Otestujte se! Co vypovídá práce s dovolenou o vaší firmě?

„Ale já tu dovolenou hlásil Pavlovi a on mi ji odsouhlasil.“

„Jenže Pavel nemá pravomoc ti dovolenou odsouhlasit a Jirka říkal, že tě potřebuje na dokončení projektu.“

„To si jako mám zrušit zájezd za 80 tisíc a říct doma dětem, že nikam nejedeme?“

„Hele, já ti jen říkám, co říkal Jirka. Ty nevíš, že dovolenou máš posílat mně, abych ti ji definitivně schválil po diskuzi s team leadery?“

„To je teda bordel.“

„To teda je.“

Stává se to i v lepších rodinách. S posledním zvoněním školního roku se kolegové často rozutečou a nad pracovními stoly se stále častěji vznášejí hlášky s lehce vyčítavým podtónem.
„Kde je dneska Lenka?“

„Mirek je na ‚háóčku‘ nebo co? Dovolená? Že o tom nic nevím?“

„To jako Petra na tom workshopu nebude?“

A stejně tak s o to vyuzenějším apetitem cinkají messengery na trase Česko – zbytek světa.

„Dorazíš dnes?“

„Vím, že máš dnes volno, ale bude fajn, když tam budeš alespoň remote!“

„Promiň, přehlédl jsem, že máš volno, ale ty podklady bych fakt potřeboval.“

Výsledek je jasný. Rozmrzelí manažeři, logicky naštvaní kolegové a narušené procesy. A co horší – tento stav většinou předznamenává i zcela zbytečné záseky ve mzdovém účetnictví. A celkově je smutnou zprávou o úrovni digitalizace klíčového firemního procesu.

Dovolená jako důležitý lakmusový papírek

Hlášení dovolené, respektive celý absence management, se dá zcela bez nadsázky použít jako měřítko úrovně vaší vnitřní digitalizace a celkově vyspělosti procesů. Proč? Je to prosté. Aby vše proběhlo, jak má, zapojujete hned několik odlišných, ale klíčových kompetencí firmy. Vyspělost softwarových nástrojů, práci s daty, plánování práce, disciplínu, vnitřní standardizaci procesů, ale také firemní kulturu nebo engagement a ownership členů týmu.

Ostatně pojďte spolu s námi otestovat, jak je na tom právě vaše firma.

Důvod 1 – úroveň digitalizace

Leží vám klíčové informace v excelovských tabulkách nebo snad ještě pořád v papírech anebo s nimi dokážete jednoduše pracovat? Právě dovolené o úrovni digitalizace řeknou víc, než byste si přáli. Proč? Jedná se o poměrně jednoduchá data, která na první pohled slouží omezenému počtu kolegů. Navíc mají jasné sezonní peaky. To svádí k tomu jejich sběr co nejvíce „šulit“ a přistupovat k nim antisystémově. Navíc je snadné přehlédnout jejich výtěžnost – tedy zásadní roli pro výpočet celé řady datových metrik.

Jak jste na tom právě vy?

• Každý dovolené hlásí podle dohody se svým team leaderem, ti s nimi dále nepracují – 1 bod
• Předáváme papírové žádanky – 1 bod
• Máme společnou excelovskou tabulku nebo společný dovolenkový kalendář – 1 bod
• Máme specializovaný systém na hlášení dovolených a absencí – 2 body
• Máme absence management jako součást HRIS – 4 body

Důvod 2 – vyspělost ve vyhodnocování efektivity práce

Asi se shodneme, že skutečnost, jestli máte nebo nemáte k dispozici 8 hodin pracovní síly, je pro výkon jakékoli společnosti poměrně zásadní. Navíc ne ledajaké pracovní síly, ale konkrétního kolegy s konkrétními kompetencemi. Od jeho přítomnosti nebo nepřítomnosti se pak odvíjí celý další řetězec procesů.

Je až s podivem, že pouze menší část firem dokáže práci s absencí zahrnout do svého výkonového managementu. A nejen podle nich plánovat, ale také se z nich učit. Sledovat totiž efektivitu při absenci na první pohled klíčových kolegů – zejména manažerů, team leaderů a specialistů totiž leccos vypoví o dynamice jejich role.

Pracuje s daty o absencích vaše firma?

