Přilákání a udržení špičkových talentů je jednou ze základních součástí každé úspěšné organizace.

Podle výzkumu, mohou organizace s důkladným procesem nástupu zvýšit udržení nových zaměstnanců o 82 % a produktivitu o více než 70 %.

To dokazuje, že nejlepší zaměstnanci mohou mít obrovský vliv, zatímco špatný výběr může poškodit vaši pověst, poškodit hospodářské výsledky a v konečném důsledku ovlivnit celou organizaci.

Když soutěžíte o nejlepší kandidáty, musíte mít zavedený hvězdný proces onboardingu. Důvod je prostý – nároky vašich potenciálních zaměstnanců se zvyšují. Navíc je na trhu práce stále větší konkurence.

Abychom vám pomohli přizpůsobit se dnešní realitě, je tento příspěvek na blogu věnován diskusi o některých osvědčených postupech při nástupu nového zaměstnance a získávání nejlepších talentů pro vaši firmu.

Důležitost efektivního procesu nástupu do zaměstnání

 

Onboarding je proces asimilace nových zaměstnanců na pracovišti a zajištění toho, aby byli schopni vykonávat svou práci co nejefektivněji a v co nejkratším čase.

Dobrý onboardingový program může novému zaměstnanci pomoci v mnoha věcech, např:

• aby se v novém prostředí cítili dobře,
• poskytnutí odpovědí na všechny otázky, které mohou mít.
• poskytnout zaměstnancům zdroje, které potřebují k tomu, aby byli úspěšní a produktivní.

Efektivní onboardingový program může mít zásadní vliv na to, jak rychle se noví zaměstnanci zapracují a jak dlouho ve vaší společnosti zůstanou.

Navzdory velkým výhodám, které může solidní proces nástupu nabídnout, přesto se více než 80 % společnostem dnes nedaří efektivně zaučit nové zaměstnance. Navíc jen asi 1 z 10 zaměstnanců považuje svého zaměstnavatele za dobrého v onboardingu nových zaměstnanců.

Z těchto statistik je zřejmé, že společnosti se obtížně potýkají s úspěšným zvládnutím onboardingu.

Vývoj efektivní strategie nástupu zaměstnanců ve 12 krocích:

Otázka tedy zní: jak můžete vytvořit dobrý onboardingový program a zvýšit své úsilí v oblasti onboardingu? Pojďme se nyní společně podívat na některé osvědčené postupy pro onboarding nových zaměstnanců:

01 Udělejte dobrý první dojem

Prvních několik dní a týdnů působení nového zaměstnance je klíčových. Tehdy si vytvářejí první dojmy z firemního prostředí a rozhodují se, zda chtějí zůstat, nebo ne.

Jednou z vašich hlavních priorit by mělo být zajistit, aby se nový zaměstnanec od samého začátku cítil vítaný a příjemně. Můžete toho dosáhnout následujícími způsoby:

• péčí o fyzické prostředí, např. zajištěním čistoty a pořádku na pracovišti,
• přivítáním nového zaměstnance první den v kanceláři a jeho prohlídkou,
• uspořádáním uvítací schůzky s ostatními kolegy, abyste novému zaměstnanci usnadnili seznámení s ostatními pracovníky.

Ale to není všechno. Novému zaměstnanci můžete také přidělit parťáka nebo mentora, který ho provede, odpoví na jeho otázky a pomůže mu aklimatizovat se ve firemní kultuře.

Kromě toho zvažte, zda novým zaměstnancům neposkytnete přehled o historii, poslání a hodnotách společnosti. To jim pomůže pochopit firemní kulturu a její význam.

02 Poskytování jasných a stručných pokynů

Součástí strategie nástupu do zaměstnání může být také včasné informování nového zaměstnance o pokynech a pravidlech vaší společnosti.

Lidé musí vědět, jaké jsou jejich pracovní povinnosti, kde se mají pohybovat a s kým mohou mluvit. Abyste je seznámili s kanceláří, můžete provést prohlídku, ideálně co nejdříve po nástupu.

Provedení těchto věcí ukazuje oddanost a uznání vůči novému člověku, který do společnosti nastupuje. Je to také jasný a stručný způsob, jak ukázat, „co je co“.

Mějte na paměti, že se nemusí jednat o složité nebo časově náročné úkoly. Někdy mohou mít největší význam ty nejjednodušší věci.

03 Včasné nastavení očekávání

Dalším zásadním prvkem pro zajištění produktivity a úspěšnosti nových zaměstnanců je včasné nastavení očekávání.

Ujistěte se, že jim sdělíte svá očekávání:

• výkonnost,
• chování,
• docházku
• a dokonce i vzhled

od samého začátku.

To bezpochyby pomůže lidem pochopit, co se od nich očekává, a vyhnout se případným překvapením v budoucnu.

Můžete jej vytvořit formou smlouvy o očekávání, popř. checklistu pro nástup do zaměstnání. Pokud máte velkou firmu, mohlo by vaše personální oddělení pracovat na vytvoření videí, která by vysvětlovala všechny tyto věci, jako je dress code, etiketa na pracovišti, hodnoty firmy a další.

