Důležitá zpráva pro CEO – tohle vám vzkazuje vaše HR

Úspěšný byznys bez kvalitního HR? Za nás nemožné. Jako klíčové oddělení pro růst firmy jej ale stále označuje minimum CEO. Potenciál HR zůstává v mnoha firmách stále nevytěžen. A je to škoda. Firma nestojí na ničem jiném než na lidech a nikdo o nich neví víc než právě HR.

Pokud tedy ve vás šéf vidí jen asistenta/ku, která tiskne smlouvy nebo vyvěšuje inzeráty, je na čase mu otevřít oči a ukázat mu, že HR kope za byznys. Jak? Třeba pomocí naší výzvy s pěti vzkazy – sepsali jsme ji za všechna HR, která musí dennodenně bojovat se svými CEO.

1.    Odbourejte předsudky

Vyřizují papíry, data je nezajímají, se zaměstnanci řeší jen kartičku a klíče při onboardingu nebo jejich vrácení při odchodu, nemají žádné vzdělání… O HR koluje řada předsudků a věřit jim je velký omyl. HR je především strategické oddělení, které dennodenně pracuje s daty. Jedině díky znalosti dat o pracovním trhu a schopnosti analyzovat čísla firmy mohou personalisté například zjistit, proč dochází k fluktuaci zaměstnanců a jakou taktikou ji efektivně zvrátit.

Lidé stojí firmu nejvíce prostředků a byla by chyba se na ně při strategickém rozhodování dívat pouze jako na položky a čísla v tabulce. HR vám dokáže vytipovat lidi v týmu, které podpoří váš nový projekt nebo jsou ochotni převzít nové úkoly, stejně jako krizová místa, kde je nutné zaměstnance podpořit, abyste o ně nepřišli.

Podle SHRM se průměrné náklady na nového zaměstnance pohybují kolem 4 700 dolarů (113 tisíc korun). Jiní odborníci uvádí, že náklady na přijetí nového zaměstnance mohou být trojnásobek platu dané pozice.

Moje zkušenost ze segmentu služeb je při poctivém započítání všech (i skrytých) nákladů i pětinásobek. Jakákoliv hodnota ale není zrovna málo. Tím spíše v situaci, kdy vám z firmy člověk odejde po půl roce a bez vytvořené přidané hodnoty.

Jaká čísla HR generuje a mohou vám při byznysu pomoci?

• Kolik zaměstnanců je dlouhodobě nespokojených
• Kdo má zájem o vzdělání
• Jaká je efektivita práce a time management
• Jaké jsou náklady na jednotlivé zaměstnance
• Jaké benefity zaměstnanci oceňuji
• Jaká panuje atmosféra napříč firmou
• Jaká je loajalita zaměstnanců
• V čem je firma atraktivní pro zájemce

A samozřejmě vám rádi poskytnou i další informace, pokud to bude v jejich možnostech a vy budete mít zájem.

Čím více vložíte do digitalizace procesů a pořízení kvalitního HRIS, tím víc dat a podkladů budete při rozhodování mít. Díky tomu bude vaše rozhodování kvalitnější, podložené daty a nebude klouzat po povrchu.

Akční kroky:

1. Zjistěte, do jaké míry je vaše HR digitalizované a s jakými daty pracuje
2. Sepište si seznam dat, která by se vám hodila znát
3. Domluvte se s HR na tom, jaká data a v jaké periodicitě by vám mělo zasílat

2.    Zjistěte stav vašeho HR

Kdy jste naposledy navštívili kancelář vašeho HR oddělení? Víte, co ho pálí? A jak jsou s jeho prací spokojeni zaměstnanci a kolegové?

Výzkum společnosti McKinsey ukázal, že generální ředitelé sice vnímají lidské zdroje jako jednu z priorit, ředitel HR je pro ně však jen asi osmým nebo devátým nejdůležitějším člověkem ve firmě. Jak je to u vás?

