HR Reporty: 7 HR metrik, které byste měli pravidelně sledovat

Čvn 6, 2023 14 min čtení

Jako personalista jste pravděpodobně odpovědní za sledování různých metrik souvisejících s vaším oddělením. Co je ale v tom moři metrik nejdůležitější? Co byste měli pravidelně sledovat, abyste zajistili, že vaše oddělení funguje efektivně?

Co jsou HR metriky?

Prvním krokem k pochopení, které HR metriky byste měli sledovat, je pochopení toho, co jsou HR metriky.

Stručně řečeno, HR metriky jsou číselné hodnoty, které vám pomáhají sledovat a měřit pokrok ve srovnání s konkrétními cíli souvisejícími s vaším HR oddělením. To může zahrnovat cokoli od úrovně spokojenosti zaměstnanců po míru fluktuace.

Proč byste měli sledovat HR metriky ve svém HR oddělení

# 1 Dělat lepší strategická rozhodnutí

Potřebujete nové zaměstnance? Co jsou nepřímé náklady? Existují nějaké rozdíly v platech? HR týmy si musí klást spoustu strategických otázek a odpovědi na tyto otázky lze obvykle najít analýzou HR metrik.

Když víte, které HR metriky sledovat, můžete začít odpovídat na tyto strategické otázky a činit informovanější rozhodnutí o budoucnosti vašeho oddělení. Rozhodnutí založená na datech přispívají k úspěšnějším HR oddělením.

Pokud nesledujete metriky HR, jak můžete zjistit, zda vaše oddělení funguje dobře? Předefinujte své zprávy o lidských zdrojích pomocí těchto základních metrik.

# 2 Najděte oblasti, které potřebují zlepšení

Jako první krok musíte zjistit, co je třeba zlepšit. Koneckonců, pokud nevíte, co je třeba zlepšit, jak můžete podniknout kroky ke zlepšení?

HR metriky vám mohou pomoci identifikovat problémové oblasti ve vašem oddělení, abyste mohli zaměřit svou pozornost (a zdroje) na zlepšení těchto oblastí. Když vaše společnost roste, mnoho běžných metrik, které byly dříve platné, již nemusí být přesné. Pravidelná kontrola běžných HR metrik vám může pomoci přizpůsobit se těmto změnám a zajistit, aby vaše oddělení vždy fungovalo hladce.

# 3 Vylepšete náborový proces

Se správnými daty můžete posílit svůj náborový proces. Pokud například sledujete počet kvalifikovaných uchazečů na jedno pracovní místo, můžete svou náborovou strategii za běhu upravit tak, aby se zaměřovala na vyšší objem žádostí. Čím lepší jsou vaše náborové procesy, tím kvalitnější kandidáty přilákáte. A to je jen jedna z výhod sledování klíčových metrik a HR dat.

# 4 Snižte náklady

Přinášejí náklady na školení správnou návratnost investic, pokud jde o produktivitu zaměstnanců? Lze snížit celkové náklady na nábor? Odpovězte na tyto otázky prostřednictvím HR KPI a hledejte způsoby, jak snížit náklady bez obětování kvality. Když budete sledovat správné HR metriky, můžete najít způsoby, jak snížit náklady a přitom zachovat (nebo dokonce zvýšit) produktivitu zaměstnanců.

Klíčové HR metriky, které můžete sledovat

# 1 Spokojenost zaměstnanců

Bez ohledu na počet zaměstnanců by jejich spokojenost měla být vždy jednou z vašich nejvyšších priorit. Šťastný zaměstnanec je přece produktivní zaměstnanec. Existuje několik způsobů, jak měřit spokojenost zaměstnanců, ale některé běžné metody zahrnují:

průzkumy – pomocí této metody se můžete přímo zeptat zaměstnanců na výši jejich spokojenosti. Lez to provést prostřednictvím anonymního průzkumu, který je pravidelně distribuován všem zaměstnancům;
výstupní pohovory – když zaměstnanec opustí vaši společnost, pravděpodobně bude mít nějakou zpětnou vazbu za dobu, kterou tam strávil. Nezapomeňte provést výstupní pohovory s odcházejícími zaměstnanci, abyste získali jejich upřímnou zpětnou vazbu o vaší společnosti;
úrovně angažovanosti – dalším způsobem měření spokojenosti zaměstnanců je sledování úrovně angažovanosti. Toho lze dosáhnout sledováním věcí, jako je míra absence, míra fluktuace a hodnocení výkonu. Tomu se budeme podrobně věnovat později.