Tím zajistíte, že vy i nový zaměstnanec budete od začátku na stejné vlně.

04 Pomůžete jim navázat kontakt se spolupracovníky

Důležitou součástí pocitu pohody v novém zaměstnání je pocit, že patříte do týmu a že jste skutečně jeho členem. Novým zaměstnancům můžete pomoci cítit se jako součást týmu tím, že jim pomůžete navázat kontakt s jejich spolupracovníky.

Zajistěte, aby noví zaměstnanci udržovali kontakt s ostatními zaměstnanci, zejména s těmi, kteří jim budou každodenně nejblíže.

Udělejte to uspořádáním společenských akcí, jako jsou popracovní drinky nebo výlety na oběd. Můžete také podpořit zaměstnance, aby se stýkali i mimo práci tím, že se zapojí do skupin zaměstnanců nebo se zúčastní akcí sponzorovaných firmou.

„Ale co když mám pouze zaměstnance na dálku?“ To není problém! Stále existuje mnoho možností, které můžete prozkoumat:

• online schůzky u kávy nebo oběda,
• online kulturní akce a filmové večery,
• organizované výlety na dohodnutém místě,
• online herní akce.

Když je vůle, je i způsob – pamatujte na to, až budete příště navrhovat efektivní nástupní proces.

05 Poskytněte jim nástroje, které potřebují k úspěchu

Pokračujeme dále: Aby byli noví zaměstnanci úspěšní, musíte jim poskytnout nástroje, které potřebují k efektivnímu výkonu své práce.

Stejně jako vy můžete potřebovat různé nástroje k plnění každodenních úkolů, např. software pro řízení lidských zdrojů, mohou je potřebovat i vaši zaměstnanci.

Tím máme na mysli přístup ke školícím zdrojům, příručkám, šablonám apod.

Nezapomeňte jim také poskytnout dostatek času na seznámení se všemi těmito nástroji a zdroji, které jim poskytnete.

Noví zaměstnanci tak budou mít možnost nejen předvést své dovednosti, ale zároveň se i něco nového naučit.

Investice do zaměstnance je jako investice do vaší firmy.

06 Sledování po jejich prvním dni v práci

První den může být pro nového zaměstnance zdrcující. Snaží se naučit spoustu nových informací a přizpůsobit se novému prostředí. Z tohoto důvodu je důležité je po prvním dni sledovat a zjistit, jak se jim daří.

Stačí něco tak jednoduchého jako „Ahoj, jak se ti líbil první den v naší společnosti? Je něco, na co by ses chtěl zeptat nebo o čem bys chtěl mluvit?“ je velkým přínosem pro budování pozitivních zkušeností zaměstnanců a také pro zvýšení jejich morálky.

Můžete jim také poslat rychlý e-mail nebo jim zavolat. Dáte tím najevo, že se zajímáte o jejich pohodu a chcete se ujistit, že si na novou práci zvykají.

07 Nabídka podpory a poradenství v případě potřeby

Noví zaměstnanci budou nevyhnutelně dělat chyby. Abyste jim předešli, nezapomeňte jim nabídnout podporu a vedení, když to budou potřebovat.

Jedním ze způsobů, jak to udělat, je poskytnout jim zpětnou vazbu, nabídnout zdroje a dát jim příležitost poučit se ze svých chyb.

Nabídka podpory a vedení ukazuje, že investujete do jejich úspěchu a chcete jim pomoci zvýšit spokojenost zaměstnanců. A když udělají chybu, je to pro vás příležitost, jak jim pomoci poučit a rozvíjet se díky této zkušenosti.

08 Povzbuzování ke zpětné vazbě

Pokračujeme-li v našich návrzích, promluvme si o zpětné vazbě.

Výzkumy ukazují, že 75 % zaměstnanců věří, že zpětná vazba je velmi cenná. Z tohoto důvodu byste se měli snažit shromažďovat zpětnou vazbu od svých nových zaměstnanců. Získáte tak představu, zda je vaše strategie nástupu zaměstnanců dostatečně dobrá.

Toho můžete dosáhnout naplánováním schůzky nebo rozesláním dotazníku po ukončení nástupu zaměstnanců.

Povzbuzování zpětné vazby ukazuje, že jste otevřeni změnám a chcete se ujistit, že jsou zaměstnanci s procesem spokojeni. Poskytuje vám to také příležitost zlepšit proces pro budoucí zaměstnance a také získat lepší zpětnou vazbu od zákazníků!

09 Interaktivita při nástupu do zaměstnání

Onboardingové programy nemusí být, a vlastně by ani neměly být, nudným procesem. Můžete jej učinit interaktivnějším začleněním her, aktivit a různých icebreakerů.

Díky tomu zůstanou noví zaměstnanci motivovaní a zaujatí během celého procesu.

Ukáže to také novému zaměstnanci, že investujete do jeho úspěchu a chcete se ujistit, že má pozitivní pracovní zkušenost.

