5 nejčastějších chyb při onboardingu

Výběrové řízení máte úspěšně za sebou a nové posily mají nastoupit každým dnem? Pak je nejvyšší čas chystat onboarding. Kroky, které pomohou novému zaměstnanci seznámit se s novým prostředím, kolektivem i obsahem jeho práce. A rozhodně byste si na nich měli dát záležet.

Podle společnosti Click Boarding je totiž u zaměstnanců, kteří zažili pozitivní onboarding, o 69 % vyšší šance, že u daného zaměstnavatele vydrží další tři roky.

První tři měsíce nejsou tedy jen zákonnou zkušební dobou, ale klíčovým obdobím, během kterého by obě strany měly zjistit, jestli jim spolupráce bude dávat smysl. Nástup by pro nováčka neměl být křest ohněm. Strategie „Jsi ve vodě, tak plav.“ je v tomto případě spíše ku škodě. Kandidát, který je ve stresu, těžko bude podávat výkony.

Kterých pěti chyb byste se měli určitě vyvarovat, abyste o nově objevený talent nepřišli?

1. Nedostatečně připravený proces onboardingu

„Však on se ho někdo ujme.“ Neujme. Ne/připravenost na příchod nového zaměstnance je vizitkou fungování vaší firmy. Zaměstnanec by měl vždy vědět, koho první den kontaktovat, kdo se mu bude věnovat, provede ho budovou a seznámí s kolegy. Může to být HRista, nadřízený, ale klidně kolega, který sehraje roli „buddyho“ a bude nováčkovi k ruce kdykoliv, kdy bude potřebovat. Naprostou samozřejmostí by pak mělo být nachystané pracovní místo, šatní skříňka, vstupové karty nebo klíče apod.

Že je třeba co dohánět, ukazuje průzkum Vlerick Business School, který uvádí, že 57 % pracovníků nemělo během prvního dne v práci k dispozici pracovní počítač, telefon, kancelářský materiál, ba dokonce ani stůl.

A abych přihodil i něco z vlastní praxe – nedávno se mi v náboru objevil kandidát, který odešel z firmy jen měsíc poté, co nastoupil. Proč? Po třech dnech od jeho nástupu se objevil vedoucí týmu se slovy: „Vy už jste tady? Kolegyně se vás ujme.“ Ta kolegyně se ujala kandidáta po týdnu, na hodinu. Znovu pak zase až za týden. A to bylo naposledy… Takovou zkušenost nechcete připravit nikomu.

Řešení: Připravte nováčkovi uvítací dopis či balíček, kde bude mít všechny potřebné informace nejen o tom s jakými věcmi se má na koho obracet, ale třeba i tipy na to, kam v okolí zajít na jídlo, jaké může využít firemní benefity apod. Připravte mu seznam úkolů, které má splnit během prvních dvou dnů – seznámení s kolegy počínaje a načítáním potřebných dokumentů konče.

2. Zahlcení informacemi

Posila je konečně tady, tak ji využijeme na maximum. Zahltit nováčka úkoly a informacemi se ale nevyplácí. Měl by mít čas seznámit se s fungováním firmy a její kulturou, prostor projít si v klidu programy a aplikace, které firma využívá, a pokud nastupuje do rozjetých projektů, měl by znát i jejich pozadí a historii. Nové informace je třeba dávkovat – i když v dobrém úmyslu s daným člověkem během prvního dne projdete všechna oddělení, budovu a představíte mu desítky tváří, druhý den bude vědět sotva polovinu.

Řešení: Nováčkovi předávejte informace postupně. Místo jednoho dne tedy rozložte seznamování do celého týdne a vytvořte pro něj pouze menší drobné úkoly, které zvládne bez hlubší znalosti prostředí. Seznamte ho nejprve s nejužším týmem. Berte ho s sebou na schůzky jako pozorovatele, aby měl možnost se seznámit s agendou i firemními procesy.

3. Přehnaná očekávání

Čekali jsme od tebe víc… Než tuhle větu vyslovíte, zamyslete se, jestli jste z vaší strany udělali vše pro to, aby dotyčný pracoval opravdu na tom, co chcete.

Podle průzkumu Vlerick Business School si 66 % zaměstnanců stěžovalo na nedostatečné informace ohledně určitých úkolů i toho, co se od nich čeká a jakých výsledků mají dosáhnout.

Je naivní si myslet, že za týden nový zaměstnanec zastane stejný objem práce jako kolega, který odchází po sedmi letech. Nikdo nebude trhat rekordy v KPI hned první dny. Tříměsíční zkušební doba slouží k seznámení se s obsahem práce, je to doba, kdy se ukáže, jestli jste si během pohovoru dokázali vyjasnit vzájemná očekávání. A jestli jste někde neudělali chybu.

Řešení: Definujte úkoly pro první týdny. Promluvte si o cílech pro jednotlivé první týdny/měsíce. A stanovte si termíny vzájemné zpětné vazby. Není nic horšího než domněnky…

4. Zanedbání feedbacku

První týdny jsou náročné – představy na obou stranách se střetávají s realitou. Aby vše najelo do správných kolejí, je více než kdy jindy potřeba zpětná vazba. Ta je klíčová nejen pro vyjasnění vzájemných očekávání, ale právě pro hladké začlenění nováčka do kolektivu. Zpětnou vazbou navíc podpoříte otevřenou komunikaci a připravíte základ pro kvalitní pracovní vztah.

Pozitivní zpětná vazba posílí zaměstnancovo sebevědomí a zvýší jeho angažovanost. Naopak negativní zpětná vazba může sloužit jako nástroj pro zlepšení.

A v neposlední řadě nezapomeňte, že feedback by měl být oboustranný. I nováček by měl mít prostor vyjádřit názor a zkušenost s tím, jak vnímá váš přístup. Můžete tak získat cenné tipy jak vylepšit nejen onboarding, ale třeba i některé zaběhnuté věci ve firmě. Když na pracovišti trávíte už nějaký ten rok, často spoustu věcí přehlédnete a nové oči mohou přinést nová řešení nebo minimálně návrh do diskuze.

Řešení: S nováčkem si naplánujte pravidelná sezení. První zpětná vazba může být už po prvním týdnu, další pak na měsíční bázi. V budoucnu minimálně jednou za rok.

5. Firemní slang – zabiják nováčků

Používáním firemního slangu možná vypadáte jako větší odborníci, pro nového zaměstnance ale mohou být výrazy nesrozumitelné, především pokud se jedná o juniorní pozici. Navíc ho stavíte do nekomfortní situace, kdy je nucen se buď neustále ptát nebo předstírat, že rozumí. Když si nevyjasníte terminologii, zbytečně může dojít k řadě nedorozumění.

Řešení: Vytvořte pro nováčky manuál, kde budou nejčastěji používaná slova vysvětlená. Přidat můžete i širší kontext nebo způsob užití.

Závěr

Zkrátka, pokud se nebudete nováčkům po nástupu intenzivně věnovat, těžko můžete očekávat rychlé zapojení do procesu. Stane se přesný opak. Pokud jim nechcete věnovat čas, pak se ptejme, proč byli vlastně přijati a jakou agendu mají řešit. Neslyšel bych poprvé, že „se na to manažer vykašlal“.  Pokud se řeší manažerova přetíženost, je potřeba ze strany HR pomoci. A pokud došlo jen k „vytěsnění“ ze strany nadřízeného, je čas na to hledat ale úplně jiné kandidáty.