Personální audit jako pomocník k optimalizaci nákladů a identifikaci rizik

Personální audit (nebo taky HR audit) je strategický nástroj, který pomáhá firmám zhodnotit jejich lidské zdroje, efektivitu procesů a celkové finanční zdraví podniku z pohledu HR. Cílem auditu je zjistit, zda jsou lidské zdroje optimálně využívány, zda jsou správně nastaveny procesy náboru, rozvoje a odměňování zaměstnanců a zda firma dodržuje zákonné požadavky v oblasti pracovního práva a řízení lidských zdrojů. 

Personální audit se zaměřuje na následující oblasti:

• Organizační struktura – přezkoumání hierarchie, odpovědností a efektivity řízení.
• Procesy a postupy – hodnocení náboru, školení, hodnocení výkonu a kariérního růstu zaměstnanců.
• Efektivita práce – analýza pracovního zatížení, produktivity a využití talentu v organizaci.
• Firemní kultura a spokojenost zaměstnanců – měření motivace, angažovanosti a pracovního prostředí.
• Soulad s legislativou – kontrola dodržování pracovněprávních předpisů a interních směrnic.
• Personální náklady – analýza mzdových nákladů, benefitů a dalších výdajů spojených se zaměstnanci.

Interní vs. externí audit

Externí personální audit je prováděn nezávislými odborníky, kteří nejsou zaměstnanci organizace. Tím je zajištěna objektivita a nestrannost v hodnocení. Interní audit provádějí zaměstnanci organizace, což může vést k nižší míře objektivity, i když může být důvěrnější při sběru interních informací a dat, např. z interního HR systému.

Externí audit se také často vztahuje k nezávislému posouzení finančního zdraví firmy. Pomáhá odhalit nedostatky a doporučit opatření pro zlepšení. Pro hodnocení finančního zdraví firmy se využívají ukazatele jako rentabilita, likvidita a zadluženost. Sleduje se jaký je cash flow, výnosy vs. náklady. Personální audit může pomoci odhalit oblasti, kde lze snížit náklady, aniž by to ohrozilo produktivitu zaměstnanců.

Ulehčete si práci díky HR systému

Usnadnit sběr a analýzu dat vám může také HR systém. Např. modul People Analytics od Sloneeka nabízí komplexní sadu nástrojů, které umožňují řízení lidských zdrojů na základě dat a mohou výrazně zefektivnit a zpřesnit personální audit ve firmě. Zde je, jak může Sloneek s tímto procesem pomoci:

1. Komplexní sběr a vizualizace dat – Sloneek poskytuje předpřipravené HR analytické dashboardy, které zobrazují klíčové ukazatele výkonnosti (KPI), jako jsou růst, retence, počet zaměstnanců, kariérní rozvoj a absence. Tyto dashboardy zahrnují jak popisnou, tak prediktivní analytiku, což umožňuje hlubokou analýzu současných trendů a budoucích prognóz.
2. Přehled o dovednostech zaměstnanců – Platforma nabízí rychlý přehled o dovednostech v rámci organizace, což umožňuje snadné sledování a porovnávání kompetencí. Tato funkce pomáhá identifikovat mezery v dovednostech a hodnotit jejich rozložení a vývoj, což je klíčový prvek personálního auditu.
3. Analýza náborového procesu – Sloneek umožňuje detailní sledování metrik náboru, včetně počtu otevřených pozic, průběhu uchazečů v jednotlivých fázích, času potřebného na obsazení pozic a průměrné doby náboru. Tato data jsou zásadní pro vyhodnocení efektivity náborových procesů během auditu.
4. Správa dokumentů a pracovních nástrojů – Systém poskytuje přehled o firemních dokumentech a pracovních nástrojích, včetně jejich aktuálního stavu a významu. Můžete analyzovat data, jako je počet firemních dokumentů a nástrojů, jejich rozdělení podle typu a stavu nebo průměrný počet nástrojů na zaměstnance, což usnadňuje efektivní správu těchto zdrojů.
5. Podpora mezinárodních a hybridních týmů – Sloneek umožňuje řízení mezinárodních a hybridních týmů díky reportům rozděleným podle pracovních typů a lokalit. To usnadňuje měření efektivity práce, analýzu kompetencí a sledování firemních dokumentů a nástrojů napříč více lokalitami, což zlepšuje přehled při personálním auditu.