HR je vstupním místem firmy. Setká se s ním každý ze zaměstnanců. V jakém je stavu a jaká tam panuje atmosféra, může mít vliv na další procesy. Není nic horšího, než když dobré kandidáty odradí nulová péče v rámci onboardingu a zmatená komunikace mezi odděleními, stejně jako když přepracovaný HRista znavený vyplňováním papírových formulářů a dovolenek nemá možnost zaměstnancům nabídnout žádné benefity nebo další rozvoj a nemá čas na osobní pohovory.

Při sbírání informací o vašem HR oddělení byste neměli zapomenout ani na vzdělávání personalistů. Procesy v HR by měly odrážet styl vedení firmy. Kladete-li důraz na pokrok, inovace, přizpůsobivost a pozitivní motivaci zaměstnanců, potřebujete, aby toto „osvícené myšlení“ podporovalo také oddělení lidských zdrojů. Jinak spíš místo jako plyn bude působit jako brzda a jeho přispívání k ziskovosti společnosti bude minimální. Zajistěte, aby HR mělo kontakt s trendy a novinkami v oboru. Podporujte personalisty v účasti na konferencích a vzdělávacích kurzech.

Zajímejte se. Je to v zájmu vaší firmy.

Akční kroky:

1. Získejte zpětnou vazbu na HR oddělení (nejlépe v zastoupení nováček, letitý zaměstnanec, přímí spolupracovníci)
2. Projděte spolu s HR všechny procesy a zjistěte, kde by potřebovalo vaši pomoc
3. Identifikujte slabá místa a navrhněte řešení (vzdělávací kurzy, investice do HRIS, sdílení informací napříč odděleními)

3.    Vyčistěte vzduch a buďte mediátorem

Budujte v HR důvěru napříč firmou. Možná nemáte vůči HR předsudky vy, ale jiní. Nebo mezi některými kolegy nefunguje spolupráce, jak má. Ekonomické oddělení nemusí být spokojené s tím, v jaké podobě mu personální posílá podklady pro mzdy. Inzeráty na nové pozice se nedostanou ke správné cílové skupině, protože marketingové oddělení odmítá pomoci HR s propagací.

Jak odhalit pnutí mezi odděleními? Všímejte si vzájemné komunikace na poradách, fungování práce na společných projektech i doby trvání jednotlivých procesů (při nespolupráci zpravidla práce déle trvá). Nejjednodušší identifikace je samozřejmě tehdy, když se vám s problémem svěří přímo někdo z kolegů. Vyzkoušet určitě můžete i klasický dotazník a zpětnou vazbu sesbírat organizovaně.

V případě problému pak vyslechněte obě strany, naplánujte si společný meeting, zaujměte roli mediátora a vyčistěte vzduch. Společně proberte dosavadní fungování a pomocí třeba obyčejné SWOT analýzy určete slabá a silná místa vzájemné spolupráce a prostor pro zlepšení.

HR je jedno z oddělení, které je často mezi mlýnskými kameny. Z jedné strany na něj působí vedení firmy, z druhé zaměstnanci. Finanční oddělení mu škrtá rozpočet na jeho fungování i benefity zaměstnanců. Ti ale potřebují péči, která se nedá při snížených výdajích odvést zdaleka v takové kvalitě, jaká je potřeba.  HR zkrátka někdy potřebuje zastání nebo přinejmenším pohled třetí strany, která pomůže vyjasnit třecí místa.

Akční kroky:

1. Identifikujte problém – vyslechněte samostatně obě strany
2. Sjednejte společnou schůzku obou stran a proveďte SWOT analýzu
3. Navrhněte řešení

4.    Spolupracujte a komunikujte

Ve spolupráci je síla. Vpřed firmu posunete, když potáhnete za jeden provaz a pravá ruka bude vědět, co dělá levá. Základem je sdílení informací, společné pravidelné porady a mimo to sehraná komunikace směrem k zaměstnancům. A hlavně – důvěra. Bez té žádná motivace a chuť posouvat věci vpřed vznikat nebude.