# 2 Výkon zaměstnanců

Zaměstnavatelé sní o angažované pracovní síle, ale sledování výkonu zaměstnanců může být složité. Koneckonců, jak kvantifikujete něco jako „zapojení zaměstnanců?“ Naštěstí existuje řada způsobů, jak měřit výkon zaměstnanců, včetně:

produktivita – sledování hodnot, jako je výstup za hodinu, kvalita práce a počet chyb;
prodej – to by mohlo zahrnovat sledování počtu uskutečněných prodejů, hodnotu každého prodeje a míru konverze;
spokojenost zákazníků – může zahrnovat věci jako zákaznické průzkumy, skóre Net Promoter Score (NPS) a míra odchodu zákazníků.

Můžete zkusit těchto několik metod. Kontrolujte výkon nových zaměstnanců trochu jinak, než jak byste to dělali s vašimi stálými zaměstnanci. Nově přijatí zaměstnanci obvykle procházejí zkušební dobou, takže jejich výkon by měl být během této doby sledován pečlivěji. Po uplynutí zkušební doby pak můžete začít měřit jejich výkon stejně jako vašim ostatním zaměstnancům.

Měli byste také měřit výkon pracovníků na částečný úvazek a nastavit jim benchmark, abyste mohli zaměstnance navzájem porovnávat. Získáte tak mnoho cenných informací o tom, jak si každý zaměstnanec vede, a také o tom, kde je třeba provést změny.

# 3 Míra absencí

Míra absencí může společnost rozložit nebo rozbít. Nejenže to má dopad na produktivitu, ale může to mít i negativní vliv na morálku. Existuje několik způsobů, jak měřit absenci, ale některé běžné metody zahrnují:

sledování počtu dnů nebo zameškaných hodin – to je nejpřímější způsob, jak sledovat absenci. Jednoduše sledujte počet dní, které každý zaměstnanec zamešká, a odtud vypočítejte míru absence;
sledování počtu odpracovaných dnů nebo hodin – další způsob, jak sledovat absenci, je sledovat počet dní, kdy každý zaměstnanec pracuje. To lze provést sledováním docházkových výkazů nebo pomocí systému sledování docházky.

Fakturovatelné hodiny, daně ze mzdy a náklady na pronájem nebudou lhát – všechny budou mít dopad na vaše podnikání, takže je důležité je vzít v úvahu při kombinaci s mírou absencí.

# 4 Rozdíl v odměňování žen a mužů

Analýza lidí je přístup k řízení lidí v práci založený na datech. Začíná to pochopením pracovní síly a následným rozhodováním na základě dat, nikoli intuice.

Jednou z nejdůležitějších věcí, kterou mohou data udělat, je pomoci nám pochopit a odstranit rozdíly v odměňování žen a mužů. Prvním krokem je vypočítat rozdíly v odměňování mezi muži a ženami ve vaší organizaci. To lze provést tak, že se podíváte na střední plat pro muže a ženy a poté spočítáte rozdíl mezi nimi.

Jakmile spočítáte rozdíl v odměňování, je čas začít jej uzavírat. Existuje několik způsobů, jak toho dosáhnout, ale některé běžné metody zahrnují:

zvýšení transparentnosti v oblasti mezd;
provádění pravidelných auditů mezd;
poskytování školení o nevědomé zaujatosti;
zvýšení počtu žen ve vedoucích pozicích.

Zavedením rovného odměňování zaměstnanců zajistíte, že vaše organizace bude spravedlivá a spravedlivá pro všechny. I malá pozitivní změna ve srovnání s předchozím obdobím vašeho HR reportingu je lepší než žádná změna!

