Dva pracovní dny navíc díky AI vylepšením

Nejkrásnější dárek pro každého zapáleného člověka z HR? Stroj na klonování. Anebo dokonalý dvojník. Na tom se myslím shodneme všichni. A přestože takovou pecku vám ve Sloneeku zatím dát neumíme, naše nabídka není o nic horší.  Dáváme vám totiž dáváme dva pracovní dny navíc. Nevěříte? 

Tento rok jsme se hledání efektivity pomocí AI nástrojů věnovali už několikrát. Není divu, vývoj šel dopředu ještě zběsileji než změny v české pracovní legislativě. A přesto si zaslouží ještě jedno zastavení. Troufám si totiž říct, že s koncem roku je čas na realistickou bilanci, kde umělá inteligence opravdu šetří čas a kde ji budeme muset dát ještě pár měsíců nebo let hájení. 

Já sám jsem si prošel letos několikrát fázemi nadšení a zklamání. Zhruba pětina procesů, do kterých jsme se AI snažili efektivně zapojit, nakonec skončila s neprůkaznými anebo rozpačitými výsledky. Osobně jsem zatím vzdal hledání nástroje s dokonalou češtinou a fantazií nad rámec zadání a rozhodně hodně práce bude ještě na naší finální vizi AI asistenta, který nahradí personalisty u všetečných otázek typu „kolik mi zbývá dnů dovolené“ anebo „kdy přijdou stravenky“. 

Na druhou stranu je pár oblastí, kde si to bez HR nedokážu představit a kde jsou úspory v řádu desítek hodin (pochopitelně podle náplně té které pozice a konkrétních procesů) příjemnou samozřejmostí. 

Co si připravte jako podklad pro každý prompt? 

• Aktuální inzeráty 

• Informace o vaší misi a vizi 

• Soupis toho nejdůležitějšího z firemní kultury 

• Přehled benefitů a specifik pracovního prostředí 

Svůj AI model díky tomu naučíte, jaká je právě vaše firma, a výrazně tak zpřesníte výsledky. Do promptů proto tyto podklady nezohledňujeme, předpokládáme, že model je již bude mít pročtené. 

Tvorba inzerátů 

Máte dobře sepsané podklady pro hledanou pozici? Pak vám doporučuji využívat ChatGPT pro jednoduché přetváření hlavního dokumentu do v podstatě libovolného formátu. Pokud už máte pozici někde publikovanou, můžete s jeho pomocí vytvořit parádní posty na sociální sítě. 

Co nezapomeňte připomenout do promptu: 

• Délku ve znacích. 

• Styl – formální, hravý, vtipný, profesionální, se žargonem. 

• Informace, které chcete obsáhnout, a které naopak vynechat. 
• Strukturu textu – například využívání emojis. 

Tipy: 

• Když bude dobře napsaný průvodní text ve vašem inzerátu, stylistika jednotlivých odvozených formátů bude většinou také dobrá. 

• Překlad do angličtiny hodně vylepší, pokud upřesníte, zda chcete mít formální angličtinu nebo třeba „start-up language“. 

• Nebojte se využít ChatGPT jako oponenta. „Co tě na inzerátu zaujalo“ anebo naopak „Co ti na inzerátu chybí“ přináší velice zajímavé vstupy. 
• Pokud máte přesný formát, jak má inzerát vypadat, nahrajte ho ChatGPT jako vzor. 

Prompt na hraní: 
Vytvoř mi ze zaslaných podkladů v příloze inzerát na naše kariérní stránky. V úvodu zkus na pozici nalákat v odstavci maximálně 250 znaků s mezerami. Využívej hravý uvolněný jazyk, příklady čerpej z našeho webu www.xyz.cz.
Následně představ strukturovaně požadavky na pozici, využívej emojis jako odrážky.
Vymysli alespoň 5 variant lákavého hravého nadpisu.

Skóring CV 

Znáte ty večery, kdy vám rukama prochází jedno CV za druhým, kandidáti splývají a vy už nedokážete říct, jestli daný adept patří na hromádku vlevo nebo vpravo? Případně kdy se vám mezi jasné ano a jasné ne dostává stále více kategorií, až máte deset pomyslných hromádek? Co to svěřit AI? 

Co nezapomenout zmínit v promptu: 

• Kritéria třídění. Buď nahrajte inzerát, ze kterého má AI vycházet, anebo jasně určete, jaké požadavky má ideální kandidát splňovat (roky praxe, jazykové dovednosti, typy zkušeností, konkrétní obory působení).  

• Definujte formát výstupu. Přehledná tabulka? Skóre? Kvalitativní shrnutí CV Je to jen na vás. 

