prostřednictvím e-mailu. Nebuďte však ostýchaví a zvažte, zda tyto materiály neprojít s novým zaměstnancem například prostřednictvím videohovoru. Tím jim dáte příležitost položit vám všechny otázky, které by mohli mít.

Během procesu nástupu do zaměstnání:

#2 Uspořádejte úvodní schůzku

Jednou z prvních věcí, které byste měli udělat po úspěšném přijetí zaměstnance na dálku, je naplánovat online seznamovací schůzku.

Na této schůzce budete mít možnost dozvědět se o dané osobě a o jejích očekáváních od vás. Dá mu také šanci pochopit, do čeho se pouští.

Níže uvádíme několik příkladů nástrojů, které by se vám pro tento účel mohly hodit:

• CloudTalk,
• Skype,
• Google Meet,
• Zoom,
• Teams.

Během takové schůzky nezapomeňte probrat všechny pro vás důležité záležitosti a zodpovědět všechny otázky, které by váš nový zaměstnanec mohl mít.

#3 Dejte novému zaměstnanci kontakt na podporu

Zahájení nové práce plně na dálku může být náročné, zejména pokud je to pro vašeho zaměstnance první takové zaměstnání.

Aby se v prvních dnech cítil jistěji, doporučujeme, abyste novému zaměstnanci přidělili mentorského parťáka.

Mentor buddy by měl být někdo, na koho se vaši noví zaměstnanci mohou obrátit, kdykoli mají nějaké otázky. Může to být vedoucí pracovník v rámci oddělení nebo jen kolega s většími zkušenostmi ve firmě.

Takovou „pomocnou ruku“ vaši zaměstnanci velmi ocení a budou se mít na koho obrátit s rychlými dotazy během dne. Znamená to, že je od pomoci dělí jen jedna zpráva na Slacku.

#4 Uspořádejte virtuální teambuildingovou akci

Virtuální team-buildingové akce jsou skvělým způsobem, jak u vzdálených pracovníků vyvolat pocit, že jsou součástí firmy. Usnadňují jim také seznámení s novými kolegy.

Pořádání virtuální akce je přínosné jak pro zaměstnance, tak pro zaměstnavatele.

Zaměstnanci se mohou akce zúčastnit odkudkoli na světě, což jim usnadňuje účast. Jako zaměstnavatel můžete ušetřit cestovní náklady a čas.

• Digitální karetní hry,
• Přestávky na kávu a Happy Hours,
• Donut Meetups na Slacku,
• Online trivia,
• Hry na domácích večírcích,
• Výměna receptů,
• Kahoot!,
• Water Cooler Trivia,

I když to má s technickými aspekty nové role jen málo společného, je to stále skvělý trénink. Noví zaměstnanci mohou vidět své nové kolegy nejprve jako lidské bytosti a teprve potom jako zaměstnance firmy.

#5 Poskytněte novému zaměstnanci veškeré potřebné vybavení a nástroje.

Další věcí, kterou byste měli zvážit, je poskytnout novým zaměstnancům všechny nástroje a vybavení, které potřebují k tomu, aby byli úspěšní.

Některé společnosti poskytují pracovníkům na dálku vybavení, jako jsou notebooky nebo počítače, mobilní telefony, mobilní telefony, tiskárny atd.

Společnosti také vybavují vzdálené pracovníky nástroji, jako je software, který potřebují ke své práci. Mezi příklady patří např:

• firemní e-mail,
• CRM,
• komunikační nástroje, jako je Slack,
• nástroje pro řízení projektů, jako je Asana,
• Office 365,
• personální a mzdový systém,
• cloudové úložné systémy.

Další nápady, jaké vybavení mohou vaši vzdálení zaměstnanci potřebovat, najdete v naší sadě nástrojů pro vzdálené pracovníky:

• Mobilní hotspoty
• Nástěnky a nástroje pro tvorbu myšlenkových map
• Software pro vzdálenou plochu
• Software pro správu projektů
• Aplikace pro psaní poznámek
• Bezpečnostní nástroje
• Nástroje pro automatizaci
• Aplikace pro týmový chat
• Aplikace pro videokonference
• Aplikace pro tvorbu seznamů úkolů
• Software pro sdílení obrazovky
• Nástroje pro nahrávání obrazovky
• Cloudové úložiště

#6 Od začátku poskytněte školení a příležitosti k osobnímu růstu

Pokud to ještě není na vašem seznamu, určitě to tam přidejte.

