Podnikový audit: Jak odhalit skryté rezervy a zajistit růst firmy

Vaše organizace šlape jako hodinky. Alespoň to tak vypadá. Ale co když pod povrchem tiká časovaná bomba neefektivity, nevyužitých zdrojů a procesů, které brzdí růst? To je chvíle, kdy na scénu přichází podnikový audit nebo interní audit ve veřejné správě – váš detektivní nástroj na odhalení skrytých rezerv a odemknutí nového potenciálu.  

Co je podnikový audit a proč ho neodkládat?

Podnikový audit není jen nudná kontrola papírů a procesů. Je to proces, který vám pomůže nahlédnout do útrob firmy nebo organizace a odhalit slabá místa, která stojí mezi vámi a vyšší efektivitou.

Správně provedený audit může odhalit nevyužité kapacity a zdroje; procesy zpomalující produktivitu; nedostatky v řízení lidských zdrojů; zbytečné náklady, které lze eliminovat; příležitosti ke škálování a inovacím; nedostatky v IT infrastruktuře a automatizaci procesů a nebo třeba potřebu změny firemní kultury a interní komunikace. A to nejlepší? Audit není jen o hledání problémů, ale hlavně o nalezení řešení, která firmě pomohou růst.

Interní audit vs. externí audit

Audit může být interní nebo externí, ale oba mají jedno společné – kontrolují, jestli věci fungují tak, jak mají a jejich cílem je identifikace rizik. Interní audit si můžeme představit jako „domácí úklid“ organizace. Provádí ho lidé zevnitř firmy nebo najatí specialisté, aby zjistili, zda se dodržují pravidla, minimalizují rizika a vše běží efektivně. Pomáhá firmě neustále se zlepšovat a odhalit potenciální problémy dřív, než se stanou skutečným průšvihem.

Na druhé straně externí audit je „návštěva inspekce“. Přichází zvenčí – obvykle auditorská firma – aby nezávisle zkontrolovala, zda jsou finanční výkazy firmy pravdivé a odpovídají zákonným požadavkům. Pro některé společnosti je dokonce povinný a jeho výsledkem je auditorská zpráva, která říká, zda je vše v pořádku, nebo jestli je třeba něco napravit.

Zjednodušeně řečeno: interní audit pomáhá firmě lépe fungovat, externí audit kontroluje, jestli firma hraje podle pravidel.

Jak na interní audit v praxi?

1. Stanovte cíl auditu

Chcete optimalizovat náklady, zefektivnit HR proces nebo zlepšit workflow? Jasně definovaný cíl vám pomůže soustředit se na klíčové oblasti. Ať už jsou cíle strategické (dlouhodobé) nebo operativní (krátkodobé, jejich dosažení vám pomůže si vytvořit soubor otázek pro interní audit. Je jedno, jestli kontroluje finanční zdraví firmy, procesy nebo dodržování pravidel, správné otázky jsou klíčem k odhalení slabých míst i příležitostí ke zlepšení.

2. Sbírejte data

Nejde jen o tabulky a reporty. Mluvte s lidmi! Zjistěte, kde cítí problémy, kde se ztrácí čas a jaké překážky jim brání ve vyšší produktivitě. Kvalitní audit spojuje kvantitativní i kvalitativní analýzu, tedy čísla i osobní zkušenosti.

3. Analyzujte procesy a identifikujte rizika a slabá místa

Díky kombinaci dat a zpětné vazby od zaměstnanců dokážete odhalit klíčová omezení. Možná zjistíte, že váš onboarding trvá zbytečně dlouho, že chybí jasně definované role v týmu, nebo že absence digitalizace stojí firmu desítky hodin měsíčně.

Jaké jsou nejčastější metody pro identifikaci rizik?

Existuje několik přístupů, jak rizika odhalit, a ideální je kombinovat více metod pro co nejpřesnější výsledky. Mezi kvalitativní metody patří například brainstorming, kdy tým společně hledá možná rizika. SWOT analýza zase hodnotí silné a slabé stránky, příležitosti a hrozby. Dalšími způsoby jsou dotazníky a rozhovory se zaměstnanci či experty nebo checklisty založené na předchozích zkušenostech. Kvantitativní metody pak přinášejí tvrdá data – analýza historických událostí pomáhá pochopit, co se už stalo a proč, zatímco například metoda FMEA (Failure Mode and Effects Analysis) zkoumá možné poruchy a jejich dopady. Pokročilejší přístup, jako Monte Carlo simulace, dokáže modelovat různé scénáře vývoje rizik. Existují i kombinované metody, jako analýza scénářů, která propojuje expertní úsudek s datovou analýzou, nebo HAZOP studie zaměřená na odchylky v procesech. Výběr správné metody závisí na konkrétní situaci, ale jedno je jisté – identifikace rizik není jen o hledání hrozeb, ale i o objevování nových příležitostí k růstu a zlepšení.

