Zpětná vazba ve firmě – Jak to celé rozhýbat aneb ryba smrdí od hlavy

V závěrečném díle našeho seriálu o rozvíjení kultury zpětné vazby se zaměříme na širší organizační kontext. Budeme se zabývat klíčovou rolí managementu při podpoře prostředí, ve kterém se zpětné vazbě daří. Co je zpětná vazba? Jedná se o proces, při kterém dostáváme informace o našem chování nebo výkonu a jejich vlivu na okolí. Prozkoumáme, jak může udávat tón a sloužit jako vzor a jak může HR tým poskytovat potřebnou podporu při pěstování kultury otevřené komunikace a neustálého zlepšování.

Vytváření příznivého prostředí

I když firemní kulturu tvoří všichni v organizaci bez ohledu na svou roli, management je klíčový při nastavování základních pravidel hry. Zpětná vazba v komunikaci je přitom jedním z hlavních nástrojů pro rozvoj jednotlivců i celého týmu. Systém, procesy, osobní příklad, způsob komunikace – to všechno hraje klíčovou roli při utváření organizace, která otevřenost a zpětnou vazbu podporuje nebo jí (třeba i nevědomě) brání. Čemu by tedy měl management věnovat pozornost?

1. Pokud chceme pohnout s kvalitou zpětné vazby v celé organizaci, musí se to stát tématem číslo jedna. Je potřeba využívat každé příležitosti k vysvětlování, proč je feedback důležitý, jak nám pomáhá, sdílet vlastní příběhy a zkušenosti.
2. Dlouhodobě budujte mindset, že konstruktivní zpětná vazba je nástrojem osobního a profesního rozvoje, ne (jen) prostředkem hodnocení výkonu. Povzbuzujte ostatní, aby zpětnou vazbu vnímali jako příležitost k učení a zlepšování.
2. Tvorba psychologicky bezpečného prostředí začíná taky na úrovni (top) managementu. Pokud si půjčíme definici od Amy Edmondson, jedná se o „přesvědčení, že nikdo nebude potrestán nebo ponížen za sdílení myšlenek, otázek, obav nebo chyb“. Můžete se proto ptát sami sebe: Dáváme dostatečně najevo zranitelnost a lidskou stránku, nebo spíš působíme jako stroje na plnění KPIs? Jak pracujeme s chybou? Kolik informací sdílíme s celou organizací, jsme dostatečně transparentní? Jak velký prostor zabíráme na schůzkách, kterých se účastníme? Mluvíme hlavně my nebo dáváme dost prostoru i ostatním?
2. Nezapomínejte, že jste lídři lídrů a sloužíte pro ně jako „role model“. Praxe, kterou nastavíte (kvalitní individuální feedback, četnost komunikace, týmové retrospektivy, vyžadování zpětné vazby pro sebe…), se propisuje do organizace dál.
2. Pokud vaši lídři procházejí rozvojovým programem, jehož cílem je zlepšit komunikaci a zpětnou vazbu, věnujte dostatečnou péči jejich podpoře po ukončení tréninku, aby dokázali naučené přenést do svojí praxe a běžné rutiny. Minimálně to zařaďte jako bod agendy vašich 1:1 schůzek.

Podpora rozvoje zpětné vazby na úrovni organizace

Jak může HR tým přispět ke zlepšení otevřené komunikace? Začnete poctivou analýzou, jak na tom aktuálně jste a jak vypadá stav, do kterého se potřebujete dostat. Sáhněte po datech, která máte k dispozici. Zorganizujte workshop nebo focus groups.

Možná zjistíte, že rozdíl mezi „máme“ a „chceme“ není až tak zásadní a bude stačit se věnovat specificky několika týmům nebo lídrům. Jestli to ale vypadá, že je před vámi zásadnější proměna, zkuste třeba následující:

• Připravte se na to, že se jedná o velký změnový projekt se vším všudy a bude to na dlouho. Viditelné výsledky můžete mít nejdřív za půl roku, spíš za rok.
• Společně s top managementem z toho udělejte téma, mluvte o něm, kudy chodíte. Vezměte si na pomoc ambasadory, kteří můžou na svých příbězích ukazovat, jak a v čem je feedback užitečný. Ideální pro to jsou napravení hříšníci – „nemyslel jsem si, že to k něčemu bude, ale teď už vím, že…“)
• Bez základů to nepůjde. Připravte vhodné tréninky na míru, podle cílových skupin. Myslete na to, že školením to ale zdaleka nekončí, že váš cíl je změna toho, co lidi skutečně dělají. V okamžiku, kdy bude mít kritická masa trénink za sebou, začne být nový a jiný způsob komunikace normální a pro ostatní už nebude tak těžké začít něco dělat jinak. Nezapomeňte taky, že lidi vám budou občas odcházet a přicházet noví. Promyslete, jak kulturu zpětné vazby dostat i do onboardingu.

Nezbytnou součástí analýzy současného stavu je také posouzení, jaký vliv na otevřenou komunikaci mají vaše sdílené hodnoty a kultura obecně. Zamyslete se:

• Co říkají vaše principy, hodnoty a popsané projevy chování o komunikaci a zpětné vazbě? Můžete se o ně opřít? Nebo ji naopak něco z toho může potenciálně blokovat?
• Jaké chování penalizujete?
• Jaké chování odměňujete?
• Jakými rituály, které jsou zanesené ve vaší kultuře, podporujete feedback? Jsou některé, které mu brání?
• Jakým způsobem se rozhodujete? Podporujete nesouhlas?