• Nezapomeňte i na mimopracovní aktivity nebo například ocenění kandidátů. Nechte si je vypsat do speciální kolonky. 
• Dejte AI prostor pro křemíkovou intuici. Ať udělá hromádku CV, která mohou vypadat, jako že nesplňují kritéria, ale doporučil by je na hlubší přezkum. 

Tipy:

• Většina jazykových modelů si poradí se soubory různých formátů. Ujistěte se však, že například PDF čte jazykový model bez problémů a nevymýšlí si. Stačí zvolit testovací CV.

• Nebojte se měnit kritéria za běhu. Síla AI vyhodnocení je v tom, že necháte řadit kandidáty podle různých klíčů. 
• Počítejte s chybami. Při zpracování většího množství souborů se mohou stát. Proto se občas doporučuje jako první krok nechat AI přepsat různorodé soubory do jednoho velkého dokumentu. 

Prompt na hraní: 

Vyhodnoť přiložené životopisy pro pozici, kterou popisuje přiložený inzerát. Vytvoř přehlednou tabulku, kde uchazeče seřadíš podle relevance. V tabulce ať jsou kritéria: roky praxe, znalost jazyků, zkušenosti s konkrétními obory, mimopracovní aktivity. Oskóruj uchazeče od 1 do 10 podle vhodnosti. Hvězdičkou označ ty, kteří sice nesplňují formální požadavky, ale mohli by být vhodnými kandidáty. Připrav také stručné shrnutí silných a slabých stránek každého kandidáta – maximálně 300 znaků s mezerami. 

Generování checklistů pro onboarding, offboarding nebo třeba další agendu 

AI může být skvělým nástrojem pro tvorbu strukturovaných checklistů, které vám usnadní správu různých procesů ve firmě. Ať už se jedná o nástup nového zaměstnance, odchod člena týmu, nebo zajištění hladkého průběhu projektů, ChatGPT vám dokáže připravit přehledný seznam kroků na míru. 

Co nezapomenout zmínit v promptu: 

• Specifikujte typ procesu. Tedy to, zda se jedná o onboarding, offboarding nebo třeba přípravu checklistu na firemní event či odbornou konferenci s kolegy. 

• Určete míru detailnosti. Je rozdíl, jestli potřebujete jen základní seznam anebo sofistikovaný a detailně rozpracovaný checklist s odhadem časové náročnosti a definicí zodpovědnosti.  

• Rozmyslete si, jestli chcete univerzální seznam anebo má být checklist vytvořen pro konkrétní pozici nebo třeba tým či oddělení. 

• Definujte jazyk a formální úpravu. 

Tipy: 

• Nechte si poradit i s prioritami! Jednoduše můžete poprosit AI, aby kroky v checklistu seřadila podle důležitosti nebo časové posloupnosti. 

• Využijte již hotovou šablonu. Pravděpodobně máte ozkoušené checklisty, můžete je nahrát jako vzor pro další generování. Jen pozor, u některých modelů to vede k frustraci – nedokáží překlopit šablonu bez zásadních nedostatků. 

• ChatGPT vám může pomoci nejen s konkrétními kroky, ale také s vytvořením doporučených postupů pro každou fázi procesu. To se hodí hlavně pro juniornější kolegy, kterým chcete dát „blbuvzdorný“ návod. 

• Experimentujte s výstupy. Zkuste si nechat checklist vytvořit ve formě tabulky, seznamu nebo třeba workflow diagramu. Ne vždy vám model vyhoví, ale občas dokáže překvapivě dobré věci. 

Prompt na hraní: 

Vytvoř mi přehledný checklist pro onboarding nového zaměstnance na pozici, jejíž popis přikládám. Začni seznamem kroků před nástupem, pokračuj kroky během prvního týdne a uzavři seznamem aktivit během prvních tří měsíců. Využij přátelský a profesionální jazyk. Ke každému kroku přidej odhadovanou časovou náročnost a kolegy, kteří se mu budou muset věnovat.

Generování skillsetů 

V době flexibilních pozic a skill-centric přístupu se ze sestavování skillsetů stává nekonečná odysea. Tedy pokud nepatříte k firmám, kde se vytáhne notně zaprášený skillset ze šuplíku a stejně ho nikdo nebere vážně. V obou případech je fajn vsadit na AI. Pomůže vám vytvořit jasný a strukturovaný přehled potřebných dovedností a jasně definovat požadavky na kandidáta – pro vaši interní diskuzi nebo rovnou jako podklad k jeho výběru. 

Co nezapomeňte připomenout do promptu: 

• Jasně definujte, co ve vašem pojetí znamená juniorní, středně pokročilá nebo seniorní role. Z inzerátu to většinou nevyzní. 