• Ne – 1 bod
• Ano, předáváme je účtárně – 2 body
• Ano, pracujeme s nimi dále v rámci HRIS – 4 body
• Využíváme je pro každoroční analýzu efektivity letního provozu – 5 bodů

Důvod 3 – úroveň standardizace

Kolega se vypaří na dovolenou a vy se začnete zasekávat na zbytečných drobnostech. Nikdo netuší, v jakém stavu zanechal svou agendu a kdo jej má v jakých věcech zastoupit. Kolegové ani spolupracující mimo firmu nejsou o jeho absenci informováni. Není nastavena odpovídající OOO informace na e-mailu – chybí celá řada zásadních náležitostí jako třeba kontakt na kolegy, na které se pisatel může místo dotyčného obrátit. Události a odkazy na cally, které kolega vytvořil, vyžadují jeho připojení, takže na poslední chvíli hledáte alternativní link, který pak rozposíláte mírně netrpělivým lidem čekajícím na připojení.

Je vám to povědomé? Odjezdy kolegů na dovolenou výrazně prověří váš vnitrofiremní protokol. Jinými slovy – zjistíte, jestli u vás vládne divočina anebo máte detailně nastavená pravidla, kterými se může každý kolega řídit.

• Nemáme žádná pravidla – 1 bod
• Máme nepsaná pravidla – 2 body
• Máme základní sepsaná pravidla – 3 body
• Máme přesně definované požadavky předávky – 4 body
• Máme automatizovaný proces, který odjezdem na dovolenou kolegy provede – 5 bodů

Důvod 4 – disciplína a ownership kolegů

Odjezdy na dovolenou prověří také úroveň vnitřního ownershipu. Jak moc se kolegové starají o to, aby vše v pořádku proběhlo, a nakolik jedou stylem „po mně potopa“. Inklinují přirozeně k tomu, že na svou absenci připravují své klienty, nebo zajišťují práci a procesy dopředu? „Uklidí si“ před svým odjezdem nad rámec požadovaného standardu anebo jim „upadne myš od ruky“ a zbytek už není na týden nebo dva jejich starost?

• Naprostá většina kolegů své procesy na dovolenou nijak nechystá – 1 bod
• Významná část kolegů před odjezdem vše připraví – 2 body
• Naprostá většina kolegů se stará o to, aby bylo před odjezdem vše připraveno – 3 body
• Pokud někdo nerespektuje pravidla (ať už psaná nebo nepsaná) a před odjezdem své procesy nepřipraví, naprostá většina kolegů to považuje za faul vůči ostatním – 4 body

Důvod 5 – úroveň týmové spolupráce

A pak je tu další softový parametr. Úroveň vnitřní spolupráce a sounáležitost s týmem. Ta začíná už při samotném hledání termínu dovolené a končí ochotou se případně sem tam věnovat drobnému pracovnímu úkolu nebo být minimálně „na drátě“.

A pozor, tady si neodpustím jednu poznámku. Firma vždy (ale opravdu vždy) musí přistupovat k práci přes dovolenou s pokorou a vděkem a rozhodně to nepovažovat jako normu. Motivace, proč otevřít na dovolené pracovní konverzaci, musí být ze strany zaměstnance jiná, než je stres nebo negativní tlak povinnosti – naopak musí pramenit z vnitřní ochoty nebo zodpovědnosti, což jsou emoce veskrze pozitivní.

• Naprostá většina kolegů se na tým nijak neohlíží – 1 bod
• Významná část kolegů je ochotná upravit dovolené podle potřeb týmu – 2 body
• Naprostá většina kolegů se stará o to, aby se dovolené nepřekrývaly – 3 body
• Je standardem, že dovolené domlouváme, aby nekolidovaly – 4 body
• Je standardem, že dovolené domlouváme, aby nekolidovaly, a pokud se musíme o dovolené věnovat drobné práci, nestresuje nás to – 5 bodů

Důvod 6 – nálada ve firmě

Jak se vrací vaši kolegové z dovolené? Jsou plní zážitků, které sdělují při prvním pondělním kafi v kuchyňce, a přinesou s nimi do kanceláří pozitivní nádech nicnedělání a uvolněnosti, mají chuť sami přivézt dárečky anebo jen zaplují zpět do procesu a druhý den byste na nich nepoznali, že si brali volno? Vrací se s chutí k práci anebo spíše ve stresu z toho, co se na ně po dobu jejich nepřítomnosti navalilo?