Zapojte HR do managementu a nechte HR prostor, aby mohlo ukázat, co umí. Získáte řadu benefitů. Když bude vedení chtít komunikovat změny, HR dodá podklady, zda je na ně tým připraven a nehrozí odchodem. Není těžší situace, než když se proti vám postaví vlastní zaměstnanci. Když bude na pořadu dne rozpočet, personální dodá podklady pro to, jaké náklady vzniknou v případě, že firma plánuje nabrat 50 nových zaměstnanců, nebo naopak co bude firmu stát propouštění. A dalších možností je celá řada – nejlépe je vám popíše právě HR oddělení.

Posláním personalistů je dělat co nejvíc pro to, aby se firma posouvala kupředu, nikdy ale neztrácí z radaru potřeby zaměstnanců.

Nebude vaší hlásnou troubou, ale odborným partnerem, který – když mu dáte příležitost a nástroje – vám poskytne cenné informace o fungování firmy z pohledu, který zatím možná přehlížíte.

A hodit se vám může i jeho znalost jiných firem – určitě totiž nejste první firma, kde se o personální agendu váš HRista staral.

Akční kroky:

1. Projděte spolu s HR, jaké informace a od kterých oddělení by se jim hodily
2. Identifikujte procesy, ve kterých by nemělo chybět zastoupení HR
3. Ve spolupráci s ostatními odděleními se domluvte na společném sdílení informací nebo účasti na poradách

5.    Investujte do HR

Křídla HR často přistřihává finanční oddělení. Nešvarem CFO je hledět na vše včetně lidí optikou tabulek. Což není vyloženě špatně, jen je třeba, aby měl po ruce i ty z HR. Ne vždy totiž má správná data pro to, aby dokázal účelně měnit třeba náklady na zaměstnance, takže nepovedené škrty pak ve výsledku mohou přinést firmě méně, než se očekávalo. Člověk je sice nákladová položka, ale bez ní to ještě nějakou dobu nepůjde. Tedy tenhle náklad musí být smysluplný a na konci i lidský.

Třeba investice do aktivit zvyšující účast a zapojení zaměstnanců mohou v tabulce vypadat jako zbytečné výdaje, ve skutečnosti ale mohou vést k úsporám.

Společnost Gallup uvádí, že firmy s nejvyšší mírou zaměstnanecké angažovanosti dosahují o 17 % vyšší produktivity a o 21 % vyšší ziskovosti než firmy s nižší mírou angažovanosti.

Navíc míra nezaměstnanosti se poslední tři roky drží pod hranicí 4 % a o kvalitní zaměstnance je nouze. To znamená jediné – než bezhlavě propouštět a následně hledat vysněné kolegy nejlépe s léty praxe, ale chutí dál se vzdělávat a zároveň skvělé parťáky, je lepší investovat do vlastních lidí. A v tom vám nepomůže nikdo jiný než právě HR.

Pro generaci mileniálů, která se nyní etabluje na pracovním trhu, je to už navíc téměř samozřejmost. Pro 93 % z nich je při rozhodování o zaměstnání nejdůležitější dostupnost profesního rozvoje. Chcete-li udržet produktivitu zaměstnanců a s ní i produktivitu firmy samotné, je poskytování příležitostí ke zvyšování kvalifikace nutností. A nebudete to tak těžký úkol, když investujete do HR.

Akční kroky:

1. Analyzujte náklady na HR
2. Spočítejte, kolik vás stojí odchod zaměstnance a nábor nových posil
3. Spolu s HR vyhodnoťte, jaké aktivity a služby jsou klíčové pro udržení a spokojenost zaměstnanců, a zjistěte, zda vás nebudou stát ve výsledku méně než odchody a nábory nových lidí