• Upřesněte, zda chcete rozlišit hard a soft skills. Zatímco první část zřejmě pokryje inzerát, u té druhé budete muset být přesnější. 

• Určete, které dovednosti jsou povinné a které jsou „nice-to-have“. 
• Definujte formát výstupu: Skillset může být tabulka s popisem, seznam priorit anebo lehký neformální popis pozice. 

Tipy: 

• Využijte AI k vytvoření přehledu podle kategorií. Skillset může být technický, komunikační nebo třeba manažerský. 

• Podle využití skillsetu vybírejte styl jazyka. HR hantýrka C-level manažery nepotěší. 

• Požádejte AI, ať se při tvorbě skillsetu inspiruje třeba na hlavních inzertních portálech a určí, které požadavky na pozici jsou na trhu nejběžnější. 

Prompt na hraní: 

Vytvoř mi seznam dovedností – skillset – pro pozici v příloze. Rozděl dovednosti na hard skills a soft skills. Pro obě kategorie sleduj dovednosti technické, manažerské a týmové – tedy vedení lidí, mezilidská empatie a emoční inteligence. Skóruj skilly podle důležitosti na stupnici 1-5. Přidej krátké vysvětlení ke každé dovednosti (max. 150 znaků).
Vytvoř seznam kompetencí, které ze skillů vychází. Rozděl je na kompetence klíčové a ostatní kompetence. Každá kompetence by měla obsahovat název kompetence, podrobný popis kompetence a důvod, proč je považována za klíčovou kompetenci (pokud ji za klíčovou považuješ; klíčové kompetence jsou ty, které jsou zásadní pro úspěch v dané roli).

Pomoc s průzkumy: Generování otázek, analýza odpovědí 

Největší nepřítel pro pravidelné získávání feedbacku? Přeplněný denní program personalisty. Výroba dobrého a relevantního dotazníku (obojí dvakrát podtrhávám) a následné vyhodnocení patří mezi obávané časožroutské aktivity. To znamená menší frekvenci a méně trefné dotazování, než by týmy potřebovaly. Ale jde to i jinak. S pomocí AI. 

Co nezapomeňte připomenout do promptu: 

• Definujte, co jste za společnost. Často stačí jen odkázat na vaše webovky. 

• Jasně definujte cíl průzkumu. Tedy to, co chcete zjistit – zaměstnaneckou spokojenost, získat zpětnou vazbu anebo posbírat náměty na vylepšení. 

• Uveďte, kdo bude na otázky odpovídat – běžní zaměstnanci? Management? Celá firma?  

• Rozmyslete si styl otázek. Mají být otevřené? Uzavřené? Jednat se o skóring? 

• Určete si rozsah průzkumu. 
• V případě analýzy se nebojte pracovat s grafy. Některé AI modely to umí skvěle. 

Tipy: 

• Většinou přeceníte schopnost AI vcítit se právě do vaší firmy. Hodně pomůže, pokud jí nahrajete například výstupy z některého z předchozích výzkumů. 

• AI nevadí otevřené otázky. To, co děsí při vyhodnocování nejvíc, se nyní stává dosažitelným. Nebojte se tedy čistě kvantitativních dotazníků, jejichž zpracování by bylo jinak peklo. 
• Hrajte si s manažerským shrnutím z různých úhlů. AI umí rozpracovat výsledky na několik slidů nebo do jednoho odstavce. Prostě jak si řeknete. 

Prompt na hraní: 

Pomoz mi vytvořit 10 otázek pro průzkum spokojenosti zaměstnanců firmy www.xyz.cz. Otázky mají být strukturované do tří sekcí: pracovní prostředí, vedení, osobní růst. Využívej jednoduchý a srozumitelný jazyk. Přidej ke každé otázce možnosti odpovědí na škále od 1 (zcela nespokojen) do 5 (zcela spokojen). V rámci vyhodnocení shrň nejzajímavější poznatky do tří odstavců pro každou kategorii. Přidej také srovnání s minulým výzkumem, který přikládám. 

Překvapení! Sloneek tohle dávno má 

Co bychom to byli za leadery v AI, kdybychom všechny tyhle vychytávky dávno nenabízeli přímo ve Sloneekovi. Za poslední rok se z nich stala jedna z hlavních věcí, proč nás firmy chtějí vyzkoušet. A zpětná vazba je pozitivní. 

Průměrnému personalistovi šetříme slíbené desítky hodin. A to v takové míře, že se můžeme bavit o několika ušetřených dnech měsíčně. Tak se neváhejte i vy připojit do naší rodiny a nadělit si demo Sloneeka a méně ubíjejících mechanických činností.