Kolik máte hlav? Tolik byste měli mít HRIS platforem

Začíná to, když potřebujete poprvé udělat pořádek v dovolených. Pořídíte si platformu, pomocí které je možné je jednoduše nahlásit i potvrdit. Pak je třeba mít uklizeno v účtenkách a drobných nákladech. Zaplatíte si nástroj, který to skvěle zvládá. A co takhle začít trackovat, kdy jsou lidé v práci? Určitě existují digitální píchačky. Pak by to možná ještě chtělo něco na timetracking. A nakonec nějakou databázi, kde budeme schraňovat o lidech osobní údaje a dokumentaci. Je to jen dolar na osobu měsíčně, to se ztratí.

Asi to sami znáte. Tisíc potřeb, tisíc nástrojů. Odborně se tomu říká „overtooling“ a někteří konzultanti ho označují za digitální mor dneška. A rozhodně se to netýká jen HR.

Podle nedávného průzkumu české společnosti Fidoo mají kancelářské firmy pro svou práci 7,1 předplatných nejrůznějších služeb s průměrným předplatným ve výši asi 170 korun.

A podobná situace může velice snadno být také u specializovaných nástrojů v jednotlivých odděleních, která často bývají firmou ve firmě.

Overtooling – nutnost anebo zlozvyk?

No dobře, ptáte se. Kolik nástrojů by tedy firma měla využívat? Odpověď vám nikdo nedá, protože záleží na tom, ve které fázi se nacházíte. S největší pravděpodobností budete mít zdaleka nejvíce toolů v samotném začátku zavádění nových procesů nebo ladění změny, naopak v době, kdy budou vaše procesy stabilizované, počet toolů klesne. Ty, které budete využívat, navíc pravděpodobně spojíte pomocí API. Proč? Zákon byznysové evoluce.

Větší množství toolů s sebou totiž nese nižší práh efektivity. Samotné udržování různorodého systému vám začne časem brát víc času a bude mít nižší návratnost, než když se budete snažit o kompaktně fungující systém.

V první fázi je přirozené mít chuť si jednotlivé nástroje vyzkoušet a zjistit, jestli je opravdu potřebujete. Budete mít tedy více nástrojů, než jaké jsou reálné procesní potřeby, a hlavně jaká je reálně nutná úspora. Postupem času pak budete nástroje ořezávat a rádi vyměníte uspořené peníze a čas za přimhouření oka, pokud některý z toolů nebude stoprocentně vyhovovat vašim potřebám.

Naučte se nová slova:

• Overtooling – větší počet nejrůznějších softwarových nástrojů, než je potřeba.
• Undertooling – nižší počet softwarových programů, než reálně potřebujete.
• Effectivity Treshold – práh efektivity, který vytváří váš mixu programů.
• Underutilization – nízká využívanost funkcí a možností placeného softwaru.
• Sunk Costs – náklady za programy, které ve výsledku příliš nepoužíváte.
• Ghost Fee – poplatek za programy, který platíte, aniž to víte – například za zapomenutou licenci.
• Ghost Users – uživatelé, za které platíte licence, přestože už dávno nejsou ve firmě nebo oddělení.

Vybíráte svůj HR softwarový mix. Na co si musíte dát pozor především?

Sestavování softwarových nástrojů je složitá disciplína a pravděpodobně také u vás bude fungovat metodou pokus omyl. Pokud však budete respektovat pár jednoduchých pravidel, pravděpodobně se co nejdříve doberete dobrého cíle.

• Opravdová potřeba: Opravdu ten tool nutně potřebujete? Není za tím jen zvědavost, ze které se stane zlozvyk? Než aktivujete demo (a s tím často i vytáhnete kartu), popřemýšlejte, jak daný cíl splnit jinak, se softwarem, který už máte.
• Integrace a kompatibilita: Bude se nový tool umět bavit s ostatními? Nestrkáte si aktivací hlavu do oprátky s tím, že teď na vás bude udržovat data aktuální ruční synchronizací?
• Flexibilita a škálovatelnost: Vaše firma roste a mění se. Bude to umět i software? Jak drahá je licence ve chvíli, kdy třeba vyrostete na dvojnásobek? Nebo naopak budete chtít některé funkce omezit?
• Bezpečnost a ochrana dat: Ochrana dat je v HR klíčová. I když jde jen o dílek celé skládačky osobních údajů, musí být vše naprosto neprůstřelné. Reklamace půjdou za vámi.
• Podpora a školení: Opravdu to chcete být vy, kdo bude každého zaučovat do další služby? Vybírejte moudře a ideálně službu s dostatkem instruktážních videí na YouTube.
• Reálné náklady: Už jsme nakousli. Každá firma dobře ví, že startovat se má levně a pak pořádně přitopit. Mrkněte se, kolik chtějí za funkce, které zatím nepotřebujete, ale jednou budete.
• Aktualizace a upgrady: Ujistěte se, že firma má vlastní roadmapu updatů a nebude stát na místě.
• Zkušenosti a reference: Když si vybíráte software, dejte na doporučení. Do restaurace pravděpodobně nevstoupíte bez toho, abyste se mrkli na recenze, tak proč to vynechat u softwaru.
• Kompatibilita s legislativou: Pro jaký trh je služba určena? Stránky v češtině ještě neznamenají, že se řídí českou legislativou.
• Přístup k datům a reportování: Dokážete ze služby dostat data, když je to potřeba? Pokud ne, budete jednou litovat.
• Spolehlivost a stabilita: Chcete něco, co vás nezklame v nejhorší možný moment. Zejména služby provozované ze zámoří mohou mít problémy – od těch otravných, ale akceptovatelných, jako je delší odezva, až po zásadnější výpadky.