# 5 Fluktuace zaměstnanců

Míra udržení zaměstnanců je jedním z klíčových ukazatelů výkonnosti vašich HR zaměstnanců. Věřte nám nebo ne, ale náklady na ztrátu zaměstnance mohou být až 213 % jeho roční mzdy! Je tedy důležité sledovat míru fluktuace zaměstnanců a pochopit, jaké faktory způsobují odchod zaměstnanců.

Existuje několik způsobů, jak vypočítat fluktuaci zaměstnanců, ale některé běžné metody zahrnují:

sledování počtu rezignací;
sledování počtu propuštěných zaměstnanců;
sledování počtu dobrovolných odchodů.

To by mělo být doplněno dalšími statistikami práce, včetně průzkumů s novými zaměstnanci, rozhovorů s dlouhodobě najatými zaměstnanci a další. „Náprava situace“ neproběhne přes noc, ale i pro velké podniky může velká fluktuace zaměstnanců představovat obrovský problém.

Zaměstnanci se cítí zaujatí, když mají pocit, že svou práci vlastní. Když mají pocit, že na jejich práci záleží a že jsou váženými členy týmu, je pravděpodobnější, že zůstanou.

Existuje řada způsobů, jak zvýšit zapojení zaměstnanců, ale některé běžné metody zahrnují:

zvýšení transparentnosti rozhodování;
dát zaměstnancům možnost vyjádřit se v rozhodovacím procesu;
poskytování příležitostí zaměstnancům učit se a růst;
uznávání a odměňování zaměstnanců za jejich příspěvky.

Když mají zaměstnanci pocit, že jsou součástí něčeho většího, než jsou oni sami, jste na cestě k růstu produktivní pracovní síly plné šťastných a spokojených zaměstnanců.

# 6 Čas na obsazení pozice

Podívejte se na své náborové reporty. Jak dlouho trvá obsazení otevřené pozice? Odpověď vás možná překvapí. Může to trvat od několika dnů až po několik měsíců, v závislosti na pozici a společnosti.

Čas na obsazení je jednou z nejdůležitějších metrik při náboru, protože vám říká, jak dlouho trvá najít a přijmout nového zaměstnance. Pro váš náborový proces je to zásadní, protože ukáže, jak rychle můžete rozšířit své podnikání.

Existuje několik způsobů, jak zkrátit čas na vyplnění, ale některé běžné metody zahrnují:

zvýšení počtu pracovních inzerátů;
získávání kandidátů na otevřené pracovní pozice z více kanálů;
najímání zaměstnanců, kteří dobře odpovídají firemní kultuře;
přehodnocení otevřených pozic a personálních politik spojených s náborovým procesem.

Podobnou metrikou jako čas na vyplnění je čas na najmutí. Tato metrika měří dobu, která uplyne od prvního kontaktování kandidáta do rozšíření nabídky a jejího přijetí. Pokud sledujete data spojená s touto metrikou, můžete je použít ke zlepšení náborového procesu.

# 7 Náklady na pracovní sílu

Od ceny za pronájem přes úroveň vyššího vzdělání až po ekvivalent plného úvazku (FTE) a okrajové výhody – to jsou jen některé z kategorií nákladů práce, které byste měli zahrnout do svých zpráv o lidských zdrojích.

Mzdové náklady mohou být pro každou firmu významným výdajem, proto je důležité je pečlivě sledovat. Jejich sledování v rámci řízení HR vám může pomoci najít způsoby, jak je snížit.

Existuje několik způsobů, jak snížit náklady na pracovní sílu, ale některé běžné metody zahrnují:

snížení počtu odpracovaných hodin;
hledání nových způsobů sledování produktivity;
zapojení HR do procesu sestavování rozpočtu.
automatizace HR procesů.