Společnosti jako např. Siemens USA investují každý rok 500 milionů dolarů do školení zaměstnanců. Navíc přes 85% pracovníků na dálku pravidelně absolvuje školení o svých rolích, přičemž 70 % z nich je podle průzkumu dostává od svých společností.

Vaši vzdálení zaměstnanci budou rádi, že rádi investujete do jejich dovedností a růstu. Ve skutečnosti je to tak, průzkum ukazuje, že více než 65 % vzdálených pracovníků se rádo nechává školit svou společností.

Nezapomeňte se proto o tento krok postarat hned na začátku. Jakmile ukážete, že investujete do dovedností svých zaměstnanců, budou s větší pravděpodobností připreveni ke startu. To zase zvýší udržení nových zaměstnanců. Výhra pro všechny, že?

#7 Podporujte zpětnou vazbu

Váš plán nástupu nových, vzdálených zaměstnanců bude dobrý pouze tehdy, pokud ho oni sami budou považovat za dobrý.

Proto v rámci vítání nových zaměstnanců ve vaší společnosti nezapomeňte shromáždit jejich zpětnou vazbu o celém procesu.

Tento typ zpětné vazby vám může pomoci zjistit, které části vašeho vzdáleného onboardingu jsou dobré a které by potřebovaly vylepšit. Navíc může zlepšit váš vztah s novými zaměstnanci o 91 %.

Pokud jde o sběr zpětné vazby na dálku, zde je několik užitečných tipů:

• Vytvořte „bezpečné“ a „pohodlné“ prostředí pro sběr zpětné vazby,
• naplánujte si čas pro zpětnou vazbu,
• snažte se uvádět kontext zpětné vazby, aby byla jasná,
• používejte software pro sběr zpětné vazby, jako např. YouEngage nebo Google Forms.

Vzhledem k tomu, že 88 % společnostem se onboarding nedaří, může se taková zpětná vazba ukázat jako skutečně užitečná, abyste zajistili, že váš proces vzdáleného nástupu do zaměstnání bude správný.

Rekapitulace kontrolního seznamu náboru na dálku – máte vše?

• Poskytněte základní informace před nástupem do zaměstnání
• Uspořádejte úvodní schůzku
• Poskytněte novému zaměstnanci kontakt na podporu
• Uspořádejte virtuální teambuildingovou akci
• Poskytněte novému zaměstnanci veškeré potřebné vybavení a nástroje.
• Vytvořte od začátku příležitosti k profesnímu rozvoji a osobnímu růstu
• Podporujte zpětnou vazbu

Budoucnost nástupu zaměstnanců na dálku a práce na dálku

Hybridní a vzdálené pracovní prostředí se bude i nadále rozvíjet, o tom není pochyb.

Ve zprávě společnosti Buffer – „2021 State of Remote Work“, 59 % respondentů uvedlo, že by chtěli i nadále pracovat především na dálku, a to i poté, co skončí pandemie COVID-19 .

. 

zdroj

S tímto sentimentem kolem práce na dálku je jasné, že zaměstnavatelé budou muset přizpůsobit své obchodní operace potřebám pracovníků na dálku.

Jedním ze způsobů, jak se přizpůsobit, je vytvořit efektivní proces nástupu zaměstnanců na vzdálené pracoviště. Doufáme, že vám v tom pomohou výše uvedené tipy.

Úspěšný proces nástupu zaměstnanců na dálku pomocí aplikace Sloneek

Spolu s uvedenými tipy je tu ještě něco, co se může velmi hodit. Je to tzv. Sloneek.

Sloneek je software pro správu lidských zdrojů vytvořený pro usnadnění nástupu zaměstnanců.

Náš snadno použitelný software vám umožní provádět úkoly jako např:

• zajistit, aby byl váš dobře provedený proces nástupu do zaměstnání skvělým zážitkem pro všechny zúčastněné v tomto procesu,
• uchovávat všechny záznamy o zaměstnancích na jednom online portálu pro onboarding,
• automatizovat další únavné úkoly v oblasti lidských zdrojů, jako jsou postupy registrace, výukové programy, šablony pro onboarding, kontrolní seznamy a hodnocení kompetencí,
• mít plný přehled o procesu nástupu zaměstnanců,
• snadno přijímat nové zaměstnance,
• snížit náklady za onboarding,

a další.