Metody identifikace rizik

Identifikace rizik je klíčovým prvkem personálního auditu a pomáhá odhalit oblasti, které mohou ohrozit stabilitu firmy. Mezi metody například patří:

• Analýza fluktuace zaměstnanců – sledování míry odchodovosti a příčin odchodu zaměstnanců může pomoci odhalit problémy ve vedení, pracovních podmínkách nebo motivaci týmu.
• Hodnocení kompetencí zaměstnanců – porovnání požadovaných a skutečných dovedností v týmu pomáhá identifikovat mezery ve vzdělání a potřebné školení.
• Rizika spojená s pracovním zatížením – nadměrné pracovní vytížení vede k poklesu produktivity a zvýšené nemocnosti, což lze zjistit analýzou pracovní doby a absencí.
• Finanční analýza nákladů na zaměstnance – posouzení celkových nákladů na pracovní sílu, včetně mezd, benefitů a dalších výdajů. Posouzení výše mezd ve srovnání s trhem pomáhá odhalit neefektivní odměňování nebo možné příležitosti k optimalizaci nákladů.
• Dodržování pracovněprávních předpisů – kontrola souladu se zákoníkem práce, BOZP a dalšími legislativními normami snižuje riziko právních sporů.
• Analýza konkrétních pracovních procesů a jiné.

Jak vypadá interní audit v praxi?

Jak už jsme zmínili výše, interní audit zahrnuje kontrolu pracovních podmínek, procesů, kompetencí zaměstnanců, dodržování legislativních požadavků. Zde je vzor postupu interního auditu:

Příprava auditu

• Stanovení cílů a oblastí auditu – na co konkrétně se chcete zaměřit?
• Sestavení auditního týmu – kdo se tomu věnovat?
• Příprava dotazníků a kontrolních seznamů (checklistů).

Sběr dat

• Rozhovory s klíčovými zaměstnanci a manažery.
• Analýza dokumentace (pracovní smlouvy, popisy pozic, směrnice).
• Hodnocení pracovních procesů a organizační struktury.
• Data z HR systému.

Vyhodnocení a analýza

• Identifikace silných a slabých stránek.
• Vyhodnocení souladu s legislativou.
• Porovnání s best practices, SWOT analýza.

Doporučení a akční plán

• Návrhy na zlepšení a optimalizaci procesů.
• Doporučení ke snížení nákladů a zvýšení efektivity.

Závěrečná zpráva

• Přehled jednotlivých zjištění.
• Návrh opatření a doporučení.
• Audit trail report dokumentující proces auditu.

Okruhy a otázky pro interní audit

• Jaké jsou hlavní odpovědnosti jednotlivých pozic v rámci organizace?
• Jak efektivní je proces náboru a adaptace nových zaměstnanců?
• Jak jsou nastavena pravidla pro hodnocení výkonu a odměňování?
• Jaké jsou hlavní faktory ovlivňující fluktuaci zaměstnanců?
• Jsou pracovní podmínky v souladu s platnou legislativou?
• Jakým způsobem organizace podporuje profesní růst a vzdělávání zaměstnanců?
• Existují jasně definované interní procesy pro řešení pracovních sporů?
• Jaké jsou celkové mzdové náklady společnosti?
• Jaký je podíl benefitů na celkových nákladech na zaměstnance?
• Lze optimalizovat některé personální náklady bez negativního dopadu na výkonnost firmy?

Ke každé otázce se zamyslete, co konkrétně chcete a potřebujete prozkoumat. Jednotlivé otázky rozměňte na “drobné”.

Výstupy personálního auditu

Po dokončení auditu je vypracována závěrečná zpráva, která shrnuje klíčová zjištění a návrhy na zlepšení. Součástí může být i audit trail report – je to dokument, který zaznamenává a sleduje všechny důležité akce nebo změny provedené v systému nebo procesích. Tento report poskytuje podrobný přehled o tom, kdo, kdy a jaké akce provedl, což pomáhá sledovat a ověřovat shodu s pravidly, normami nebo předpisy. Je to nástroj pro zajištění bezpečnosti, transparentnosti a odpovědnosti v organizaci, často používaný pro auditování finančních transakcí, změn v databázích, nebo přístupů k citlivým informacím.

Závěr

Personální audit je nezbytným nástrojem pro firmy, které chtějí dosáhnout efektivnějšího řízení lidských zdrojů a udržet dlouhodobé finanční zdraví podniku. Jestli chceme, či nechceme, lidé v organizaci představují určitou nákladovou položku, se kterou je potřeba pracovat a nastavit HR efektivně z hlediska procesů, náboru a práci s talenty.

Personální audit je klíčovým nástrojem pro optimalizaci nákladů a identifikaci rizik ve firmách. Pomáhá hodnotit efektivitu personálních procesů, organizační struktury a dodržování legislativy. Je na vás, jestli si zvolíte audit interní nebo externí – každý má své pozitiva. Důležité je stanovit si cíle, co chcete auditem řešit a zaměřit se pak na výstupy auditu – doporučení pro zlepšení procesů a optimalizaci nákladů, což přispěje k efektivnějšímu fungování firmy.

Pokud chcete co nejvíce automatizovat a mít podklady k auditu připravené co nejlépe, doporučujeme se zaměřit na implementaci HR systému, který vám značně ulehčí práci.