Všechny tyto věci o úrovni vnitřní nálady vypoví více, než byste čekali!

• Kolegové se vrací plni energie a rádi. Odpočinek je znát i na jejich výkonu – 5 bodů
• Kolegové se vrací rádi – 4 body
• Většina kolegů se vrací odpočatá, jsou samozřejmě výjimky – 3 body
• Návrat z dovolených většinou ve firmě nezaznamenáme – 2 body
• Vážně míněné „Nejradši bych tam zůstal/a“ a kopr po návratu u většiny kolegů nás vystihuje asi nejvíce – 1 bod

Vyhodnocení

6–10 bodů: Zamyslete se nad sebou. Vážně. Vaše firma potřebuje zásadní péči u základních procesů a kompetencí. Těšit vás může, že každý posun dopředu poznáte okamžitě a bude vás to bavit.

11–18 bodů: Řada věcí u vás funguje dobře, u řady máte pravděpodobně rezervy. Nejspíš nijak zásadně nevybočujete z českého průměru, ale to by vás mělo motivovat spíše v posunu dopředu než setrvání tam, kde jste teď. Skvělou zprávou je, že nezačínáte z nuly, ale máte už řadu věcí dobře nastavených a je možné se od nich odrazit.

19–24 bodů: Krásný výsledek! Vaše práce s absencemi vám vystavila dobré vysvědčení. S největší pravděpodobností patříte k nadprůměrně vyspělým firmám, co se vnitřních procesů týče, a jestli je za tím i vaše práce, gratulujeme. Schválně se podívejte, u kterého oddílu jste měli nejmenší počet bodů a zkuste se v tomto směru zlepšovat.

25–28 bodů: Pokud jste byli upřímní, gratulujeme. Napište nám, moc rádi bychom vaši firmu poznali více a nabídli vám možnost podělit se o vaše zkušenosti u nás na blogu.

Absence management a HRIS – 5 zásadních požadavků

Dobrý absence management se neobejde bez dobrého HRIS. Jak ale poznat, že máte ten nejlepší? Pojďme se podívat na naprostý standard, který by měla požadovat každá firma.

Jednoduché zadávání žádostí: Hlášení dovolených musí být co nejjednodušší. Zadání na pár kliknutí a jasná vizualizace termínu s ohledem na ostatní kolegy je klíčová: pomáhá předcházet kolizím v plánování práce. Čím složitější bude zadávání dovolené, tím nižší bude ochota lidí se systémem pracovat.

Schvalovací workflow: Žádosti o dovolenou by měly procházet jasně nastaveným schvalovacím procesem. Vstupovat do něj musí každý manažer nebo team leader, kterého se to týká. Tento proces by měl být podpořen možností přikládat komentáře nebo dokumenty či dokumentaci.

Hlídání zůstatků a fondů: Systém by měl automaticky hlídat dostupné zůstatky dovolené u každého zaměstnance a nedovolit přečerpání dovolené nad stanovený limit. Hodně vám to ulehčí práci se mzdovým účetnictvím.

Flexibilní reporty a přehledy: HR oddělení by mělo mít k dispozici nástroje pro vytváření reportů, které umožňují sledovat čerpání a zůstatky dovolené, integraci s docházkou a time trackingem. Tyto reporty by měly být konfigurovatelné dle potřeb vaší firmy. Naprostý základ pro vyhodnocování efektivity.

Vše přehledně v mobilu: Ergonomie nesmí být jen na straně zaměstnance, ale i těch, kteří jeho dovolenou schvalují a s absencemi pracují. Systém by měl podporovat mobilní appku a nedělat ze schvalování zbytečnou byrokracii.

Absence management nepodceňujte

Sečteno, podtrženo. Pokud hledáte zajímavé podněty, které přes léto posunout, pak si dejte absence management mezi priority. Bude vám dobře sloužit nejen po dobu prázdnin, ale zároveň pomůže s hlídáním efektivity v průběhu celého roku. Navíc kde jinde než ve svých lidech by mělo mít HR oddělení ten správný ordnung, že?