Efektivní evidence docházky: Excel vs. HR software

Evidence docházky zaměstnanců je klíčovým prvkem personalistiky v každé firmě, zaměstnavatel je povinen tento pracovní výkaz zaznamenávat a archivovat. Správné zaznamenávání pracovní doby není nezbytné jen pro dodržování legislativních požadavků, ale i pro evidenci absencí a přesčasů. Tyto reporty také slouží jako podklad pro výpočet mezd a plánování kapacit.

Pracovní výkazy v Excelu

Mnoho menších firem a týmů využívá na docházkový systém nástroje jako je Excel nebo jiné tabulkové editory. Můžete si vytvářet vlastní tabulky v Excelu nebo využít služeb jiných firem, které nabízejí ke stažení šablony pro evidenci docházky zaměstnanců online a zdarma, a tak nemusíte vytvářet vlastní. Každopádně, formuláře pro sledování pracovní doby a absencí se liší od firmy k firmě, nebo také mezi týmy, pokud ve firmě neexistuje jednotný systém. Pokud chcete zdarma vzor docházky v Excelu, stáhněte si ho zde. 

Nevýhody Excelu pro evidenci docházky

1. Náchylnost k chybám: Manuální zadávání dat zvyšuje riziko chyb, což může vést k nepřesnostem ve výpočtech mezd a plánování.
2. Nepřesnost a zdlouhavé výpočty: Excel tabulky umíte nastavit se vzorci tak, aby vám přesně vypočítali délku pracovní doby. Pokud tak neuděláte, musíte časy vypočítat manuálně. Tak se mohou objevit nepřesnosti – zaměstnanci si nemusí docházku zaznamenávat přesně a mohou mít tendenci zaokrouhlovat – přidat či ubrat minuty k reálně odpracovanému času.
3. Tendence zapomenout zaznamenat si docházku v reálném čase: Může vás někdo vyrušit při příchodu do práce a při odchodu zapomenete. Pak jen odhadem docházku zaznamenáte další den a můžete přijít o minuty k dobru.
4. Časová náročnost při evidenci i zpracování: Ruční aktualizace a správa tabulek může být časově náročná, zejména při větším počtu zaměstnanců. Data z Excelu musíte nahazovat nebo kopírovat do jiných systémů.
5. Omezená funkcionalita: Excel neposkytuje pokročilé funkce, jako je automatické sledování příchodů a odchodů, integrace s dalšími systémy či generování reportů v reálném čase.

Přínosy HR softwaru pro automatizaci a správu docházky

Moderní HR software jako Sloneek nabízí komplexní řešení pro automatizaci a správu docházky, čímž překonává omezení tradičních metod, jako je Excel:

1. Automatizace rutinních úloh: HR systém automatizuje procesy jako práce s reporty pro výpočet mezd a správa absencí, což snižuje administrativní zátěž.
2. Přesnost a snížení chybovosti: Díky automatizaci dochází ke snížení lidských chyb, což zajišťuje přesnost ve výpočtech a evidenci.
3. Efektivní správa absencí: Zaměstnanci mohou prostřednictvím systému snadno žádat o dovolenou či hlásit nepřítomnost, což zjednodušuje proces schvalování a plánování.
4. Sledování pracovní doby: Systémy umožňují detailní sledování odpracovaných hodin, přesčasů a dalších parametrů, což poskytuje přehled o výkonnosti zaměstnanců a podklady pro mzdy.
5. Integrace s dalšími nástroji: Moderní HR softwary lze integrovat s dalšími systémy, jako jsou mzdové programy či kalendáře, což zajišťuje konzistenci dat napříč platformami. Docházku lze také zaznamenávat přes docházkový terminál, což zaměstnancům usnadňuje přístup přímo na pracovišti.
6. Reálný přístup k datům: Manažeři i zaměstnanci mají kdykoli přístup k aktuálním informacím o docházce, což usnadňuje další plánování.

Benefit pro zaměstnance

Využitím technologií jako je Sloneek nemusíte myslet na to, že je potřeba před odchodem z práce vyplnit Excel nebo se manuálně podepsat na papír. Můžete mít aplikaci přímo v mobilu a pípnou se rychleji a bez stresu. Stejné je to s evidencí absencí – pokud jste u lékaře, zaznamenejte si to s přehledem online. Váš nadřízený tak bude vědět, kde jste a nemusíte psát zprávu nebo e-maily. Pokud plánujete dovolenou, nemusíte vyplňovat papírky a fyzicky to schvalovat u nadřízeného. Uděláte to také v online docházce. V neposlední řadě využitím softwaru online nejsou omezeni ani zaměstnanci, kteří fungují jenom remote. Nemusí být fyzicky v práci, aby si docházku “pípli” na terminálu.

Závěr

Přechod od manuální evidence docházky v Excelu k moderním HR systémům přináší firmám řadu výhod, včetně zvýšení efektivity, přesnosti a lepší správy lidských zdrojů. Investice do specializovaného softwaru se tak může rychle vrátit ve formě úspor času a snížení chybovosti.

HR software jako Sloneek, umožňuje snadné sledování pracovní doby nejen pro zaměstnavatele ale také zaměstnanci mohou jednoduše spravovat docházku online, žádat o dovolenou a evidovat své absence. Systém se integruje s dalšími nástroji a umožňuje přístup k datům v reálném čase. Díky tomu je docházková agenda efektivnější a pohodlnější.