4. Navrhněte zlepšení

Každý problém má řešení. Možná je to lepší HR software, jako je Sloneek, možná změna interních pravidel, přerozdělení úkolů nebo implementace nových technologií. Zaměřte se na rychlé výhry, ale i dlouhodobá opatření.

5. Závěrečná zpráva 

Závěrečná zpráva interního auditu je klíčovým výsledkem celé auditorské činnosti. Slouží k tomu, aby informovala vedení organizace o stavu jejích procesů, kontrol a rizik. Jejím hlavním cílem je poskytnout objektivní přehled o tom, jak dobře firma funguje, a identifikovat oblasti, které vyžadují zlepšení. Zpráva nejen že ukazuje na případné nedostatky, ale také přináší konkrétní doporučení pro nápravu, která mají organizaci pomoci zvýšit její efektivitu, bezpečnost a dodržování předpisů.

6. Implementujte změny a sledujte výsledky

Bez akce není změna. Jakmile zavedete nová opatření, sledujte dopady a pravidelně vyhodnocujte, zda přinesla očekávané výsledky. Měřitelné cíle a pravidelné reportování jsou klíčem k úspěchu.

HR jako klíčový hráč v auditu

Lidské zdroje jsou srdcem každé firmy. HR oddělení má unikátní přehled o zaměstnancích, jejich výkonnosti i potenciálu. Správně vedený personální audit pomůže odhalit přetížené týmy a nevyužité talenty; nedostatky v náboru a onboardingu; neefektivní komunikaci uvnitř firmy; potřebu rozvoje a školení zaměstnanců; míru fluktuace a její důvody a stav firemní kultury a motivace zaměstnanců.

Díky HR auditu můžete nejen zvýšit produktivitu, ale také zlepšit atmosféru ve firmě a zvýšit spokojenost zaměstnanců. Automatizované HR systémy navíc usnadní evidenci docházky, plánování kapacit a sledování výkonu.

Jak často provádět audit?

Podnikový audit není žádná jednorázovka. Aby byl skutečně účinný a měl maximální efekt, je potřeba ho dělat pravidelně a systematicky. Komplexní audit, který zahrnuje všechny klíčové oblasti firmy, se doporučuje provádět alespoň jednou za 2 až 3 roky. To umožňuje sledovat dlouhodobý vývoj a trendy a včas zachytit případné problémy, které by mohly firmu ohrožovat nebo příležitosti, které ji naopak mohou posunout kupředu.

Pokud jde o HR audit, který se zaměřuje na řízení lidských zdrojů, ten by měl být na vašem seznamu úkolů minimálně jednou ročně. Díky němu lze totiž efektivně monitorovat zaměstnaneckou spokojenost, míru fluktuace a účinnost náborových a adaptačních procesů. Pravidelný HR audit pomáhá firmám zajistit, že mají správné lidi na správných místech a že jejich týmy fungují efektivně.

Interní audit, který se soustředí na efektivitu vnitřních postupů, se doporučuje dělat každých 6 až 12 měsíců, nebo jak to bude potřeba. Díky nim lze včas identifikovat slabá místa v provozu a zajistit, že firemní procesy zůstávají moderní, efektivní a konkurenceschopné.

Frekvenci finančního auditu zpravidla určuje legislativa. V každém případě je dobré mít finanční zdraví firmy pod kontrolou. Finance jsou přece srdcem každé firmy a bez nich by se jen těžko dalo růst.

Pravidelné audity nejsou jen o papírování – jsou to nástroje, které vám pomůžou udržet firmu v pohybu, nechat ji růst a adaptovat se na nové výzvy. Myslete na to, že podnikový audit je vaše šance, ne strašák. Pokud ho provedete správně, zbavíte se překážek, zefektivníte práci a připravíte firmu na růst. A když do toho přidáte moderní nástroje, jako je Sloneek, získáte nejen lepší přehled, ale i jasnou vizi, kam směřujete!