Formativní zpětná vazba jako rozvojový nástroj

Dalším krokem, který by manageři a lídři týmů měli zohlednit, je poskytování tzv. formativní zpětné vazby. Tento typ zpětné vazby je klíčový pro průběžný rozvoj zaměstnanců i týmů, protože se zaměřuje na procesy a konkrétní kroky vedoucí ke zlepšení, nikoli pouze na konečné výsledky. Formativní zpětná vazba kombinuje konstruktivní přístup, kdy pomáhá identifikovat oblasti ke zlepšení, a pozitivní zpětnou vazbu, která oceňuje pokrok a motivuje zaměstnance k dalšímu úsilí.

HR týmy mohou lídrům pomoci tím, že je naučí, jak poskytovat tuto zpětnou vazbu v pravidelných intervalech a v takové formě, která podporuje otevřenou komunikaci a psychologickou bezpečnost. Díky tomu se formativní zpětná vazba může stát standardní součástí každodenního fungování organizace a podpořit kulturu učení, inovací a růstu.

Příklad pozitivní zpětné vazby:

„Skvělá práce na posledním projektu! Vaše schopnost efektivně komunikovat s klientem a včas dokončit všechny úkoly opravdu posunula celý tým kupředu. Opravdu oceňuji, jak jste do projektu přinesli nové nápady, které klient velmi pochválil. Jen tak dál, těším se na další projekty s vámi!“

Příklad formativní zpětné vazby:

„Vidím, že na posledním projektu jste vynaložili spoustu úsilí a podařilo se vám splnit všechny termíny. To je skvělé. Jedna věc, na které bychom mohli zapracovat, je jasnější struktura reportů – například shrnutí na začátku a konkrétní čísla v hlavním textu. Mohlo by to klientům usnadnit čtení a rychlejší pochopení klíčových bodů. Jak bychom mohli tento přístup vyzkoušet u dalšího projektu?“

Jak vyhodnocovat pokroky při zavádění otevřené komunikace?

Řekli jsme si, že se jedná o kulturní změnu a běh na dlouhou trať. Jak tedy můžete sledovat a vyhodnocovat pokroky?

• U tréninků zkuste požádat účastníky o sebereflexi vlastních kompetencí před a s nějakým odstupem po školení. Pokud kromě kvalitativních otázek použijete i jednoduchou škálu k otázce „Když svoje schopnosti zpětné vazby hodnotím celkově, kde jsem?“ (1=hodně špatně, 5=skvěle), můžete sledovat změny na individuální úrovni i celkový trend v organizaci.
• Pokud používáte 360° zpětné vazby, můžete zahrnout i téma komunikace. 360° zpětná vazba je také užitečný nástroj, který poskytuje komplexní pohled na výkon jednotlivce z různých perspektiv, například od kolegů, nadřízených nebo podřízených. Díky tomu můžete lépe pochopit komunikační vzorce a oblasti, které potřebují zlepšení.
• Určitě přidejte otázky ke kvalitě zpětné vazby i do vašich celofiremních dotazníků a sledujte trend. Častou praxí je možnost na dotazník odpovědět anonymně nebo se na závěr podepsat. Podíl podepsaných dotazníků taky může vysílat určitý signál o otevřenosti komunikace ve vaší organizaci. Ostatně i samotné procento účasti o něčem vypovídá.

Když to celé shrneme

Pěstování kultury zpětné vazby v širším organizačním kontextu hybridního pracoviště vyžaduje společné úsilí na všech úrovních. Pokud ale management udává tón a slouží jako vzor a HR tým poskytuje potřebnou podporu, může organizace mnohem rychleji a s menším úsilím vytvořit prostředí, kde se daří otevřené komunikaci, růstu a neustálému zlepšování.

Co dělat:

1. Začnete u sebe – jako management podporujte kulturu zpětné vazby vším, co děláte.
2. Zjistěte, co potřebujete změnit, a připravte se na maraton, ne sprint.
3. Naplánujte konkrétní kroky a měřte pokrok. 

Čemu se vyhnout:

1. Nepřehlížejte důležitost sladění základních hodnot a kultury s kulturou otevřené komunikace.
2. Nepodceňujte vliv managementu na týmové lídry, které sami vedou.
3. Nečekejte výsledky za měsíc.

A na co že vám to celé bude? Kvalitní zpětná vazba vaší organizaci pomůže k:

• Větší angažovanosti a motivaci lidí.
• Rychlejšímu rozvoji členů týmu a lepšímu využití jejich potenciálu.
• Vyšší výkonnosti a inovativnosti.

Tímto náš seriál uzavíráme. Prozkoumali jsme strategie osobního růstu prostřednictvím efektivní zpětné vazby, objevili techniky pro zlepšení týmové spolupráce a odhalili roli managementu a HR týmů při rozvíjení organizační kultury zpětné vazby. Naší ambicí bylo vybavit vás praktickými tipy k využití síly zpětné vazby v dynamickém hybridním pracovním prostředí.

Vydejte se na cestu k proměně svého pracoviště, kde bude vládnout otevřená komunikace, růst a spolupráce. Mějte odvahu, nebojte se experimentovat a učit z chyb. A především – usilujte o to, aby váš feedback byl vždy laskavý a upřímný.