Zde se dozvíte, jak udělat onboardingové aktivity zábavné a interaktivní:

• Naplánujte si oběd s novými zaměstnanci,
• dejte novému týmu zaměstnanců nějaké firemní zboží,
• použijte spolehlivý a intuitivní software pro hladký průběh onboardingu,
• pozvěte nové zaměstnance na firemní akce hned na začátku,
• představte nové zaměstnance méně formálním, volným způsobem prostřednictvím e-mailu,
• pořádejte akce na podporu týmu, jako jsou herní večírky a výlety s ostatními členy týmu.

10 Zaslání uvítacího balíčku

Dalším způsobem, jak zajistit, aby se nový zaměstnanec cítil vítaný, je zaslat mu uvítací balíček. Ten může obsahovat například firemní tričko, zápisník nebo hrnek na kávu. Můžete také zvážit, zda do uvítacího balíčku nezahrnout informace o historii společnosti a týmu.

Zaslání takového dárku je příjemným způsobem, jak dát novým zaměstnancům pocit, že si jich vážíte. Ukazuje to, že do nich investujete jako do osobnosti a chcete se ujistit, že mají vše, co potřebují k úspěchu.

11 Pravidelná komunikace

Je důležité s novými zaměstnanci pravidelně komunikovat, zejména v počátečních fázích nástupu zaměstnanců. To lze provádět prostřednictvím týdenních kontrol, týmových schůzek a individuálních rozhovorů.

Díky komunikaci s novými zaměstnanci budou cítit podporu a budou mít možnost klást otázky nebo vyjádřit své obavy.

Dáte tím najevo zájem o blaho nového zaměstnance a své přání, aby si na novém pracovišti rychle zvykl.

Navíc vám to dává příležitost poskytnout zpětnou vazbu a poradenství.

Co se považuje za komunikaci na pracovišti?

• E-maily
• Fyzické schůzky
• Videokonference
• Textové zprávy
• Poznámky

Nezapomeňte, že je třeba dbát také na verbální komunikaci. I ta je důležitá, neboť 93 % komunikace má „neverbální“ povahu a patří k ní :

• Oční kontakt
• Výraz tváře
• Gesta rukou
• Postoj

Pokud chcete zlepšit komunikaci na pracovišti, mějte na paměti tato fakta:

• Odhaduje se, že 75 % mileniálů neradi telefonují, protože je to pro ně časově náročné. Z tohoto důvodu dnes telefonní hovory představují pouze 2 % veškeré komunikace na pracovišti.
• 74 % pracujících dospělých uvádí, že jako primární způsob komunikace na pracovišti používají e-mail.
• Kromě videohovorů a online konferencí, 57 % lidí využívají ke komunikaci aplikace pro řízení výkonu s funkcemi okamžitého zasílání zpráv, jako je Slack nebo Google.

12 Příprava a vyplňování dokumentů v předstihu

V neposlední řadě mějte na paměti, že proces nástupu může být pro nového člena týmu zdrcující. Jedním ze způsobů, jak jej lépe zvládnout, je připravit a vyplnit veškeré papírování předem.

Patří sem například pracovní smlouva nového zaměstnance, mzdové formuláře a informace o zdravotním pojištění.

Příprava a vyplnění dokumentů pro nového zaměstnance předem mu pomůže cítit se lépe organizovaný a méně vystresovaný během procesu nástupu. Ukáže to také, že vaše společnost je připravena a že má vše, co potřebuje k zahájení práce.

Jak Sloneek pomáhá při nástupu nových zaměstnanců do zaměstnání

Pokud jde o automatizaci a zlepšení procesu nástupu nových zaměstnanců, jednou z nejlepších technologií je Sloneek.

Sloneek je nejkomplexnější řešení pro automatizaci a personalizaci procesu onboardingu.

Provádíme společnosti celým životním cyklem zaměstnanců, aby se mohly soustředit na to, co je důležité: na své obchodní cíle.

Sloneek a jeho výkonné funkce

Pomocí aplikace Sloneek si můžete být jisti, že vaši zaměstnanci mají ve vaší společnosti ten nejlepší možný start. To vše díky funkcím, jako jsou např:

• složky zaměstnanců,
• telefonní seznamy a firemní kalendáře,
• samopřihlášení,
• kompetenční model,
• kontrolní seznamy,

a mnoho dalších.

Pokud tedy hledáte spolehlivé a finančně nenáročné řešení, které by posílilo vaši cestu k nástupu zaměstnanců – vyzkoušejte Sloneek ještě dnes!

Vytvořte si tu nejlepší zkušenost s nástupem nových zaměstnanců, jakou jste kdy měli.

Onboarding je pro každou společnost klíčový proces. Dodržováním výše uvedených osvědčených postupů můžete zajistit, že noví zaměstnanci budou mít pozitivní zkušenosti a s větší pravděpodobností zůstanou ve firmě dlouhodobě.

Nástroje jako Sloneek vám navíc pomohou onboardingovou strategii automatizovat a personalizovat, abyste se mohli soustředit na své obchodní cíle.

Doufáme, že se vám tento článek líbil, a pokud ano – nezapomeňte se podívat na naše další publikace.

Jinak děkujeme za pozornost a přejeme vám, aby se vám proces onboardingu zaměstnanců zdařil.