Některé výdaje, jako jsou náklady na pronájem, lze obvykle snížit zlepšením náborového procesu. Jiné výdaje, jako jsou doplňkové dávky, může být obtížnější snížit, ale můžete je například začít snižovat na dané období jako dočasné řešení. Pokud však budete sledovat všechny své mzdové náklady, můžete najít způsoby, jak ušetřit peníze a zlepšit svůj konečný výsledek.

Osvědčené postupy pro zachování neporušeného výkaznictví HR

# 1 Použijte HR software

Může být obtížné ručně sledovat všechny klíčové HR metriky, ale naštěstí si personalisté mohou výrazně usnadnit život používáním HR softwaru. Nejlepší software pro HR reporting bude mít vestavěný analytický nástroj, který vám pomůže sledovat, měřit a zlepšovat váš náborový proces.

Možná vás překvapí Sloneekův HR dashboard. Protože si klade za cíl poskytovat přehled zaneprázdněným personalistům, software obsahuje sekci zpráv se všemi klíčovými metrikami HR, které byste měli sledovat. Data jsou snadno srozumitelná a lze je přizpůsobit vašim konkrétním potřebám.

Pokud vaše HR oddělení ještě HR nástroj nepoužívá, je opravdu nejvyšší čas začít.

# 2 Vyškolte svůj tým lidských zdrojů na HR metriky

Ujistěte se, že váš HR tým je vyškolený v HR metrikách a ví, jak používat HR software. Měli by být schopni interpretovat data a používat je ke zlepšení vašeho náborového procesu, ale také k přijímání praktických rozhodnutí o vaší pracovní síle na základě dat.

Například:

pokud konkrétní počet zaměstnanců naznačí, že nejsou spokojeni se svou současnou prací, váš personální tým by měl být schopen použít tato data ke zlepšení situace,
pokud ztráta produktivity ovlivní vaše podnikání, váš HR tým by měl být schopen najít hlavní příčinu problému a vyřešit ji s příslušnými manažery.
pokud se počet zaměstnanců začal snižovat, váš personální tým by měl prozkoumat důvody a najít řešení.
pokud zpráva o odměňování uvádí, že vaše společnost není dostatečně konkurenceschopná, váš tým lidských zdrojů by měl upozornit prodejní tým, aby vyjednal lepší smlouvy s dodavateli.
pokud je průměrná doba přijímání nových zaměstnanců opravdu dlouhá, může váš HR tým chtít přehodnotit náborovou zprávu, aby zjistil, kde je problém.
Aby toho dosáhli efektivně, musí rozumět tomu, které HR metriky jsou nejdůležitější a jak je používat.

#3 Určete HR datového analytika

Data jsou k ničemu, pokud nejsou správně analyzována a interpretována. Proto musíte mít ve svém týmu alespoň jednoho určeného HR analytika, který bude zodpovědný za generování statistik z dat.

Někdo tohoto typu práce může obvykle snadno najít vzorce, které by ostatní neviděli, a vyvodit logické závěry.

Tato osoba bude zodpovědná za vytváření zpráv o HR a jejich analýzu s cílem identifikovat oblasti zlepšení. Měl by být také schopen prezentovat svá zjištění zbytku týmu a dávat doporučení, jak zlepšit váš HR proces.

Tato osoba by měla hluboce rozumět HR metrikám – a bez ohledu na to, zda jde o nového zaměstnance nebo někoho, kdo již byl ve vašem týmu, musí být vyškolen v tom, jak používat HR software a jak generovat poznatky z dat.

Pokud ve svém týmu ještě nemáte HR analytika, je opravdu čas zvážit jeho přidání. Bude cenným přínosem pro váš tým a pomůže vám lépe se rozhodovat.

Znovu objevte HR reporting

Malé podniky někdy přehlížejí HR reporting, protože nemají čas nebo zdroje na to, aby to dělaly správně.

Měření času na zaměstnance, nákladů na zaměstnance nebo produktivity na zaměstnance je dobrý začátek, ale pokud chcete mít možnost dělat jen dobrá rozhodnutí, musíte začít sledovat HR metriky.

Nevíte, kde začít? Sloneek vám může pomoci nakopnout HR reporting –> zjistěte, jaká esa máme v rukávu.