Nástroj Sloneek pro onboarding zaměstnanců usnadňuje vytváření a správu efektivního programu vzdáleného onboardingu. Vyzkoušejte jej ještě dnes zdarma a připravte se přivítat nové zaměstnance na dálku ve vaší společnosti způsobem, jakým jste to dosud nedělali.

Začněte s nástupem nových zaměstnanců na dálku bez námahy ještě dnes

Jako náborový manažer při nástupu vzdálených zaměstnanců byste měli dbát na to, aby byli vaši zaměstnanci spokojeni od prvního dne – a to i na dálku.

Jedním ze způsobů, jak toho dosáhnout, je navrhnout bezchybný proces nástupu vzdálených zaměstnanců.

Díky checklistu, o který jsme se s vámi podělili, máte šanci skutečně posílit zkušenosti svých zaměstnanců a jejich spokojenost.

Doufáme, že se vám článek líbil a dozvěděli jste se něco nového.

Pokud se chcete dozvědět více o nástupu nových zaměstnanců, nezapomeňte se podívat na náš blog na podobné publikace.

Jinak vám děkujeme za přečtení a doufáme, že Sloneek vám může být v blízké budoucnosti nápomocný. Hodně štěstí!

Často kladené otázky – odpovědi na nejčastější otázky týkající se nástupu zaměstnanců na dálku

V této sekci odpovídáme na některé nejčastěji kladené otázky týkající se vzdálených zaměstnanců a jejich onboardingu ve vaší společnosti.

Co se rozumí pod pojmem „činnosti spojené s onboardingem vzdálených zaměstnanců“?

Aktivity vzdáleného nástupu jsou všechny činnosti organizované během procesu vzdáleného nástupu. Patří mezi ně například zasílání základních zdrojů pro práci nových zaměstnanců a přidělení mentora, který jim pomůže v prvních dnech.

Jakými způsoby lze učinit vzdálený onboarding zábavným?

Aby byl vzdálený onboarding pro nové zaměstnance zábavnější, můžete uspořádat virtuální setkání a ice-breakery s cenami, které lze vyhrát. Záleží na vás, jak často by se podobné akce měly konat.

Můžete je pořádat každý týden nebo každý měsíc. Pokud zcela nerezignujete, budou vaši noví zaměstnanci touto iniciativou ohromeni.

Co chtějí noví zaměstnanci od onboardingového programu?

Průzkum o nových zaměstnancích a jejich očekáváních ukazuje, že noví zaměstnanci se často zajímají o:

• Školení na pracovišti,

• přidělení „kamaráda“ nebo mentora pro zaměstnance,
• seznámení se s firemními pravidly, jako jsou pravidla oblékání a volna,
• přehled administrativních postupů.

Kolik fází má proces nástupu vzdáleného zaměstnance?

Nástup nových zaměstnanců na dálku probíhá ve 4 fázích, které zahrnují:

• školení rolí,
• orientaci
• přechod
• průběžný rozvoj.

Někteří také uvádějí pouze 2 fáze: fázi před nástupem a fázi nástupu. Bez ohledu na to, jak je pojmenujete, je nezbytné, abyste zahrnuli všechny prvky, které jsme popsali dříve.

Jaký je rozdíl mezi onboardingem vzdáleného zaměstnance a zaměstnance v kanceláři?

Rozdíly mezi nimi nejsou velké. Na rozdíl od tradičního onboardingu vyžaduje vzdálený onboarding jednoduše jiný přístup k provádění stejných úkolů jako tradiční onboarding. Zbytek kroků je víceméně stejný jako u běžného onboardingu – s výjimkou virtuální části.

Jak rychle zařadit vzdálené zaměstnance?

Vše by mělo začít pevným a promyšleným plánem. Začněte uspořádáním šablon pro onboarding vzdálených zaměstnanců, aby byly pro nové zaměstnance snadno dostupné. Odtud by mělo jít vše hladce. Navíc je výhodné používat software pro onboarding zaměstnanců, například Sloneek.