Je all-in-one platforma jediná cesta? Pět argumentů, které musíte dobře zvážit

Je tedy all-in-one, tedy jedna velká, robustní platforma, tou jedinou cestou? Principiálně nejspíš ano. Držme se pravidla, že kolik máme hlav, tolik máme mít klíčových systémů, za které jsme zodpovědní. Ale o to pečlivěji je třeba ohlídat, abychom vybrali ten pravý. Na co si dát pozor především?

1. Asi největším rizikem je vendor lock-in. Tedy závislost na jednom dodavateli, kterému jste vydáni na milost a nemilost. Jeho změna totiž zpravidla bývá bolestivá, s čímž někteří bohužel velice obratně kalkulují. Představte si situaci, kdy vám chce například o 10 % zvýšit cenu. Raději zatnete zuby než kalkulovat s náklady, které by byly spojené s kompletní výměnou dodavatele. Který by se navíc mohl zachovat velice podobně. Důkladně proto zkontrolujte smluvní podmínky a možnosti migrace dat, abyste měli alespoň tu jistotu, že můžete kdykoli odejít.
2. Odborné platformy – a HRIS mezi ně rozhodně počítejme – jsou také velice citlivé na odborníky ve svých týmech. Jejich nedostatek většinou vede k tomu, že se s časem volí při vývoji špatné priority, cílí se mimo odbornou veřejnost a celkově nedostáváte to nejlepší, co potřebujete. Kontrolujte tedy technické znalosti dodavatele a jeho konzultační schopnosti. Ujistěte se také, že váš poskytovatel nabízí robustní zákaznickou podporu a školení, které rozhodně nekončí u představení nástrojů, ale má výrazně hlubší praktický přesah.
3. S tím také souvisí další věc: technologie i potřeby se rychle mění, a proto je důležité, aby se váš HRIS systém neustále inovoval a přidával nové funkce. Před výběrem platformy zjistěte, jak často poskytovatel vydává aktualizace a jak reaguje na změny v HR odvětví. Standardem by měla být rodamapa, kterou ovlivňují sami klienti. Protože jen takto fungující platforma vám pomůže zůstat konkurenceschopnými.
4. Zvýšenou pozornost věnujte také platebním plánům. Jak často dodavatel zdražuje? Neomezuje v čase funkce, aby vás donutil k úhradě dražšího plánu? Nebojte se poptat jeho dodavatelů. Hledejte hlavně transparentní cenové modely bez skrytých poplatků.
5. A poslední klíčová věc. Každá firma má své specifické potřeby. A proto je důležité, aby HRIS nabízel možnosti personalizace a přizpůsobení. Hledejte platformu, která umožňuje nastavení procesů podle vašich potřeb a poskytuje moduly, které můžete přidávat nebo odebírat podle aktuálních požadavků.

A jak je na tom Sloneek?

Sloneek se hlásí k tomu, že patří spíše do skupiny all-in-one. Naši HR platformu jsme navrhovali tak, aby pokryla kompletní spektrum HR funkcí, jako je nábor, onboarding, docházka nebo správa zaměstnanecké cesty. Ale troufneme si výrazně na víc – kompetenční modely, employee feedbacky nebo třeba AI asistenci s HR.

A za jedním si stojíme: každý modul je vytvořen s maximální péčí a zaměřením na detail, což zajišťuje vysokou úroveň jeho funkčnosti. Takže jsme ve výsledku skvělí jako hlavní HRIS platforma i v jednotlivých samostatných nástrojích.

Verdikt

Využití all-in-one HRIS platformy přináší komplexní řešení, které integruje všechny HR funkce do jednoho systému. To zjednodušuje správu, minimalizuje potřebu přepínání mezi různými nástroji a snižuje riziko chyb a neefektivity. Náklady na implementaci a údržbu jsou nižší díky jedné platformě, která pokrývá vše potřebné.

Na druhé straně, multiple tools přístup umožňuje firmám vybrat specializované nástroje pro každou funkci. To může přinést větší flexibilitu a specifické funkčnosti, ale také složitější integraci a vyšší celkové náklady. Koordinace mezi různými nástroji může být časově náročná a vyžaduje více zdrojů na údržbu.

Pokud hledáte efektivní, nákladově výhodné a snadno spravovatelné řešení, all-in-one HRIS platforma je lepší volbou. Pro specifické potřeby a vyšší míru přizpůsobení mohou být multiple tools vhodnější, avšak s vědomím vyšších nákladů a složitější správy.