Má multitasking smysl?

Lis 22, 2024 5 min čtení

Multitasking. Slovo, které následuje všude tam, kde se něco děje rychle, intenzivně a s očekáváním výsledků – od hektického pracovního dne až po žonglování domácích povinností. Ale co to je multitasking doopravdy? A má tento „žonglérský“ přístup v práci i životě opravdu smysl? Pojďme se na to podívat.

Co je multitasking?

Jednoduše řečeno, multitasking znamená snahu zvládat více úkolů najednou. V práci to může být odpovídání na e-maily, řešení úkolů a účast na meetingu – všechno najednou. Lidský multitasking ale nefunguje tak, jak si možná myslíme. Na rozdíl od počítače, který zvládá preemptivní multitasking (tedy přepínání mezi procesy tak rychle, že to působí simultánně), náš mozek zvládne opravdu jen jednu věc najednou. Co se děje, když se snažíme dělat více věcí najednou? Přepínáme. A každé to přepnutí nás stojí čas a energii.

Multitasking jako požadavek: Je to opravdu potřeba?

Schopnost multitaskingu se často objevuje jako požadavek v pracovních inzerátech. Firmy hledají zaměstnance, kteří zvládnou „více věcí najednou“, a mnozí uchazeči to vnímají jako příležitost ukázat své „superschopnosti“. Multitasking je navíc považován za atraktivní dovednost – lidé se jím chlubí ve svých životopisech nebo na pohovorech, protože působí dynamicky a moderně. Skutečnost je však jiná. Výzkumy ukazují, že multitasking ve skutečnosti snižuje produktivitu, zvyšuje chybovost a přetěžuje mozek. Možná je čas přehodnotit, jestli se jedná o superschopnost, nebo spíš o cestu k vyčerpání. 🚀

Multitasking v práci: Mýtus produktivity

Když v práci multitaskujeme, může to na první pohled vypadat skvěle – vyřizujeme hovory, píšeme reporty a odpovídáme na e-maily. Ale pod povrchem se skrývá problém: mozek není stavěný na rychlé přepínání mezi činnostmi. Každé přepnutí si žádá mentální „nastartování“ – tzv. cognitive switching penalty. Čím častěji přepínáme, tím více času ztrácíme a tím méně kvalitní výsledky máme.

Podle výzkumů Stanfordovy univerzity lidé, kteří často multitaskují, mají horší výkon než ti, kteří pracují na jednom úkolu najednou. A co víc – multitasking může zvyšovat stres a chybovost. Zní to povědomě? 🧐

Multitasking v HR: Automatizace jako cesta k efektivitě

HR oddělení je často přetížené administrativními úkoly – od náboru, přes evidenci docházky až po správu benefitů. Tento mix povinností mnohdy nutí HR profesionály multitaskovat, což zvyšuje stres, chybovost a snižuje kvalitu práce. Řešením je automatizace HR procesů, která eliminuje manuální rutiny a umožní soustředit se na strategické cíle a péči o lidi.

Moderní nástroje, jako například Sloneek, pomáhají digitalizovat evidenci docházky, automaticky generovat smlouvy či plánovat schůzky. Tím zajišťují hladší průběh procesů a minimalizují zátěž. Automatizace obecně přináší přesnost, snižuje chybovost a umožňuje HR týmům přejít od papírování k aktivitám, které skutečně posouvají firmu kupředu.

Multitasking vs. monotasking: Souboj efektivity

🧑‍💻 Monotasking vítězí na celé čáře:

Vyšší kvalita práce – Když se soustředíte na jeden úkol, výsledky jsou preciznější.
Rychlejší dokončení úkolů – Každý úkol dokončený samostatně je rychlejší než přeskakování mezi více úkoly.
Nižší stres – Soustředění na jeden úkol minimalizuje pocit zahlcení.

Pokud se ptáte, proč nám multitasking stále připadá tak přitažlivý, odpověď je jednoduchá: cítíme se produktivně. Ale jde jen o iluzi. Znáte to: děláte tisíc věcí, ale na konci dne vlastně nic hotového.

Co dělat místo multitaskingu?

1. Soustřeďte se na jeden úkol (Monotasking)

Zkuste si rozdělit úkoly a věnovat se jim jeden po druhém. Potřebujete inspiraci? Inspirujte se z knihy Konec prokrastinace, která doporučuje techniku To-Do Today. Zaměřte se na jeden velký úkol dne a několik menších – a multitasking se rozplyne.

2. Batching: Sdružujte úkoly

Místo neustálého přepínání mezi e-maily a jinými činnostmi si vyhraďte konkrétní čas na podobné úkoly. Například:

10:00–10:30: odpovědi na e-maily.
11:00–12:00: tvorba prezentace.

3. Pomodoro technika: Soustřeďte se v blocích

Pomodoro technika vznikla v 80. letech, kdy její autor Francesco Cirillo hledal způsob, jak zlepšit soustředění během studia. Jméno dostala podle kuchyňského časovače ve tvaru rajčete (pomodoro v italštině). Princip je jednoduchý: nastavíte časovač na 25 minut, během nichž se plně věnujete jednomu úkolu. Po uplynutí tohoto bloku si dáte 5 minut pauzu. Po čtyřech takových cyklech následuje delší přestávka, obvykle 15–30 minut. Tato technika pomáhá zvládnout prokrastinaci, rozdělit práci na zvládnutelné části a udržet dlouhodobé soustředění. Díky pravidelným pauzám se také snižuje mentální únava, což zvyšuje celkovou efektivitu.

Kdy je multitasking nezbytný?

Multitasking někdy skutečně nelze obejít. Například v krizových situacích nebo u profesí, kde je nezbytné reagovat rychle na více podnětů, je multitasking klíčový. Zdravotní sestry na pohotovosti sledují stav více pacientů, zatímco řeší akutní potřeby. Dispečeři musí koordinovat dopravu, řešit neplánované události a reagovat na změny v reálném čase. V těchto případech je multitasking nutností, ale i zde platí, že správná organizace a týmová spolupráce mohou přetížení snížit.

Jak multitasking ovlivňuje mozek?

Zvyšuje hladinu kortizolu: Přepínání mezi úkoly způsobuje stres a dlouhodobé vyčerpání.
Snižuje efektivitu pracovní paměti: Mozek má omezenou kapacitu pro udržení informací. Při multitaskingu ji rychle přeplníme.
Snižuje soustředění a zvyšuje chybovost: Dlouhodobý multitasking oslabuje schopnost koncentrace.